Phần vấn đề trong hồ sơ xin tài trợ phải làm người đọc tin rằng nhu cầu là có thật, cụ thể và đáng giải quyết ngay, bằng thông tin có nguồn rõ ràng, những gì nhóm tận mắt quan sát và tiếng nói của chính người trong cuộc. Những câu cảm thán như tình trạng rất đáng báo động hay hoàn cảnh vô cùng khó khăn không chứng minh được gì cả.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Nếu hồ sơ là một ngôi nhà, phần vấn đề là cái móng. Móng yếu thì kế hoạch đẹp tới đâu cũng lung lay. Hôm nay mình bàn cách đổ một cái móng chắc.
Vấn đề của ai, ở đâu, lớn tới mức nào?
Một phần vấn đề tốt trả lời rõ ba điều: ai đang gặp khó, ở đâu, và khó tới mức nào. Viết trẻ em vùng cao thiếu sách là quá rộng. Viết học sinh tiểu học ở ba điểm trường lẻ của một xã miền núi không có sách đọc ngoài sách giáo khoa là cụ thể.
Thu hẹp phạm vi không làm vấn đề nhỏ đi. Nó làm vấn đề giải quyết được. Nhà tài trợ không mong bạn giải quyết chuyện thiếu sách của cả nước, họ muốn biết bạn sẽ làm gì cho đúng những em đó.
Mức độ có thể nói bằng con số nếu có nguồn tin cậy, như số học sinh ở điểm trường, số hộ trong thôn chưa có nước sạch. Nếu không có con số, mô tả bằng quan sát cụ thể cũng có sức nặng.
Hãy nói luôn vì sao vấn đề này quan trọng: nó ảnh hưởng gì tới cuộc sống của người dân. Thiếu sách đọc thì sao, các em mất gì. Đừng mặc định người đọc tự hiểu.
Lấy thông tin ở đâu cho đáng tin?
Nguồn tốt nhất cho dự án nhỏ thường là thông tin tại chỗ: số liệu của nhà trường, trạm y tế, chính quyền xã, hội phụ nữ. Ghi rõ nguồn và thời điểm. Một con số có nguồn đáng giá hơn mười con số không nguồn.
Thông tin từ báo cáo của cơ quan nhà nước hay tổ chức nghiên cứu có thể dùng để làm bối cảnh, nhưng phải trích đúng và ghi nguồn. Tuyệt đối không chép con số từ một bài báo mà không biết nó từ đâu ra.
Nếu không có số liệu sẵn, nhóm có thể tự khảo sát nhỏ: đếm, hỏi, ghi chép. Nói rõ cách làm, như đã trò chuyện với ba mươi hộ trong thôn vào tháng trước. Người đọc chấp nhận dữ liệu nhỏ nếu cách thu thập minh bạch.
Đừng bịa hoặc làm tròn cho đẹp. Nhà tài trợ có thể đến thăm, và một con số sai phát hiện tại chỗ sẽ làm hỏng cả mối quan hệ.
Tiếng nói của người trong cuộc
Một đoạn trích lời của người dân, thầy cô hay cán bộ địa phương, được ghi lại khi nhóm đi khảo sát, có thể làm phần vấn đề sống động hơn mọi con số. Ví dụ lời một cô giáo kể về việc học sinh tranh nhau đọc tờ báo cũ duy nhất ở điểm trường.
Hãy xin phép trước khi trích, và cân nhắc có ghi tên hay không. Với người yếu thế, có thể chỉ ghi vai trò, như một phụ huynh ở thôn.
Tiếng nói của người trong cuộc còn giúp chính nhóm kiểm tra lại giả định của mình. Nhiều khi nhóm nghĩ người dân cần một thứ, tới hỏi mới biết họ cần thứ khác.
Nếu hồ sơ cho thấy người hưởng lợi đã được hỏi ý kiến và tham gia xác định vấn đề, người chấm sẽ tin hơn rằng dự án đúng với nhu cầu thật.
Đào tới nguyên nhân, đừng dừng ở triệu chứng
Một vấn đề thường có nhiều tầng. Học sinh bỏ học là triệu chứng. Nguyên nhân có thể là đường xa, gia đình cần sức lao động, các em không theo kịp bài, hay đơn giản là không có bữa trưa ở trường.
Phần vấn đề tốt cho thấy nhóm hiểu nguyên nhân và chọn tác động vào nguyên nhân nào. Nếu nhóm chọn làm bếp ăn bán trú, phần vấn đề phải cho thấy việc thiếu bữa trưa là một nguyên nhân quan trọng của chuyện bỏ học ở đây.
Thừa nhận những nguyên nhân dự án không giải quyết được cũng là trung thực. Dự án không thể làm đường, nhưng có thể giúp các em được ăn trưa để ở lại học buổi chiều.
Sự rõ ràng đó làm phần mục tiêu và kế hoạch phía sau trở nên hợp lý tự nhiên, vì chúng đi thẳng vào nguyên nhân đã chọn.
Đừng biến phần vấn đề thành bản kể khổ
Có một cám dỗ là tô vẽ vấn đề thật bi thảm để người đọc mủi lòng. Một vài hồ sơ dùng ảnh trẻ em gầy gò, lời kể đau lòng, tính từ dồn dập. Người chấm có kinh nghiệm thường thấy khó chịu với cách làm này.
Lý do là nó làm giảm phẩm giá của người hưởng lợi, biến họ thành nạn nhân thụ động. Nó cũng làm người đọc nghi ngờ: nếu cần tô vẽ, có thể vấn đề không lớn như nói.
Hãy mô tả vấn đề bằng giọng bình tĩnh, cụ thể, và cho thấy cả những gì cộng đồng đang có: người dân đã tự làm gì, có những điểm mạnh nào. Dự án sẽ dựa trên những điểm mạnh đó.
Một phần vấn đề tôn trọng con người và tôn trọng sự thật thuyết phục lâu dài hơn một phần vấn đề làm người đọc rơi nước mắt.
Câu hỏi thường gặp
Phần vấn đề trong hồ sơ nên dài bao nhiêu?
Thường khoảng một tới hai trang, tuỳ yêu cầu của nhà tài trợ. Quan trọng là đủ để người đọc hiểu vấn đề, nguyên nhân và vì sao cần giải quyết ngay.
Không có số liệu chính thức thì làm sao?
Có thể dùng khảo sát nhỏ do nhóm tự làm, quan sát tại chỗ và thông tin từ người địa phương, miễn là nói rõ cách thu thập. Trung thực về giới hạn của dữ liệu tốt hơn bịa số liệu.
Có nên đưa ảnh vào phần vấn đề không?
Có thể, nếu ảnh giúp người đọc hiểu vấn đề và đã được người trong ảnh đồng ý. Tránh ảnh khai thác nỗi đau hoặc chụp trẻ em trong hoàn cảnh làm tổn thương các em.
Khác nhau giữa vấn đề và nhu cầu là gì?
Vấn đề là tình trạng đang không ổn, nhu cầu là điều cần có để thay đổi tình trạng đó. Phần vấn đề tốt thường đi từ vấn đề tới nguyên nhân rồi chỉ ra nhu cầu mà dự án sẽ đáp ứng.
Có cần thư xác nhận của địa phương về vấn đề không?
Nhiều nhà tài trợ đánh giá cao một thư xác nhận hoặc ủng hộ từ chính quyền, nhà trường hay đơn vị địa phương. Nó cho thấy vấn đề được người tại chỗ công nhận và dự án có sự đồng thuận.
