Một dự án cộng đồng sống được sau khi hết tiền tài trợ khi nó đã được thiết kế từ đầu để có người tiếp quản và để chi phí duy trì nằm trong sức của người tiếp quản đó. Nếu tới tháng cuối mới bắt đầu nghĩ chuyện này, gần như chắc chắn dự án sẽ tắt dần theo khoản tiền cuối cùng.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Ai đi nhiều vùng quê đều từng thấy những công trình mang tấm biển tài trợ đã bạc màu, bên trong bỏ trống: phòng máy tính không ai dùng, giếng nước hỏng không ai sửa. Hôm nay mình bàn cách để dự án của bạn không thành một tấm biển như vậy.
Câu hỏi phải hỏi ngay ngày đầu
Khi bắt đầu thiết kế dự án, hãy hỏi: ba năm sau khi mình rời đi, ai sẽ trông nom thứ này, bằng tiền của ai. Nếu không trả lời được, dự án cần được thiết kế lại.
Câu hỏi đó thay đổi nhiều quyết định. Một phòng máy tính cần điện, cần sửa chữa, cần người dạy. Một tủ sách chỉ cần một người giữ chìa khoá và vài cuốn sách mới mỗi năm. Với một làng nghèo, tủ sách có thể là lựa chọn bền hơn.
Nó cũng thay đổi cách chọn công nghệ và vật liệu. Máy bơm có linh kiện mua được ở chợ huyện bền hơn máy bơm tốt hơn nhưng phải gửi về thành phố để sửa.
Nhiều nhà tài trợ đã yêu cầu phần kế hoạch bền vững trong hồ sơ. Đừng coi đó là thủ tục để điền cho đủ. Đó là phần quan trọng nhất của thiết kế.
Chi phí duy trì phải vừa sức người tiếp quản
Hãy tính riêng chi phí duy trì mỗi năm sau khi dự án kết thúc: điện nước, sửa chữa, thay thế, công người trông. Rồi đặt nó cạnh khả năng của người sẽ tiếp quản.
Giả sử một lớp học tiếng Anh buổi tối cần trả công giáo viên mỗi tháng. Nếu hội phụ huynh chỉ góp được một phần nhỏ số đó, lớp sẽ dừng. Có thể phải tìm giáo viên tình nguyện tại chỗ, hoặc chuyển sang hình thức học nhóm có người hướng dẫn, chi phí thấp hơn.
Đôi khi điều đó nghĩa là làm dự án nhỏ hơn, đơn giản hơn so với khả năng của tiền tài trợ. Nghe có vẻ phí, nhưng một thứ nhỏ sống mười năm có giá trị hơn một thứ lớn sống một năm.
Trong báo cáo cuối kỳ, hãy nói rõ chi phí duy trì và ai đã cam kết gánh nó. Nhà tài trợ tốt sẽ quan tâm tới dòng đó hơn mọi bức ảnh khánh thành.
Trao quyền dần dần, không trao chìa khoá vào ngày cuối
Người tiếp quản cần được chuẩn bị. Nếu dự án do nhóm bên ngoài điều hành từ đầu tới cuối rồi bàn giao vào ngày kết thúc, người nhận bàn giao sẽ lúng túng và dễ bỏ.
Cách tốt hơn là đưa người địa phương vào từ sớm. Họ tham gia lập kế hoạch, tham gia quản lý tiền, dần dần đảm nhận việc điều hành trong khi nhóm bên ngoài lui về vai trò hỗ trợ.
Một ban quản lý của cộng đồng, có quy chế đơn giản, có sổ sách, có người chịu trách nhiệm rõ ràng, là thứ đáng đầu tư. Có khi nó quan trọng hơn chính công trình.
Sau khi bàn giao, vẫn nên giữ liên lạc một thời gian, ghé thăm, hỏi han, hỗ trợ khi có vấn đề. Đó là chi phí nhỏ cho một xác suất sống sót lớn hơn nhiều.
Những nguồn thu nhỏ giữ dự án sống
Nhiều dự án tồn tại nhờ những nguồn thu rất nhỏ nhưng đều. Một khoản phí tượng trưng cho mỗi hộ dùng nước giếng chung để có tiền sửa bơm. Một quỹ nhỏ của hội phụ huynh cho tủ sách. Một phần lãi từ vườn rau chung.
Khoản phí nên được cộng đồng tự quyết, tự thu và tự giữ sổ. Khi họ thấy tiền được dùng đúng, họ sẵn lòng đóng. Khi sổ sách mập mờ, mọi khoản phí sẽ bị nghi ngờ.
Những nguồn từ chính quyền địa phương, từ trường học, từ hợp tác xã cũng có thể gánh một phần chi phí nếu dự án đã chứng minh được giá trị. Hãy mời họ tham gia từ đầu để họ thấy đó là việc của mình.
Và đừng quên người ủng hộ cá nhân từ xa: người con xa quê, cựu học sinh, những ai có gắn bó với nơi đó. Một nhóm nhỏ họ góp đều đặn có thể đủ trả chi phí duy trì.
Biết khi nào nên kết thúc
Không phải dự án nào cũng cần sống mãi. Có những dự án được làm ra để giải quyết một vấn đề trong một thời gian, như hỗ trợ sau một trận lũ, hay đào tạo một lứa người. Khi việc đã xong, kết thúc là thành công chứ không phải thất bại.
Điều quan trọng là kết thúc có trách nhiệm. Nói trước với người hưởng lợi khi nào dự án dừng, để họ không bị bỏ rơi bất ngờ. Xử lý tài sản còn lại minh bạch, trao cho nơi dùng được.
Ghi lại những gì đã học được và chia sẻ với các nhóm khác. Một dự án kết thúc nhưng để lại bài học có giá trị vẫn là một khoản đầu tư tốt.
Câu hỏi cuối cùng có lẽ là: thứ mình để lại sau khi đi là một tấm biển, hay là một năng lực mới của chính cộng đồng?
Câu hỏi thường gặp
Kế hoạch bền vững trong hồ sơ tài trợ nên viết gì?
Nên nói rõ ai sẽ tiếp quản, chi phí duy trì mỗi năm khoảng bao nhiêu, nguồn nào sẽ trả và người tiếp quản được chuẩn bị ra sao. Viết cụ thể, tránh những câu chung chung như cộng đồng sẽ tự duy trì.
Nhà tài trợ có hỗ trợ tiếp sau khi dự án kết thúc không?
Một số nơi có giai đoạn hỗ trợ tiếp theo nếu dự án làm tốt, nhưng không nên trông chờ. Hãy hỏi trước và lên kế hoạch như thể sẽ không có khoản tiếp theo.
Có nên thu phí người hưởng lợi để duy trì dự án?
Một khoản phí nhỏ, do cộng đồng tự quyết và minh bạch, có thể giúp duy trì lâu dài. Cần cẩn thận để khoản phí không loại bỏ những người khó khăn nhất mà dự án hướng tới.
Làm sao biết người tiếp quản đã sẵn sàng?
Khi họ đã tự điều hành được một thời gian trong lúc nhóm bên ngoài chỉ quan sát và hỗ trợ, tự giữ sổ sách và tự giải quyết được những sự cố nhỏ.
Tài sản của dự án sau khi kết thúc thuộc về ai?
Điều này nên được ghi rõ trong thoả thuận với nhà tài trợ ngay từ đầu. Nếu chưa rõ, hãy trao đổi với nhà tài trợ và chính quyền địa phương để bàn giao đúng quy định.
