Sự kiện nhỏ ở trường hay ở phường nên bắt đầu xin tài trợ ít nhất hai đến ba tháng trước ngày diễn ra, còn sự kiện có quy mô lớn thì nên khởi động từ sáu tháng tới một năm. Lý do nằm ở phía người cho: nhiều doanh nghiệp lên kế hoạch và chia ngân sách tài trợ cho cả năm từ trước, tới lúc bạn gõ cửa thì tiền đã có chủ.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Câu hỏi hôm nay nghe đơn giản nhưng là lý do của rất nhiều lời từ chối lịch sự kiểu năm nay bên em đã hết ngân sách. Mình sẽ nói về đồng hồ của người cho, đồng hồ của người xin, và cách để hai cái đó gặp nhau.
Vì sao doanh nghiệp hay nói đã hết ngân sách?
Ở nhiều công ty vừa và lớn, khoản dành cho tài trợ và hoạt động cộng đồng được lên kế hoạch cùng ngân sách tiếp thị của cả năm. Thường việc này diễn ra vào quý cuối năm trước, có khi còn sớm hơn.
Khi ngân sách đã duyệt, mỗi khoản chi đều có tên. Một lời đề nghị mới tới giữa năm phải chen vào chỗ đã được hứa cho người khác, hoặc phải xin duyệt thêm. Người nhân viên đọc thư của bạn có thể rất thích, nhưng không có quyền mở thêm túi tiền.
Vì vậy câu hết ngân sách nhiều khi là thật, không phải cái cớ. Nó cho bạn biết một điều quan trọng: lần sau phải tới sớm hơn, trước lúc họ chốt kế hoạch.
Doanh nghiệp nhỏ thì khác. Chủ tiệm thường quyết định ngay trong tuần, thậm chí ngay trong buổi gặp. Với nhóm này, xin sớm quá lại dễ bị quên, nên thời điểm hợp lý là khoảng một tới hai tháng trước sự kiện.
Mốc thời gian cho một sự kiện nhỏ
Giả sử câu lạc bộ của bạn tổ chức một đêm nhạc gây quỹ vào tháng mười hai. Từ khoảng tháng chín, bạn nên có kế hoạch, ngân sách sơ bộ và bảng quyền lợi. Đầu tháng chín cũng là lúc lên danh sách nhà tài trợ và chia nhóm ưu tiên.
Trong tháng chín và đầu tháng mười là đợt gặp gỡ chính. Người quen và nhà tài trợ quan trọng được gặp trước, để còn thời gian điều chỉnh gói quyền lợi. Cửa hàng nhỏ quanh khu có thể để sang tháng mười.
Giữa tháng mười một là hạn chót chốt nhà tài trợ, vì bạn còn phải in ấn, làm phông nền, chuẩn bị quà và quyền lợi. Ai đồng ý sau mốc này vẫn nhận, nhưng nên nói rõ là một số quyền lợi in ấn không kịp nữa.
Sau sự kiện, dành khoảng hai tuần để gửi lời cảm ơn và báo cáo. Đây là bước nhiều nhóm bỏ, trong khi nó quyết định năm sau nhà tài trợ có quay lại hay không.
Sự kiện lớn và sự kiện thường niên cần tính xa hơn
Với một hội chợ, một giải đấu cấp tỉnh hay một hội thảo có khách mời từ xa, nhà tài trợ lớn cần thời gian để xin duyệt nội bộ, chuẩn bị gian hàng, sản phẩm mẫu, có khi cả người tham gia. Sáu tháng là mức tối thiểu hợp lý, một năm thì thoải mái.
Sự kiện thường niên có lợi thế lớn: bạn có thể mời nhà tài trợ năm nay đặt chỗ cho năm sau ngay khi buổi báo cáo kết thúc, lúc ấn tượng còn tốt. Nhiều mối quan hệ tài trợ bền nhất được chốt đúng vào khoảnh khắc đó.
Một mẹo nữa là hỏi thẳng người phụ trách ở doanh nghiệp: bên anh chị thường lên kế hoạch tài trợ vào tháng nào. Câu hỏi đó lịch sự, cho thấy bạn hiểu cách họ làm việc, và cho bạn một ngày cụ thể để ghi vào lịch năm sau.
Hãy lưu lại mọi câu trả lời như vậy trong một bảng theo dõi chung của nhóm. Người phụ trách năm nay có thể tốt nghiệp, nhưng bảng đó ở lại cho khoá sau.
Đã quá sát ngày thì làm gì?
Nếu chỉ còn vài tuần mà vẫn thiếu tiền, đừng hoảng rồi gửi thư cho hàng trăm nơi. Hãy quay về những người đã quen, nói thẳng tình hình và đề nghị một khoản nhỏ, cụ thể, kèm quyền lợi vẫn còn làm kịp.
Tài trợ hiện vật là lối thoát tốt lúc này. Xin nước uống, xin in ấn, xin mượn âm thanh ánh sáng thường nhanh hơn xin tiền, vì người quyết định thường là chủ cửa hàng và không cần đi qua ngân sách.
Đồng thời, hãy cắt giảm. Xem lại ngân sách, bỏ những thứ đẹp mà không cần. Một sự kiện gọn hơn nhưng làm tới nơi tới chốn vẫn tốt hơn một sự kiện hoành tráng mà nợ tiền nhà cung cấp.
Và ghi lại bài học. Lần sau, ngày bắt đầu xin tài trợ nên được ghi vào lịch ngay khi chốt ngày tổ chức, chứ không phải lúc thấy quỹ cạn.
Xin sớm quá có sao không?
Có, nếu bạn xin khi chính mình chưa rõ sự kiện sẽ ra sao. Nhà tài trợ hỏi địa điểm, khách mời, quy mô mà bạn trả lời chưa biết, họ sẽ thấy rủi ro và từ chối, rồi rất khó quay lại với họ lần nữa.
Cách cân bằng là gửi một lời giới thiệu sớm để đặt chỗ trong đầu họ, kiểu bên em đang chuẩn bị sự kiện này vào tháng đó, xin phép gửi hồ sơ chi tiết khi đã chốt. Người ta ít khi từ chối một lời báo trước lịch sự.
Rồi khi mọi thứ đã rõ, bạn quay lại với hồ sơ đầy đủ. Lúc này bạn không còn là người lạ gõ cửa mà là người đã hẹn trước.
Thời gian trong tài trợ cũng giống mùa vụ: gieo đúng lúc thì nhẹ công, gieo trái mùa thì công gấp đôi mà vẫn thất.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp thường chốt ngân sách tài trợ vào lúc nào?
Mỗi nơi một khác, nhiều công ty lên kế hoạch vào cuối năm trước cho cả năm sau. Cách chắc nhất là hỏi thẳng người phụ trách tháng nào họ bắt đầu nhận đề xuất.
Một tháng trước sự kiện còn xin tài trợ được không?
Vẫn được, nhất là với cửa hàng nhỏ và tài trợ hiện vật. Nhưng nên giảm kỳ vọng với các doanh nghiệp lớn và chuẩn bị phương án cắt giảm chi phí song song.
Có nên xin tài trợ cho sự kiện năm sau ngay sau khi sự kiện năm nay kết thúc?
Rất nên, nhất là khi sự kiện đã diễn ra tốt. Gửi báo cáo kèm lời mời đồng hành năm sau lúc ấn tượng còn mới thường hiệu quả hơn đợi tới gần ngày.
Hạn chót chốt nhà tài trợ nên trước sự kiện bao lâu?
Thường khoảng hai đến bốn tuần, tuỳ thời gian bạn cần để in ấn và chuẩn bị quyền lợi. Hãy tính ngược từ việc chậm nhất cần làm để đặt mốc này.
Gửi hồ sơ xong bao lâu thì nên hỏi lại?
Khoảng một đến hai tuần là hợp lý. Một lời hỏi lại ngắn, lịch sự, kèm thông tin mới về sự kiện thường được đón nhận tốt hơn im lặng chờ đợi.
