Một mục tiêu tốt trong hồ sơ tài trợ nói rõ điều gì sẽ thay đổi, thay đổi cho ai, tới mức nào và trong bao lâu; còn chỉ số là con số hoặc dấu hiệu cụ thể cho biết thay đổi đó đã thật sự xảy ra. Mục tiêu kiểu nâng cao nhận thức cho cộng đồng nghe hay nhưng không ai biết khi nào đã đạt, nên người chấm hồ sơ rất ngại.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Phần mục tiêu là chỗ hồ sơ hay bị gạch đỏ nhiều nhất, không phải vì người viết lười mà vì người viết lẫn lộn giữa việc mình làm và điều mình muốn thay đổi. Hôm nay mình gỡ cái rối đó.
Hoạt động, đầu ra và kết quả khác nhau thế nào?
Hãy hình dung một dự án dạy bơi cho trẻ em vùng sông nước. Hoạt động là những việc nhóm làm: thuê bể, mời huấn luyện viên, tổ chức các khoá học. Đầu ra là sản phẩm trực tiếp của hoạt động: tổ chức được bao nhiêu khoá, bao nhiêu em tham gia.
Kết quả là sự thay đổi ở người hưởng lợi: bao nhiêu em biết bơi được một quãng nhất định, biết cách xử lý khi gặp nguy hiểm dưới nước. Xa hơn nữa là tác động, như giảm tai nạn đuối nước ở địa phương.
Nhiều hồ sơ chỉ viết đầu ra, kiểu tổ chức mười khoá bơi cho hai trăm em, rồi gọi đó là mục tiêu. Nhưng hai trăm em tham gia chưa chắc hai trăm em biết bơi.
Nhà tài trợ quan tâm tới kết quả, vì đó mới là thứ tiền của họ mua được. Đầu ra là cách để đạt kết quả, không phải đích đến.
Viết mục tiêu cho cụ thể
Một mục tiêu cụ thể trả lời đủ các câu: ai, thay đổi gì, bao nhiêu, ở đâu, khi nào. Ví dụ: sau sáu tháng, ít nhất phần lớn số trẻ tham gia khoá học ở hai xã ven sông tự bơi được một quãng ngắn và biết cách nổi chờ cứu.
Bạn thấy mục tiêu đó có thể kiểm được: cuối khoá, huấn luyện viên kiểm tra từng em. Không cần khảo sát phức tạp.
Tránh những động từ mơ hồ như nâng cao, tăng cường, góp phần. Nếu buộc phải dùng, hãy đi kèm một chỉ số cụ thể cho biết nâng cao tới đâu.
Một dự án nhỏ nên có ít mục tiêu, hai ba là đủ. Mười mục tiêu cho một dự án một năm làm người đọc nghi ngờ nhóm có hiểu mình đang tập trung vào điều gì.
Chọn chỉ số đo được và đo nổi
Chỉ số tốt có hai phẩm chất: đo được và đo nổi. Đo được nghĩa là có cách xác định rõ ràng. Đo nổi nghĩa là nhóm có đủ người, thời gian và tiền để đo thật.
Ví dụ chỉ số tỷ lệ đuối nước trong toàn huyện giảm là chỉ số tác động có ý nghĩa, nhưng một nhóm nhỏ không đo nổi, và nó còn chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác ngoài dự án. Chỉ số số trẻ vượt qua bài kiểm tra bơi cuối khoá thì đo nổi và gắn trực tiếp với dự án.
Nên có điểm xuất phát. Muốn nói thay đổi, phải biết lúc đầu thế nào. Kiểm tra các em trước khoá học để biết bao nhiêu em đã biết bơi, rồi so với cuối khoá.
Chỉ số không nhất thiết là con số. Có những dấu hiệu định tính, như phụ huynh kể lại con đã tự tin hơn khi đi qua cầu khỉ. Ghi chép những câu chuyện đó một cách có hệ thống cũng là một cách đo.
Đặt mức vừa sức, đừng hứa quá tay
Hồ sơ thường bị kéo về hai phía: hứa nhiều để được duyệt, hay hứa ít để chắc chắn đạt. Cả hai đều có vấn đề.
Hứa quá tay dẫn tới báo cáo cuối kỳ khó viết. Nhà tài trợ sẽ hỏi vì sao không đạt, và nhóm phải giải thích những điều lẽ ra đã thấy từ đầu.
Hứa quá ít thì người chấm thấy dự án không đáng đầu tư, hoặc nghi ngờ nhóm không tự tin.
Cách đặt mức hợp lý là dựa vào kinh nghiệm: lần trước nhóm làm được bao nhiêu, dự án tương tự ở nơi khác đạt được bao nhiêu nếu có thông tin đáng tin. Nếu là lần đầu, nói rõ đây là ước tính và sẽ điều chỉnh sau giai đoạn đầu.
Nối mục tiêu với kế hoạch theo dõi
Mỗi chỉ số trong phần mục tiêu phải xuất hiện lại trong phần theo dõi đánh giá: đo khi nào, ai đo, bằng công cụ gì, ghi ở đâu. Nếu một chỉ số không có kế hoạch đo, nó chỉ là lời hứa.
Một bảng đơn giản với các cột mục tiêu, chỉ số, điểm xuất phát, mức mong đợi, cách đo, thời điểm đo, người phụ trách giúp người đọc và chính nhóm nhìn thấy toàn cảnh.
Ngân sách cũng phải có tiền cho việc đo. In phiếu, đi lại để kiểm tra, công người tổng hợp. Thiếu khoản này, đến cuối dự án nhóm sẽ phải đoán thay vì đo.
Khi dự án chạy, dùng số liệu đo được để điều chỉnh, không chỉ để báo cáo. Nếu giữa chừng thấy ít em tiến bộ, đó là lúc đổi cách dạy, chứ không phải đợi tới cuối kỳ mới biết.
Câu hỏi thường gặp
Mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể khác nhau thế nào?
Mục tiêu chung là đích lớn dự án góp phần vào, thường dài hạn và rộng. Mục tiêu cụ thể là những thay đổi dự án tự mình tạo ra và đo được trong thời gian dự án.
Dự án không đạt chỉ số đã hứa thì có sao không?
Không đạt không phải lúc nào cũng là thất bại, nhưng phải báo cáo trung thực, giải thích nguyên nhân và bài học. Nhà tài trợ thường đánh giá cao sự thẳng thắn hơn là con số được làm đẹp.
Có nên dùng tỷ lệ phần trăm trong chỉ số?
Có thể, nếu bạn có điểm xuất phát rõ ràng và số lượng đủ lớn để tỷ lệ có ý nghĩa. Với nhóm nhỏ, nêu số người cụ thể thường dễ hiểu và dễ kiểm hơn.
Chỉ số định tính có được nhà tài trợ chấp nhận không?
Nhiều nhà tài trợ chấp nhận, nhất là khi được thu thập có hệ thống như phỏng vấn ngắn, ghi chép quan sát. Nên kết hợp với ít nhất một chỉ số định lượng.
Ai nên tham gia đặt mục tiêu dự án?
Ngoài nhóm thực hiện, nên hỏi ý kiến người hưởng lợi và đối tác địa phương. Họ giúp mục tiêu sát với điều thật sự cần thay đổi và thực tế hơn.
