Khi bị từ chối tài trợ, việc nên làm là gửi lời cảm ơn, xin góp ý nếu nhà tài trợ sẵn lòng, xem lại hồ sơ một cách thật thà, rồi mới quyết định nộp lại ở kỳ sau, chuyển sang nơi phù hợp hơn, hay chỉnh lại chính dự án. Bị từ chối là chuyện thường ngày của nghề xin tài trợ, kể cả với những người làm lâu năm nhất.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Lá thư rất tiếc phải thông báo đến được nhanh hơn ta nghĩ, và cảm giác khi đọc nó thì không dễ chịu chút nào. Hôm nay mình nói về những gì xảy ra sau lá thư đó, vì chính lúc này nhiều người làm hỏng cơ hội lần sau.
Hiểu đúng một lời từ chối
Lời từ chối không phải lúc nào cũng có nghĩa dự án của bạn dở. Nhà tài trợ có ngân sách giới hạn, có ưu tiên riêng cho từng kỳ, có khi nhận nhiều hồ sơ tốt hơn số tiền họ có. Dự án tốt vẫn có thể bị loại vì những lý do không liên quan tới chất lượng.
Cũng có lúc lời từ chối là tín hiệu thật: dự án chưa đủ rõ, chưa đúng đối tượng, chưa đủ thuyết phục. Phân biệt hai trường hợp đó là việc quan trọng nhất sau khi nhận thư.
Đừng vội kết luận theo cảm xúc. Để một hai ngày rồi mới đọc lại thư và hồ sơ của mình, khi đầu đã nguội.
Và nhớ rằng gần như mọi người làm gây quỹ lâu năm đều có danh sách những lần bị từ chối dài hơn danh sách những lần thành công. Đó là bình thường.
Phản hồi và xin góp ý
Hãy gửi một lời cảm ơn ngắn, lịch sự, cảm ơn họ đã xem xét. Đừng tranh cãi, đừng giải thích lại vì sao dự án xứng đáng. Quyết định đã đưa ra.
Trong lời cảm ơn, có thể xin góp ý: nếu anh chị có thời gian, nhóm rất muốn biết điểm nào trong hồ sơ cần cải thiện để lần sau làm tốt hơn. Nhiều nhà tài trợ không trả lời, nhưng một số sẽ cho những góp ý cực kỳ quý.
Nếu nhận được góp ý, đừng phản bác. Ghi lại, cảm ơn, và suy nghĩ. Kể cả khi bạn thấy góp ý chưa đúng, nó cho bạn biết người đọc đã hiểu hồ sơ ra sao.
Giữ lời cảm ơn ở mức một lần. Gửi nhiều tin nhắn hỏi lại vì sao sẽ khiến người phụ trách ngại liên lạc với bạn về sau.
Tự xem lại hồ sơ một cách thật thà
Ngồi cùng nhóm, đọc lại hồ sơ với con mắt của người xét. Dự án có đúng ưu tiên của nhà tài trợ không. Vấn đề có rõ không. Mục tiêu có đo được không. Ngân sách có hợp lý không.
Nhờ một người ngoài nhóm, tốt nhất là người từng làm dự án tương tự hoặc từng ngồi xét hồ sơ, đọc và góp ý thẳng. Người trong nhóm thường quá gắn bó với dự án để thấy chỗ yếu.
Viết ra ba điều sẽ làm khác ở lần sau. Không cần nhiều, nhưng phải cụ thể, như viết lại phần vấn đề với số liệu khảo sát mới, hay thu hẹp phạm vi xuống hai xã thay vì năm.
Lưu lại hồ sơ cũ cùng bài học vào thư mục chung. Lần sau ai viết hồ sơ trong nhóm cũng sẽ có điểm xuất phát tốt hơn.
Nộp lại, chuyển hướng hay sửa dự án?
Nếu dự án đúng ưu tiên của nhà tài trợ và chỉ bị loại vì cạnh tranh, nộp lại ở kỳ sau với hồ sơ đã cải thiện là hợp lý. Nhiều dự án được tài trợ ở lần nộp thứ hai hoặc thứ ba.
Nếu nhà tài trợ cho biết dự án không đúng hướng họ ưu tiên, đừng cố uốn dự án. Hãy tìm nhà tài trợ khác có ưu tiên phù hợp hơn.
Nếu nhiều nhà tài trợ cùng từ chối với lý do tương tự, có thể vấn đề nằm ở chính thiết kế dự án. Lúc đó hãy quay lại với cộng đồng, xem lại nhu cầu, cân nhắc làm nhỏ hơn để thử trước.
Một con đường nữa là bắt đầu bằng nguồn nhỏ hơn, như quyên góp cộng đồng hay tài trợ của doanh nghiệp địa phương, để có kết quả ban đầu. Kết quả đó sẽ làm hồ sơ lần sau mạnh hơn nhiều.
Giữ tinh thần cho nhóm
Lời từ chối ảnh hưởng tới cả nhóm, nhất là những người đã thức khuya viết hồ sơ. Hãy nói chuyện thẳng thắn về nó, đừng giả vờ như không có gì.
Ghi nhận công sức đã bỏ ra. Một hồ sơ được viết kỹ là tài sản, dù chưa được tài trợ. Phần lớn nội dung sẽ dùng lại được.
Tách cảm giác thất bại cá nhân ra khỏi kết quả. Người viết hồ sơ không có lỗi vì nhà tài trợ có ít tiền hơn số hồ sơ tốt.
Và tiếp tục làm những gì có thể làm được với nguồn lực đang có. Một nhóm vẫn hoạt động sau lời từ chối là một nhóm mà nhà tài trợ, khi gặp lại, sẽ thấy đáng tin hơn.
Một số nhóm còn giữ một cuốn sổ nhỏ ghi lại mọi lần nộp hồ sơ, cả được lẫn không. Nhìn lại sau một hai năm, họ thấy rõ mình đã tiến bộ ra sao, và lời từ chối nào hoá ra lại dẫn tới một cơ hội tốt hơn ở nơi khác.
Câu hỏi thường gặp
Bị từ chối có nên nộp lại cho chính nhà tài trợ đó?
Có thể, nếu dự án đúng ưu tiên của họ và bạn đã cải thiện hồ sơ dựa trên góp ý. Hãy đọc kỹ quy định xem họ có giới hạn số lần nộp hay thời gian chờ không.
Có nên hỏi nhà tài trợ lý do cụ thể?
Có thể hỏi một lần, lịch sự, dưới dạng xin góp ý để cải thiện. Đừng hỏi dồn hay tranh luận với quyết định đã đưa ra.
Bị từ chối nhiều lần có nên bỏ dự án?
Chưa chắc. Hãy xem các lời từ chối có chung lý do không. Nếu có, hãy sửa thiết kế dự án; nếu không, có thể bạn chỉ chưa gặp đúng nhà tài trợ.
Có nên đăng lên mạng phàn nàn về nhà tài trợ đã từ chối?
Không nên. Việc đó gần như không mang lại gì, lại khiến các nhà tài trợ khác ngại làm việc với bạn. Giữ chuyện này trong nhóm và rút kinh nghiệm.
Hồ sơ bị từ chối có dùng lại được không?
Phần lớn nội dung dùng lại được cho nhà tài trợ khác, nhưng cần chỉnh theo mẫu và ưu tiên của từng nơi, đồng thời sửa những điểm yếu đã phát hiện.
