Xin tài trợ cho sự kiện nên bắt đầu từ một câu hỏi chứ không phải từ lá thư: sự kiện của bạn mang tới cho đúng nhóm người nào, và nhà tài trợ được gì khi đứng cạnh nhóm người đó. Trả lời được câu này rồi, việc chọn ai để gõ cửa và viết gì trong thư sẽ tự sáng ra.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Hôm nay mình nói với những người lần đầu cầm danh sách đi xin tiền cho một hội thảo, một giải bóng, một đêm nhạc gây quỹ. Cảm giác thường là ngại, hơi lúng túng, và hay làm ngược thứ tự. Mình sẽ đi lại từ đầu, từng bước một.
Vì sao không nên bắt đầu bằng việc gửi thư hàng loạt?
Phản xạ đầu tiên của nhiều câu lạc bộ là soạn một lá thư thật đẹp, đính kèm hồ sơ, rồi gửi cho năm chục công ty tìm được trên mạng. Hai tuần sau không ai trả lời, cả nhóm kết luận là xin tài trợ khó quá.
Thật ra lá thư đó thất bại không phải vì viết dở. Nó thất bại vì người đọc không thấy mình trong đó. Một lá thư gửi cho tất cả mọi người thì không nói chuyện với ai cả, và người ở phía công ty nhận hàng chục lá như vậy mỗi tháng.
Nhà tài trợ không cho tiền vì sự kiện của bạn hay. Họ cho vì sự kiện đó chạm tới đúng những người họ đang muốn gặp, hoặc vì nó khớp với điều họ muốn được nhớ tới. Nếu bạn không nói được điều đó, họ không có lý do để nói có.
Nên trước khi viết bất cứ dòng nào, hãy dành một buổi để trả lời ba câu: ai sẽ tới, họ quan tâm điều gì, và vì sao một doanh nghiệp lại muốn có mặt trước mặt họ.
Khán giả của bạn là ai, và bạn biết gì về họ?
Câu trả lời kiểu sinh viên, giới trẻ, người yêu âm nhạc thì quá rộng. Hãy cụ thể như thể bạn đang tả một người quen: sinh viên năm hai năm ba ngành kinh tế, phần lớn ở trọ, quan tâm tới thực tập và việc làm thêm, hay dùng điện thoại để tìm quán ăn rẻ gần trường.
Bạn cũng nên ước lượng có bao nhiêu người, và đừng thổi phồng. Nếu năm ngoái có khoảng hai trăm người tới, đừng hứa một nghìn. Nhà tài trợ có kinh nghiệm sẽ hỏi lại, và một con số quá đà làm mất uy tín của toàn bộ hồ sơ.
Một mẹo nhỏ là lưu lại mọi dấu vết của các lần trước: ảnh đám đông, danh sách đăng ký, vài lời nhận xét của người tham dự. Đó là bằng chứng sống, đáng tin hơn bất kỳ lời tự giới thiệu nào.
Nếu đây là lần tổ chức đầu tiên, hãy nói thật như vậy, rồi cho thấy bạn đã có gì trong tay: bao nhiêu người đã điền phiếu quan tâm, câu lạc bộ có bao nhiêu thành viên tích cực, ai sẽ là khách mời.
Bạn trao lại được gì cho nhà tài trợ?
Đây là chỗ nhiều người chỉ nghĩ tới việc in logo lên phông nền. Logo là một quyền lợi, nhưng là quyền lợi yếu nhất, vì ai cũng có. Hãy liệt kê mọi điểm chạm giữa sự kiện và người tham dự rồi xem chỗ nào nhà tài trợ có thể hiện diện một cách tự nhiên.
Ví dụ một hội thảo hướng nghiệp có thể dành mười phút cho một người của công ty chia sẻ kinh nghiệm thật, có thể mời công ty đặt một bàn nhận hồ sơ thực tập, có thể để họ tặng phần quà nhỏ cho người hỏi câu hay nhất. Những thứ đó có giá trị hơn một tấm băng rôn.
Một tiệm bánh gần trường có thể không cần được nhắc tên trên sân khấu, nhưng rất thích được bán bánh trong giờ nghỉ giải lao. Mỗi nhà tài trợ cần một thứ khác, và việc của bạn là đoán đúng thứ đó trước khi gặp họ.
Ghi tất cả ra một trang giấy, mỗi dòng một quyền lợi, kèm theo bạn chắc chắn làm được tới đâu. Trang giấy đó là xương sống cho mọi cuộc gặp sau này.
Chọn ai để gõ cửa trước?
Danh sách tốt nhất thường bắt đầu từ những người đã quen. Cựu thành viên câu lạc bộ đang đi làm, phụ huynh có cửa hàng, quán cà phê nơi nhóm hay họp. Họ chưa chắc cho tiền, nhưng họ sẽ nói thật với bạn hồ sơ đang thiếu gì, và có khi giới thiệu tiếp người khác.
Vòng thứ hai là những doanh nghiệp mà khách hàng trùng với khán giả của bạn. Một sự kiện chạy bộ hợp với tiệm giày, phòng tập, quầy nước uống. Một cuộc thi lập trình hợp với công ty phần mềm đang tuyển người. Sự trùng khớp càng rõ thì lời mời càng dễ hiểu.
Hãy chia danh sách thành ba nhóm: rất hợp, khá hợp và thử may. Dồn phần lớn công sức vào nhóm đầu, gặp trực tiếp nếu được, gọi điện hỏi đúng người phụ trách. Nhóm cuối thì một lá thư ngắn là đủ.
Đừng quên xin tài trợ không chỉ có tiền. Một xưởng in có thể in giúp tờ rơi, một nhà hàng có thể lo nước uống, một trường học có thể cho mượn hội trường. Những cái gật đầu nhỏ đó cộng lại giảm hẳn số tiền bạn phải đi xin.
Những việc phải xong trước cuộc gặp đầu tiên
Trước khi ngồi trước mặt ai, bạn cần một bản ngân sách sơ bộ, dù chưa hoàn hảo. Người tài trợ sẽ hỏi tổng chi bao nhiêu, đã có bao nhiêu, còn thiếu bao nhiêu. Trả lời ấp úng ở câu này là mất điểm ngay.
Bạn cũng cần thống nhất trong nhóm ai là người nói chuyện, ai ghi chép, ai giữ liên lạc sau đó. Nhiều câu lạc bộ để ba người khác nhau nhắn tin cho cùng một nhà tài trợ, mỗi người hứa một kiểu, và người phía bên kia thấy rối tới mức rút lui.
Một bộ hồ sơ gọn gàng nên có giới thiệu ngắn về nhóm, mô tả sự kiện, khán giả, các mức quyền lợi và thông tin liên hệ. Viết cho một người bận đọc trong năm phút, không phải cho hội đồng chấm luận văn.
Cuối cùng là tâm thế. Bạn không đi xin bố thí. Bạn đang mời một người cùng làm một việc có ích và đổi lại họ nhận được thứ có giá trị. Giữ được tâm thế đó, lời nói tự nhiên hơn hẳn, và lời từ chối cũng bớt đau.
Câu hỏi thường gặp
Chưa có kinh nghiệm tổ chức thì có xin được tài trợ không?
Vẫn có thể, nhất là với các khoản nhỏ từ người quen và cửa hàng quanh khu. Hãy nói thật đây là lần đầu, cho thấy kế hoạch rõ ràng và bắt đầu từ mức tài trợ khiêm tốn để xây uy tín cho lần sau.
Nên gửi email hay đến gặp trực tiếp?
Với nhà tài trợ quan trọng, gặp trực tiếp hoặc gọi điện trước luôn hiệu quả hơn. Email nên dùng để gửi hồ sơ sau khi đã có một cuộc trò chuyện, hoặc cho nhóm doanh nghiệp bạn chỉ thử vận may.
Một sự kiện nên có bao nhiêu nhà tài trợ?
Không có con số đúng cho mọi trường hợp. Điều quan trọng là đừng phụ thuộc vào một nhà tài trợ duy nhất, và đừng nhận nhiều tới mức không thể thực hiện đầy đủ quyền lợi đã hứa cho từng người.
Có cần giấy tờ pháp lý gì khi nhận tiền tài trợ cho sự kiện không?
Tuỳ hình thức tổ chức và số tiền, có thể cần hợp đồng, hoá đơn hoặc xác nhận của nhà trường hay đơn vị chủ quản. Hãy hỏi phòng phụ trách của trường, đơn vị chủ quản hoặc một kế toán trước khi ký nhận.
Bị từ chối nhiều lần liên tiếp có phải do sự kiện không tốt?
Chưa chắc. Bị từ chối là chuyện thường, kể cả với người làm lâu năm. Hãy hỏi lại lý do nếu có thể, xem mình đã chọn đúng đối tượng chưa, rồi điều chỉnh cách trình bày thay vì bỏ cuộc.
