Tài trợ hiện vật là khi nhà tài trợ đưa hàng hoá hoặc dịch vụ thay vì tiền: nước uống, in ấn, hội trường, xe đưa đón, quà tặng. Nó thường dễ xin hơn vì chủ doanh nghiệp cho thứ mình sẵn có, nhưng khó quản hơn, vì bạn phải quy đổi giá trị, kiểm chất lượng và coi nó nghiêm túc như một khoản tiền.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Nhiều nhóm nghĩ tài trợ hiện vật là hạng hai, kiểu xin không được tiền thì xin tạm hàng. Mình nghĩ ngược lại: dùng khéo, hiện vật có khi cứu cả một sự kiện. Hôm nay mình bàn cách dùng cho khéo.
Vì sao hiện vật dễ xin hơn tiền?
Với một chủ tiệm, đưa ra hai triệu đồng tiền mặt là một quyết định phải cân nhắc. Nhưng đưa ra vài thùng nước, vài chục phần bánh hay một buổi in tờ rơi thì nhẹ hơn nhiều, vì giá vốn của họ thấp hơn giá bán, và hàng đó vốn đã nằm trong kho.
Với doanh nghiệp dịch vụ cũng vậy. Một xe khách đang nằm bến vào sáng chủ nhật, một hội trường đang trống, một thợ chụp ảnh còn rảnh buổi chiều, tất cả đều là năng lực đang bỏ không. Cho đi phần đó gần như không làm họ mất thêm gì.
Hiện vật còn có một lợi thế tâm lý: người cho thấy rõ món đồ của mình được dùng vào đâu. Họ có thể tới tận nơi, thấy người tham dự cầm chai nước của mình, và đó là một niềm vui cụ thể.
Vì vậy khi lên danh sách nhà tài trợ, hãy viết cạnh mỗi tên câu hỏi: họ có gì sẵn mà mình đang cần. Danh sách sẽ dài thêm rất nhiều.
Quy đổi giá trị hiện vật ra sao cho công bằng?
Câu hỏi khó nhất là món hiện vật này đáng bao nhiêu. Có hai cách tính: theo giá bán lẻ ngoài thị trường, hoặc theo giá vốn của nhà tài trợ. Hai con số có thể chênh nhau đáng kể.
Cách phổ biến và dễ chấp nhận là dùng giá thị trường hợp lý, tức số tiền bạn sẽ phải trả nếu tự đi mua. Ví dụ giả sử bạn cần ba trăm chai nước, nếu tự mua hết khoảng hai triệu đồng thì đó là giá trị của khoản tài trợ.
Điều cần tránh là thổi phồng. Một nhà hàng tặng buổi tiệc nhẹ rồi đề nghị ghi giá trị cao gấp mấy lần để được lên mức tài trợ cao nhất, như vậy là bất công với nhà tài trợ đã đưa tiền thật. Bạn có quyền nói không một cách nhẹ nhàng.
Khi đã thống nhất, hãy ghi con số đó vào thoả thuận và vào sổ sách của sự kiện, giống như một khoản thu. Có ghi thì mới có báo cáo minh bạch về sau.
Rủi ro hay gặp với tài trợ hiện vật
Rủi ro đầu tiên là hàng không đúng như hứa. Hẹn ba trăm phần bánh mà tới nơi chỉ có hai trăm, hẹn xe bốn mươi chỗ mà xe tới là xe hai mươi chín chỗ. Tiền thì đếm được ngay, còn hiện vật chỉ lộ ra vào phút chót.
Cách phòng là ghi cụ thể: số lượng, quy cách, thời gian giao, người nhận, và có một người trong nhóm phụ trách gọi xác nhận lại trước một hai ngày. Nghe vụn vặt nhưng chính những cuộc gọi đó cứu sự kiện.
Rủi ro thứ hai là chất lượng và an toàn. Đồ ăn, nước uống, mỹ phẩm, đồ chơi cho trẻ em cần còn hạn, rõ nguồn gốc. Nếu nghi ngờ, đừng ngại từ chối. Một khoản tài trợ làm người tham dự đau bụng sẽ hại cả bạn lẫn nhà tài trợ.
Rủi ro thứ ba là hiện vật bạn không cần. Có người muốn tặng một lô hàng tồn chẳng ăn nhập gì với sự kiện. Nhận về rồi phải trả công vận chuyển, cất giữ, cuối cùng chẳng dùng được. Lời cảm ơn và từ chối lịch sự lúc này là đúng.
Ghi nhận nhà tài trợ hiện vật thế nào?
Nhà tài trợ hiện vật xứng đáng được ghi nhận như nhà tài trợ tiền theo đúng giá trị đã quy đổi. Đừng để họ thành hàng ghế phụ chỉ vì họ không chuyển khoản.
Nhiều khi có cách ghi nhận tự nhiên hơn logo. Chai nước có thể đặt ở bàn tiếp đón, xe đưa đón có thể được giới thiệu khi đoàn khởi hành, quán cà phê lo nước cho ban tổ chức có thể được nhắc tên trong lời cảm ơn cuối chương trình.
Hãy chụp ảnh hiện vật đang được dùng, không cần cầu kỳ, rồi gửi lại cho họ sau sự kiện. Với một chủ tiệm nhỏ, tấm ảnh hàng của mình trong tay khách là món quà đáng nhớ.
Và trong báo cáo cuối, hãy liệt kê khoản hiện vật cùng giá trị quy đổi. Người đọc báo cáo sẽ thấy toàn cảnh, và nhà tài trợ hiện vật thấy mình được tính đúng.
Khi nào vẫn nên ưu tiên xin tiền?
Tiền mặt linh hoạt hơn mọi thứ. Có những chi phí không ai tặng được bằng hiện vật: thù lao khách mời, phí thuê thiết bị đặc thù, bảo hiểm cho người tham gia, chi phí phát sinh vào phút cuối.
Nên một nguyên tắc tốt là lập ngân sách rồi đánh dấu khoản nào có thể thay bằng hiện vật, khoản nào bắt buộc phải là tiền. Đi xin hiện vật cho nhóm thứ nhất, dành sức xin tiền cho nhóm thứ hai.
Đừng nhận quá nhiều hiện vật đến mức bạn có thừa nước, thừa bánh mà thiếu tiền trả âm thanh. Cân đối mới là kỹ năng.
Và nhớ rằng nhận hiện vật cũng cần công. Ai đi nhận, ai cất giữ, ai phân phát, ai ghi sổ. Tính cả công đó vào thì bạn sẽ biết món nào đáng xin, món nào không.
Câu hỏi thường gặp
Tài trợ hiện vật có cần ký thoả thuận không?
Nên có, dù chỉ là một bản ghi nhớ ngắn. Văn bản giúp hai bên thống nhất số lượng, thời gian giao và quyền lợi tương ứng, tránh hiểu lầm vào phút chót.
Có thể từ chối hiện vật không cần thiết không?
Có, và nên làm vậy một cách lịch sự. Hãy cảm ơn thiện ý, giải thích sự kiện chưa dùng tới và gợi ý một món khác bạn đang cần nếu có.
Hiện vật dư sau sự kiện thì xử lý thế nào?
Nên hỏi nhà tài trợ trước họ muốn nhận lại hay đồng ý chuyển cho một nơi cần dùng như mái ấm, trường học. Ghi lại việc xử lý đó trong báo cáo để mọi thứ minh bạch.
Tài trợ dịch vụ như chụp ảnh, âm thanh có tính là hiện vật không?
Có, đó cũng là tài trợ hiện vật dưới dạng dịch vụ. Cách quy đổi giá trị và ghi nhận tương tự như hàng hoá, dựa trên giá thị trường hợp lý.
Hiện vật có cần ghi vào sổ sách của sự kiện không?
Nên ghi, kèm giá trị quy đổi và người cho. Như vậy tổng nguồn lực của sự kiện mới đầy đủ và báo cáo gửi các nhà tài trợ mới trung thực.
