Trong lần gặp đầu tiên với nhà tài trợ, bạn nên dành phần lớn thời gian để hỏi và lắng nghe xem họ đang quan tâm điều gì, rồi mới giới thiệu dự án một cách ngắn gọn theo hướng khớp với điều đó, và kết thúc bằng một bước tiếp theo rõ ràng. Nhiều người làm ngược lại: nói liền nửa giờ về dự án, rồi ra về mà không biết người ngồi đối diện thật sự muốn gì.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Cuộc gặp đầu tiên thường chỉ kéo dài nửa giờ, nhưng nó quyết định nhiều thứ. Hôm nay mình đi từ lúc chuẩn bị ở nhà, qua lúc ngồi xuống, tới lúc bắt tay ra về.
Chuẩn bị trước: biết người mình sắp gặp
Trước khi gặp, tìm hiểu xem doanh nghiệp hay tổ chức đó làm gì, đã từng tài trợ cho những hoạt động nào, người bạn sắp gặp phụ trách mảng gì. Những thông tin này thường có trên trang của họ, hoặc hỏi người đã giới thiệu bạn.
Đoán trước một vài điều họ có thể quan tâm. Một công ty đang mở rộng sang khu vực mới có thể muốn gắn bó với cộng đồng ở đó. Một quỹ giáo dục có thể đang tìm mô hình nhân rộng được.
Chuẩn bị một bản giới thiệu ngắn về dự án mà bạn có thể nói trong hai phút, và một tập tài liệu mỏng để để lại. Đừng mang theo hồ sơ năm mươi trang.
Thống nhất trong nhóm ai đi, ai nói chính, ai ghi chép. Hai người là vừa. Đi đông quá làm người tiếp bối rối.
Hỏi nhiều hơn nói
Sau lời chào, đừng lao ngay vào giới thiệu dự án. Hãy hỏi trước: năm nay bên anh chị đang ưu tiên những hoạt động nào, những lần tài trợ trước điều gì làm anh chị hài lòng, điều gì chưa ổn.
Những câu hỏi này cho bạn biết cách trình bày dự án sao cho chạm đúng chỗ. Nếu họ nói đang muốn gắn bó với người trẻ, bạn sẽ nhấn mạnh phần thanh niên của dự án. Nếu họ nói lần trước khó chịu vì không nhận được báo cáo, bạn sẽ nói kỹ về cách nhóm báo cáo.
Lắng nghe thật sự, ghi chép, hỏi lại khi chưa rõ. Người ta cảm nhận được khi họ được lắng nghe, và đó là nền móng của mọi mối quan hệ.
Một quy tắc dễ nhớ là để người đối diện nói ít nhất một nửa thời gian. Nếu bạn nói liên tục quá mười phút, hãy dừng lại và hỏi.
Giới thiệu dự án sao cho gọn mà đọng lại
Khi tới lượt mình, hãy giới thiệu trong vài phút: vấn đề là gì, nhóm sẽ làm gì, cho ai, kết quả mong đợi, và nhà tài trợ có thể tham gia ra sao. Kể một câu chuyện cụ thể hay một con người cụ thể nếu có, vì người nghe nhớ chuyện hơn nhớ số.
Nối dự án với những gì họ vừa nói. Ví dụ: anh chị vừa nhắc tới việc muốn gắn bó với thanh niên khu công nghiệp, dự án lớp học buổi tối của bọn em chính là cho các bạn đó.
Đừng nói về tiền ngay câu đầu, nhưng cũng đừng né. Khi họ hỏi cần bao nhiêu, nói rõ con số và nó dùng vào việc gì. Ấp úng về tiền làm người nghe thấy bạn chưa chuẩn bị.
Nếu có tài liệu, đưa khi cần minh hoạ, đừng đưa ngay từ đầu để người ta cúi xuống đọc thay vì nghe bạn.
Khi gặp câu hỏi khó
Nhà tài trợ có kinh nghiệm thường hỏi những câu thẳng: nếu không có bên anh chị thì dự án có làm được không, nhóm đã làm dự án nào chưa thành công, làm sao biết tiền dùng đúng.
Trả lời thật. Nếu chưa biết, nói là chưa biết và hẹn trả lời sau. Nếu nhóm từng thất bại, kể ngắn gọn và nói đã học được gì. Sự thật thà ở những câu này gây ấn tượng mạnh hơn mọi lời hứa.
Có khi nhà tài trợ đề nghị thay đổi dự án cho hợp với họ. Đừng đồng ý ngay tại chỗ nếu thay đổi đó lớn. Hãy nói cảm ơn góp ý, nhóm sẽ bàn lại và trả lời.
Giữ bình tĩnh nếu cuộc gặp không như ý. Có khi người tiếp bạn chỉ đang làm nhiệm vụ thu thập thông tin, không có quyền quyết. Một cuộc gặp tử tế vẫn để lại dấu ấn.
Chốt bước tiếp theo và theo sau cuộc gặp
Trước khi ra về, hãy hỏi rõ bước tiếp theo: em nên gửi hồ sơ cho ai, khi nào thì bên anh chị xét, em có thể liên hệ lại vào lúc nào. Một cuộc gặp không có bước tiếp theo thường trôi vào quên lãng.
Trong vòng một hai ngày, gửi một lời cảm ơn ngắn, nhắc lại những điểm chính đã bàn và những gì bạn hứa gửi. Nếu có tài liệu bổ sung, gửi kèm.
Ghi lại cuộc gặp vào sổ theo dõi của nhóm: gặp ai, họ quan tâm gì, đã hứa gì, lần tới liên lạc khi nào. Người sau trong nhóm sẽ biết bối cảnh.
Và giữ đúng những gì đã hứa trong cuộc gặp, dù là việc nhỏ như gửi một tấm ảnh. Lời hứa nhỏ được giữ là bằng chứng đầu tiên cho thấy nhóm đáng tin.
Câu hỏi thường gặp
Lần gặp đầu có nên nói ngay số tiền cần xin không?
Không cần mở đầu bằng số tiền, nhưng nếu được hỏi thì nói rõ con số và mục đích sử dụng. Né tránh câu hỏi về tiền dễ làm người nghe thấy bạn thiếu chuẩn bị.
Nên gặp ở văn phòng nhà tài trợ hay mời họ tới thăm dự án?
Lần đầu thường gặp ở nơi thuận tiện cho nhà tài trợ. Mời họ tới thăm dự án là bước rất tốt ở lần sau, khi họ đã quan tâm.
Có nên mang quà khi gặp nhà tài trợ lần đầu?
Không cần. Nếu muốn, một món nhỏ do người hưởng lợi làm ra có thể là cách giới thiệu dự án, nhưng tránh quà có giá trị khiến người nhận khó xử.
Gặp xong mà họ không nói gì về tài trợ thì hiểu thế nào?
Có thể họ cần thời gian hoặc cần báo cáo lên cấp trên. Hãy hỏi lịch sự về bước tiếp theo và thời gian phản hồi dự kiến.
Gặp trực tuyến có hiệu quả bằng gặp trực tiếp không?
Gặp trực tuyến tiện lợi và vẫn hiệu quả nếu chuẩn bị tốt. Tuy vậy, với nhà tài trợ quan trọng, một cuộc gặp trực tiếp thường tạo kết nối sâu hơn.
