Một hồ sơ xin tài trợ dự án thường gồm tám phần: tóm tắt, giới thiệu đơn vị, vấn đề cần giải quyết, mục tiêu và kết quả mong đợi, kế hoạch hoạt động, ngân sách, cách theo dõi đánh giá, và kế hoạch bền vững sau khi hết tài trợ. Mỗi nhà tài trợ có mẫu riêng, thứ tự và tên gọi có thể khác, nhưng các câu hỏi đằng sau gần như luôn giống nhau.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Người lần đầu viết hồ sơ hay nhìn mẫu đơn mười trang mà thấy ngợp. Hôm nay mình bóc từng phần ra, nói mỗi phần đang trả lời câu hỏi gì của người đọc, để bạn thấy nó là một câu chuyện liền mạch chứ không phải mười ô trống rời rạc.
Đọc kỹ hướng dẫn trước khi viết chữ nào
Mọi hồ sơ tốt bắt đầu từ việc đọc kỹ hướng dẫn của nhà tài trợ, đọc tới hai ba lần. Họ tài trợ lĩnh vực nào, cho ai, bao nhiêu, trong bao lâu, cần những giấy tờ gì, giới hạn số trang ra sao.
Rất nhiều hồ sơ bị loại không phải vì dự án dở mà vì không đúng đối tượng hoặc thiếu giấy tờ. Đó là kiểu thất bại đáng tiếc nhất vì hoàn toàn tránh được.
Nếu hướng dẫn có mẫu, hãy dùng đúng mẫu, đúng thứ tự, đúng tên mục. Người chấm đọc nhiều hồ sơ cùng lúc và quen tìm thông tin ở một chỗ nhất định. Bắt họ đi tìm là làm khó họ.
Nếu có chỗ chưa hiểu, hãy hỏi đầu mối liên lạc của nhà tài trợ. Hỏi một câu thông minh từ sớm còn tạo ấn tượng tốt.
Tóm tắt và giới thiệu đơn vị
Phần tóm tắt thường nằm đầu nhưng nên viết cuối cùng. Trong nửa trang, nó trả lời: vấn đề gì, ở đâu, cho ai, làm gì, trong bao lâu, cần bao nhiêu, kỳ vọng thay đổi gì. Nhiều người chấm chỉ đọc kỹ phần này để quyết định có đọc tiếp hay không.
Giới thiệu đơn vị trả lời câu hỏi: vì sao các bạn làm được. Nói ngắn về nhóm, đã làm gì trước đây, có kinh nghiệm gì liên quan, có quan hệ thế nào với cộng đồng nơi làm dự án.
Đừng biến phần giới thiệu thành bản liệt kê mọi hoạt động từ ngày thành lập. Chọn những gì liên quan tới dự án đang xin.
Nhóm mới thành lập vẫn có điều để nói: kinh nghiệm cá nhân của các thành viên, người cố vấn, đơn vị đồng hành. Trung thực về việc mình còn mới thường được đánh giá cao hơn tô vẽ.
Vấn đề, mục tiêu và kế hoạch: xương sống của hồ sơ
Ba phần này phải nối với nhau như một sợi dây. Vấn đề nói điều gì đang không ổn và vì sao nó quan trọng. Mục tiêu nói sau dự án, điều gì sẽ khác đi. Kế hoạch nói các bạn sẽ làm những việc gì để tạo ra sự khác biệt đó.
Một cách kiểm tra là đọc ngược: mỗi hoạt động trong kế hoạch phải phục vụ một mục tiêu, mỗi mục tiêu phải giải quyết một phần của vấn đề. Hoạt động nào không gắn với mục tiêu nào thì hoặc bỏ đi, hoặc phải giải thích.
Kế hoạch nên có lịch thời gian, người phụ trách và nơi thực hiện. Một bảng đơn giản theo tháng là đủ để người đọc hình dung dự án chạy thế nào.
Cũng nên nói về rủi ro: điều gì có thể làm dự án chậm hoặc hỏng, và nhóm sẽ xử lý ra sao. Nói về rủi ro không làm hồ sơ yếu đi mà cho thấy nhóm suy nghĩ thực tế.
Ngân sách, đánh giá và bền vững
Ngân sách phải khớp với kế hoạch. Mỗi hoạt động trong kế hoạch có chi phí trong ngân sách, và mỗi dòng ngân sách gắn với một hoạt động. Người chấm thường đặt hai trang cạnh nhau để so.
Phần theo dõi đánh giá trả lời: làm sao các bạn biết dự án đã thành công. Cần nói đo cái gì, đo lúc nào, ai đo, bằng cách nào. Không cần phương pháp cầu kỳ, nhưng phải làm được thật.
Phần bền vững trả lời: sau khi hết tiền, điều gì còn lại. Ai tiếp quản, chi phí duy trì do ai gánh. Đây là phần nhiều hồ sơ viết qua loa nhất, và người chấm có kinh nghiệm đọc nó kỹ nhất.
Cuối hồ sơ là phụ lục: giấy tờ pháp lý, thư ủng hộ, ảnh, báo giá. Chỉ đưa những gì được yêu cầu hoặc thật sự hữu ích, đừng nhồi.
Viết cho người đọc bận
Người chấm hồ sơ thường đọc rất nhiều bộ trong một đợt. Hãy viết câu ngắn, mỗi đoạn một ý, dùng tiêu đề rõ ràng. Thuật ngữ chuyên môn thì giải thích ngay.
Dùng ví dụ cụ thể thay cho tính từ. Thay vì viết trẻ em ở đây rất thiệt thòi, hãy viết điểm trường gần nhất cách bản hơn một giờ đi bộ đường đất. Một chi tiết như vậy làm người đọc thấy được vấn đề.
Nhất quán con số. Số người hưởng lợi ở phần tóm tắt phải khớp với phần mục tiêu và phần ngân sách. Lệch số là một trong những dấu hiệu khiến người chấm mất tin.
Viết xong, nhờ một người ngoài nhóm đọc và kể lại dự án bằng lời của họ. Nếu họ kể sai, hồ sơ chưa đủ rõ.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ xin tài trợ nên dài bao nhiêu trang?
Theo đúng giới hạn của nhà tài trợ. Nếu không có giới hạn, hãy viết ngắn nhất có thể mà vẫn đủ ý; người chấm thường đánh giá cao sự gọn gàng.
Không có mẫu riêng thì trình bày theo thứ tự nào?
Có thể theo thứ tự tóm tắt, giới thiệu đơn vị, vấn đề, mục tiêu, kế hoạch, ngân sách, đánh giá, bền vững và phụ lục. Đây là thứ tự phổ biến dễ đọc.
Có nên gửi một hồ sơ cho nhiều nhà tài trợ cùng lúc?
Có thể dùng chung phần lõi, nhưng phải chỉnh lại theo mẫu và ưu tiên của từng nơi. Nếu nhận được nhiều nguồn cho cùng hoạt động, phải báo rõ để tránh trùng tài trợ.
Phụ lục nên gồm những gì?
Giấy tờ pháp lý của đơn vị, thư ủng hộ của đối tác hoặc chính quyền địa phương, báo giá cho các khoản lớn, ảnh hoặc tài liệu chứng minh năng lực. Chỉ đưa những gì liên quan.
Ai trong nhóm nên viết hồ sơ?
Nên có một người viết chính để giọng văn nhất quán, nhưng người làm trực tiếp từng phần như ngân sách hay hoạt động cần góp ý và kiểm tra. Hồ sơ tốt là kết quả của cả nhóm.
