Khi nhà tài trợ muốn can thiệp vào nội dung, việc đầu tiên là lắng nghe để hiểu điều họ thật sự lo, rồi phân biệt góp ý hợp lý với yêu cầu làm lệch mục đích, đề xuất một cách dung hoà nếu có, và giữ vững những điểm cốt lõi. Cách đỡ đau nhất là đã thoả thuận ranh giới về nội dung ngay từ lúc nhận tài trợ.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Có những cuộc gọi khó: nhà tài trợ đề nghị bỏ một tiết mục, thay một diễn giả, đưa thêm sản phẩm vào một hoạt động cho trẻ em. Hôm nay mình bàn cách đi qua những cuộc gọi đó mà không đánh mất mình, cũng không đánh mất nhà tài trợ một cách không cần thiết.
Đằng sau yêu cầu thường là một nỗi lo
Khi nhà tài trợ yêu cầu thay đổi, thường có một lý do đằng sau. Họ lo nội dung gây tranh cãi làm ảnh hưởng thương hiệu. Họ thấy một phần chương trình không hợp với khách hàng của họ. Họ muốn quyền lợi rõ hơn vì sếp đang hỏi.
Hãy hỏi thẳng nhưng nhẹ nhàng: anh chị lo điều gì về phần này. Câu trả lời thường mở ra những cách giải quyết mà bạn chưa nghĩ tới.
Có khi nỗi lo đó hợp lý. Một diễn giả có phát ngôn gây tranh cãi gần đây, một tiết mục có hình ảnh dễ bị hiểu sai. Lúc đó góp ý của nhà tài trợ là giúp bạn.
Có khi nỗi lo đó chỉ là quyền lợi chưa được đáp ứng. Giải quyết quyền lợi thì yêu cầu về nội dung tự biến mất.
Góp ý hợp lý và yêu cầu làm lệch mục đích
Một cách phân biệt đơn giản: thay đổi này có làm dự án đi khác đi so với điều đã hứa với người hưởng lợi và với chính nhóm không.
Đổi giờ một tiết mục, đổi vị trí treo băng rôn, thêm một lời cảm ơn là góp ý vặt, thường chấp nhận được. Bỏ một nội dung giáo dục quan trọng vì nó chạm tới ngành hàng của nhà tài trợ, đưa quảng cáo sản phẩm không phù hợp vào hoạt động cho trẻ em, là làm lệch mục đích.
Ví dụ một chương trình về dinh dưỡng học đường được một hãng nước ngọt tài trợ, rồi hãng đề nghị bỏ phần nói về hạn chế đồ uống có đường. Yêu cầu đó đi thẳng vào cốt lõi, và chấp nhận là bạn đã nói sai với học sinh.
Viết ra những điều cốt lõi của dự án từ trước, khi chưa có áp lực. Khi tình huống tới, bạn chỉ cần đối chiếu.
Tìm cách dung hoà trước khi nói không
Phần lớn tình huống có thể dung hoà. Nếu nhà tài trợ lo một nội dung nhạy cảm, có thể giữ nội dung nhưng thay cách trình bày, thêm bối cảnh, hoặc làm rõ đó là quan điểm của diễn giả chứ không phải của nhà tài trợ.
Nếu nhà tài trợ muốn hiện diện nhiều hơn, có thể tăng quyền lợi ở những chỗ không chạm vào nội dung, như phần đón tiếp, phần giao lưu sau chương trình.
Hãy đưa ra hai ba phương án để họ chọn, thay vì một câu có hoặc không. Người ta dễ đồng ý hơn khi được chọn.
Ghi lại những gì đã thống nhất bằng văn bản ngắn, gửi cho cả hai bên. Tránh việc mỗi bên nhớ một kiểu.
Khi phải nói không
Nếu yêu cầu chạm vào cốt lõi và không có cách dung hoà, bạn cần nói không. Hãy nói rõ ràng, lịch sự, giải thích lý do bằng mục đích của dự án chứ không bằng cảm xúc.
Chuẩn bị tinh thần có thể mất khoản tài trợ đó. Nếu nhóm đã đa dạng nguồn quỹ, cú mất này sẽ đỡ đau hơn nhiều. Đây là một lý do nữa để không phụ thuộc vào một nhà tài trợ.
Hỏi ý kiến những người có trách nhiệm trong nhóm trước khi trả lời. Một quyết định như vậy không nên do một người làm.
Kinh nghiệm của nhiều người làm nghề là: nhà tài trợ tôn trọng những nhóm biết giữ nguyên tắc. Có khi chính lời từ chối có lý lẽ khiến họ tin bạn hơn.
Sau khi nói không, hãy giữ thái độ tử tế. Gửi lời cảm ơn vì những gì họ đã đồng hành tới lúc đó, và để ngỏ cánh cửa cho những dự án khác hợp hơn với họ. Bất đồng về một nội dung không nhất thiết là dấu chấm hết cho cả mối quan hệ.
Phòng trước bằng thoả thuận rõ ràng
Cách tốt nhất để tránh tình huống này là nói về nó từ đầu. Trong thoả thuận tài trợ, hãy ghi rõ quyền lợi của nhà tài trợ gồm những gì, và nội dung chương trình do bên tổ chức quyết định.
Có thể thêm một điều: nhà tài trợ được xem trước chương trình và góp ý, nhưng quyết định cuối thuộc về bên tổ chức. Điều này cho họ cảm giác được tham gia mà không trao quyền quyết định.
Chọn nhà tài trợ phù hợp với nội dung ngay từ đầu cũng là phòng ngừa. Đừng nhận tài trợ từ một doanh nghiệp mà sản phẩm đi ngược với thông điệp của bạn, vì xung đột gần như chắc chắn sẽ tới.
Và giữ liên lạc thường xuyên trong quá trình chuẩn bị. Nhà tài trợ biết trước nội dung thì ít khi bất ngờ và phản ứng mạnh vào phút chót.
Câu hỏi thường gặp
Nhà tài trợ có quyền yêu cầu xem trước nội dung không?
Có thể thoả thuận cho họ xem trước và góp ý. Điều quan trọng là ghi rõ trong thoả thuận ai là người quyết định cuối cùng về nội dung.
Từ chối yêu cầu có làm mất nhà tài trợ không?
Có thể, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Một lời từ chối lịch sự, có lý lẽ rõ ràng và kèm phương án thay thế thường được nhiều nhà tài trợ tôn trọng.
Nếu đã nhận tiền rồi mới có yêu cầu thay đổi thì sao?
Hãy xem lại thoả thuận đã ký và trao đổi trên cơ sở đó. Nếu bất đồng lớn và liên quan tới tiền, nên hỏi ý kiến người hiểu pháp lý trước khi quyết định.
Có nên đưa sản phẩm nhà tài trợ vào hoạt động cho trẻ em?
Cần rất thận trọng, chỉ khi sản phẩm phù hợp với lứa tuổi và không biến hoạt động thành quảng cáo. Với đồ ăn uống không tốt cho sức khoẻ, tốt nhất là không.
Ai trong nhóm nên quyết định khi có xung đột với nhà tài trợ?
Nên là những người có trách nhiệm chung với dự án, bàn bạc tập thể. Quyết định ảnh hưởng tới mục đích dự án không nên để một cá nhân gánh.
