Cảm ơn nhà tài trợ cho đúng là cảm ơn sớm, cảm ơn cụ thể, cảm ơn đúng người đã đứng ra giúp, và quan trọng nhất là cho họ thấy đồng tiền của mình đã tạo ra điều gì. Một lời cảm ơn kể được rằng nhờ khoản đó ba mươi em có sách đọc trong cả năm học có giá trị hơn nhiều so với một tấm bằng khen in sẵn được trao vội trên sân khấu.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Ai cũng biết phải cảm ơn, nhưng cảm ơn cho chạm tới lòng người thì không phải ai cũng làm. Hôm nay mình bàn về một kỹ năng tưởng nhỏ mà thật ra quyết định chuyện nhà tài trợ có quay lại hay không.
Cảm ơn sớm, đừng đợi báo cáo
Lời cảm ơn đầu tiên nên tới ngay khi nhận được tiền hoặc hiện vật, trong vòng một hai ngày. Một tin nhắn ngắn, một cuộc gọi, hay một tấm ảnh hàng đã về kho kèm lời cảm ơn là đủ.
Nhiều nhóm đợi tới khi xong dự án mới cảm ơn một thể. Trong thời gian đó, nhà tài trợ không biết tiền đã tới chưa, đang được dùng ra sao, và cảm giác của họ nguội dần.
Lời cảm ơn sớm cũng là xác nhận rằng giao dịch đã hoàn tất, giúp hai bên yên tâm. Với người ủng hộ cá nhân qua chuyển khoản, đây là điều họ chờ đợi.
Sau đó mới tới những lời cảm ơn khác, gắn với kết quả, dài và sâu hơn.
Cụ thể thay vì chung chung
Câu xin chân thành cảm ơn sự đóng góp quý báu của quý nhà tài trợ đúng nhưng không chạm. Nó có thể gửi cho bất kỳ ai.
Hãy nói cụ thể khoản của họ đã làm được gì: nhờ hai thùng sách anh chị gửi, tủ sách ở điểm trường bản trên đã có thêm truyện tranh khoa học, các em tranh nhau mượn mỗi giờ ra chơi. Một câu như vậy, người đọc sẽ nhớ.
Nếu có ảnh, gửi ảnh thật, không cần đẹp. Một tấm ảnh các em ngồi đọc sách trên bậc thềm lớp học chân thật hơn mọi ảnh dàn dựng. Nhớ xin phép trước khi chụp và gửi ảnh có trẻ em.
Cảm ơn bằng giọng của người hưởng lợi càng tốt. Vài dòng do chính một em học sinh, một cụ già, một thầy giáo viết, dù vụng về, thường làm nhà tài trợ xúc động nhất.
Cảm ơn đúng người
Đằng sau một khoản tài trợ doanh nghiệp thường có một con người cụ thể: người đã đọc hồ sơ, bảo vệ nó trước cấp trên, theo dõi việc chuyển tiền. Lời cảm ơn chung gửi công ty thường không tới được người đó.
Hãy cảm ơn cả tổ chức lẫn cá nhân. Một lá thư chính thức gửi lãnh đạo doanh nghiệp, và một lời cảm ơn riêng, ấm áp hơn, gửi người phụ trách. Có khi, một lời khen dành cho người phụ trách gửi tới cấp trên của họ là món quà quý nhất.
Đừng quên những người giúp âm thầm: người đã giới thiệu bạn với nhà tài trợ, người cho mượn xe chở hàng, người dịch giúp hồ sơ. Họ không đứng tên ở đâu cả, nhưng thiếu họ thì không có gì.
Lập một danh sách những người cần cảm ơn ngay từ đầu dự án và bổ sung dần. Tới cuối dự án, bạn sẽ ngạc nhiên vì nó dài thế nào.
Bằng khen, quà, và những hình thức khác
Bằng khen, giấy chứng nhận, kỷ niệm chương là hình thức quen thuộc ở Việt Nam, và nhiều doanh nghiệp thích treo trong văn phòng. Nếu làm, hãy làm tử tế: in đẹp, ghi đúng tên, có chữ ký của người có thẩm quyền.
Quà tặng nên là thứ có ý nghĩa với dự án hơn là có giá trị tiền bạc: một sản phẩm do người hưởng lợi làm ra, một bức tranh của các em, một bộ ảnh in. Tránh những món đắt tiền, vừa tốn tiền quỹ vừa có thể khiến người nhận khó xử.
Mời nhà tài trợ tới thăm dự án là một cách cảm ơn rất mạnh. Họ được tận mắt thấy, được gặp người hưởng lợi. Nhiều mối quan hệ tài trợ lâu dài bắt đầu từ một chuyến thăm như vậy.
Với những nhà tài trợ muốn giấu tên, hãy tôn trọng. Cảm ơn riêng và kín đáo, không công khai tên họ ở đâu.
Giữ nhịp cảm ơn trong cả năm
Cảm ơn không phải việc làm một lần. Hãy lên một nhịp nhỏ: cảm ơn khi nhận, cập nhật giữa kỳ, báo cáo cuối kỳ, lời chúc dịp Tết. Mỗi lần là một dịp để nhà tài trợ nhớ tới bạn mà không thấy bị làm phiền.
Cập nhật giữa kỳ không cần dài. Vài dòng và vài tấm ảnh về tiến độ, kể cả khó khăn đang gặp. Nhà tài trợ thích được biết thật hơn là chỉ nghe tin vui.
Lời chúc dịp lễ Tết nên gửi cả cho những nhà tài trợ năm nay không tài trợ. Mối quan hệ không chỉ tồn tại khi có tiền.
Người làm nghề hay nói giữ một nhà tài trợ cũ dễ hơn nhiều so với tìm một nhà tài trợ mới. Lời cảm ơn đều đặn chính là cách giữ, và nó gần như không tốn gì ngoài sự để tâm.
Câu hỏi thường gặp
Nên gửi thư cảm ơn nhà tài trợ sau bao lâu?
Lời cảm ơn đầu tiên nên gửi trong vòng một hai ngày sau khi nhận tiền hoặc hiện vật. Báo cáo kèm cảm ơn chi tiết gửi sau khi hoạt động hoàn tất.
Cảm ơn người ủng hộ cá nhân số tiền nhỏ có cần không?
Rất cần. Người ủng hộ nhỏ thường là người ủng hộ trung thành nhất nếu được ghi nhận. Một tin nhắn cảm ơn ngắn đã đủ để họ thấy mình quan trọng.
Có nên công khai tên nhà tài trợ trên mạng xã hội?
Nên hỏi ý họ trước. Nhiều doanh nghiệp thích được ghi nhận công khai, nhưng có người muốn giấu tên. Tôn trọng mong muốn của nhà tài trợ là trên hết.
Quà cảm ơn nhà tài trợ nên trị giá bao nhiêu?
Không nên tốn kém. Một món quà mang dấu ấn dự án, như sản phẩm do người hưởng lợi làm hoặc ảnh in, có ý nghĩa hơn quà đắt tiền và không lấy bớt tiền quỹ.
Thư cảm ơn có nên do người hưởng lợi viết?
Nếu người hưởng lợi sẵn lòng, vài dòng của họ thường rất chạm. Nhưng không nên ép, và với trẻ em cần sự đồng ý của phụ huynh.
