Mục tiêu số tiền cho một đợt quyên góp nên được tính từ chi phí thật của việc cần làm, cộng thêm một khoản dự phòng được nói rõ, chứ không chọn một con số tròn cho đẹp. Thời hạn nên đủ ngắn để người ta thấy cần hành động ngay, nhưng đủ dài để lời kêu gọi kịp lan tới những người sẵn lòng giúp.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Con số mục tiêu và ngày kết thúc là hai thứ tưởng nhỏ trong một lời kêu gọi, nhưng chúng ảnh hưởng rất lớn tới việc người ta có góp hay không và tới việc bạn có giữ được uy tín sau đó. Hôm nay mình bàn cách đặt chúng.
Tính mục tiêu từ chi phí thật
Bắt đầu từ việc cần làm và liệt kê chi phí. Sửa mái một lớp học gồm tôn, gỗ, công thợ, vận chuyển. Hỏi giá thật ở địa phương, cộng lại.
Đừng quên những khoản nhỏ hay bị bỏ sót: phí chuyển khoản, chi phí đi lại để kiểm tra, in ấn biên nhận. Cộng lại đôi khi cũng đáng kể.
Một mục tiêu có căn cứ cho phép bạn trả lời khi có người hỏi vì sao cần ngần ấy tiền. Một con số tròn không có căn cứ thì không trả lời được.
Công khai bảng chi phí dự kiến cùng với lời kêu gọi. Người ủng hộ thấy rõ từng khoản sẽ tin hơn và dễ chia sẻ hơn.
Nếu được, hãy đính kèm một hai báo giá thật, che bớt thông tin riêng của người bán nếu cần. Một tấm ảnh báo giá viết tay của tiệm vật liệu đầu xã có khi đáng tin hơn cả trang thuyết minh dài, vì người đọc thấy bạn đã thật sự đi hỏi.
Dự phòng: nói ra thay vì giấu đi
Giá có thể tăng, có thể phát sinh việc ngoài dự kiến. Một khoản dự phòng là hợp lý, nhưng hãy ghi nó thành một dòng riêng và nói nó dùng thế nào nếu không cần tới.
Giấu dự phòng bằng cách đẩy giá từng món lên là cách làm mất lòng tin nhanh nhất khi ai đó đi hỏi giá và thấy chênh.
Mức dự phòng nên vừa phải. Một khoản dự phòng quá lớn làm người đọc nghi ngờ bạn đang xin nhiều hơn cần.
Cam kết trước cách xử lý phần không dùng tới: chuyển sang một việc liên quan đã nêu rõ, hay hỏi ý người ủng hộ. Điều này giải quyết luôn bài toán tiền dư về sau.
Chia mục tiêu thành những mốc nhỏ
Một mục tiêu lớn có thể làm người ta nản, vì cảm thấy khoản góp của mình chỉ là giọt nước. Chia thành mốc giúp mỗi khoản góp thấy được ý nghĩa.
Ví dụ mốc đầu đủ mua vật liệu, mốc hai đủ trả công thợ, mốc ba đủ làm thêm máng nước. Mỗi lần chạm mốc, báo tin và cảm ơn, kèm việc đã bắt đầu làm được.
Mốc nhỏ cũng giúp bạn khi không đạt đủ mục tiêu. Nếu chỉ đạt hai mốc đầu, bạn vẫn làm được phần quan trọng nhất và nói rõ phần còn lại sẽ làm khi có thêm nguồn.
Một hình ảnh tiến độ đơn giản, như một thanh màu được tô dần, giúp người theo dõi thấy cuộc quyên góp đang đi tới đâu.
Chọn thời hạn thế nào cho hợp lý?
Thời hạn quá dài, người ta để đó và quên. Thời hạn quá ngắn, lời kêu gọi chưa kịp tới những người cần nghe. Với một việc nhỏ trong cộng đồng, vài tuần thường là khoảng hợp lý, nhưng tuỳ hoàn cảnh.
Với việc khẩn cấp như cứu trợ sau thiên tai, thời hạn ngắn vì nhu cầu gấp, và người ta cũng sẵn lòng hành động nhanh.
Chọn thời điểm cũng quan trọng. Kêu gọi vào sát Tết khi ai cũng bận chi tiêu, hay vào lúc đang có nhiều lời kêu gọi khác, sẽ khó hơn. Đầu tháng, sau ngày nhận lương, nhiều người dễ góp hơn.
Khi gần hết hạn, một lời nhắc cuối thường mang lại một đợt ủng hộ đáng kể. Người ta hay hành động vào phút chót.
Một điều nữa là hãy nghĩ tới nhịp làm việc của chính nhóm. Nếu cả nhóm đều đi làm, chỉ có buổi tối để trả lời tin nhắn và đối chiếu sao kê, một đợt quyên góp ngắn mà dồn dập có thể làm mọi người kiệt sức và dễ sai sót. Thời hạn hợp lý là thời hạn nhóm theo kịp.
Khi không đạt mục tiêu
Không đạt mục tiêu là chuyện có thể xảy ra, và không phải là thất bại nếu xử lý minh bạch. Hãy báo rõ đã nhận được bao nhiêu, thiếu bao nhiêu.
Có vài lựa chọn: làm phần việc vừa với số tiền đã có, kéo dài thời hạn có lý do rõ ràng, tìm thêm nguồn khác như một nhà tài trợ địa phương, hoặc trong trường hợp không thể làm được gì có ý nghĩa, hỏi ý người ủng hộ về việc chuyển sang mục đích tương tự hay hoàn lại.
Điều quan trọng là đã nói trước các phương án này trong lời kêu gọi. Người ủng hộ không bất ngờ, và bạn không bị nghi ngờ là tự quyết.
Đừng âm thầm dùng tiền vào việc khác. Đó là cách nhanh nhất để mất niềm tin, và trong một số trường hợp còn có thể vi phạm quy định về sử dụng tiền quyên góp.
Sau đó, hãy ngồi lại xem vì sao không đạt: mục tiêu quá cao, thời điểm chưa hợp, câu chuyện chưa đủ rõ hay lời kêu gọi chưa tới đúng người. Bài học ấy giúp đợt sau sát thực tế hơn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đặt mục tiêu cao hơn cần thiết cho chắc?
Không nên. Mục tiêu nên dựa trên chi phí thật cộng khoản dự phòng được nói rõ. Mục tiêu bị thổi phồng dễ bị phát hiện và làm mất lòng tin.
Quyên góp không đủ thì có phải trả lại tiền không?
Tuỳ cam kết ban đầu và quy định áp dụng. Tốt nhất là nêu trước các phương án trong lời kêu gọi; khi chưa chắc, hãy hỏi chính quyền địa phương hoặc người hiểu pháp lý.
Có nên công khai tiến độ quyên góp hằng ngày?
Cập nhật thường xuyên giúp người ủng hộ yên tâm và tạo động lực. Không nhất thiết hằng ngày, nhưng nên có ở các mốc quan trọng và khi gần hết hạn.
Kéo dài thời hạn quyên góp có sao không?
Có thể, nếu có lý do rõ ràng và thông báo công khai. Kéo dài nhiều lần không giải thích sẽ khiến người ủng hộ nghi ngờ.
Mục tiêu nhỏ hay lớn thì dễ đạt hơn?
Mục tiêu nhỏ, cụ thể thường dễ đạt và dễ tạo niềm tin cho lần sau. Với việc lớn, chia thành nhiều đợt hoặc nhiều mốc giúp người ủng hộ theo kịp.
