Khi một nhà tài trợ rút lui chỉ vài tuần trước sự kiện, điều cần làm trước tiên là tính lại chính xác mình đang thiếu bao nhiêu, rồi cùng lúc cắt những khoản chưa cần, gọi cho người quen, xin hiện vật thay tiền và trao đổi thẳng thắn với nhà cung cấp. Đừng lao vào gửi thư hàng loạt, vì lúc này thứ bạn thiếu nhất là thời gian.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Ai làm sự kiện đủ lâu đều từng nhận cuộc gọi đó: bên anh rất tiếc, năm nay công ty thay đổi kế hoạch. Tim chùng xuống, cả nhóm nhìn nhau. Hôm nay mình đi qua từng bước xoay xở, và cả những gì nên làm từ trước để cuộc gọi đó bớt đáng sợ.
Bình tĩnh tính lại: mình thật sự thiếu bao nhiêu?
Phản xạ đầu tiên là lấy số tiền nhà tài trợ đã hứa và coi đó là lỗ hổng. Nhưng con số thật thường khác. Có những khoản chi gắn với chính nhà tài trợ đó, như in ấn có logo của họ, gian hàng dành riêng cho họ, phần quà họ định phát. Họ rút thì các khoản ấy cũng biến mất.
Ngồi lại với bảng ngân sách, gạch bỏ những gì không còn cần, rồi tính lỗ hổng mới. Nhiều khi nó nhỏ hơn đáng kể so với cú sốc ban đầu.
Tiếp theo, chia phần còn thiếu thành từng khoản cụ thể: thuê âm thanh, thù lao khách mời, thuê địa điểm. Mỗi khoản có hướng xử lý riêng, có cái cắt được, có cái xin hiện vật được, có cái bắt buộc phải có tiền.
Chỉ khi nhìn rõ như vậy, bạn mới nói chuyện được với người khác một cách thuyết phục. Câu chúng em đang thiếu khoảng tám triệu cho âm thanh ánh sáng dễ nhận lời hơn nhiều so với câu chúng em đang gặp khó khăn về kinh phí.
Cắt gì trước, giữ gì đến cùng?
Có một thứ tự hợp lý khi cắt. Cắt trước những gì để trang trí, để đẹp, những gì người tham dự không nhận ra nếu thiếu. Phông nền cầu kỳ, quà tặng đắt tiền, tiệc sau chương trình đều nằm ở nhóm này.
Giữ đến cùng những gì là lời hứa với người tham dự và an toàn của họ. Nếu bạn đã quảng bá có một khách mời, có một hoạt động chính, hãy cố giữ. Nếu sự kiện ngoài trời, những khoản cho y tế, nước uống, che nắng mưa là không được cắt.
Nói chuyện thẳng với nhà cung cấp. Nhiều đơn vị cho thuê sẵn sàng giảm cấu hình, đổi gói nhỏ hơn hoặc cho trả chậm một phần nếu bạn nói thật sớm. Nói muộn, họ đã chuẩn bị xong, khó giúp được.
Và cân nhắc thu nhỏ quy mô. Một buổi diễn trong hội trường nhỏ đầy người vẫn ấm hơn một sân khấu lớn nửa trống, nhất là khi tiết kiệm được một khoản đáng kể.
Tìm nguồn thay thế trong vài tuần
Trong thời gian ngắn, nguồn đáng tin nhất là những người đã biết bạn. Gọi cho nhà tài trợ hiện tại xem ai có thể tăng mức, kể thật tình hình, đề nghị đổi lại một quyền lợi mà nhà tài trợ đã rút để lại, ví dụ vị trí trên sân khấu.
Tiếp theo là cựu thành viên, phụ huynh, người trong mạng lưới. Một lời nhắn cá nhân kiểu chúng em vừa mất một nhà tài trợ, anh chị có thể giới thiệu giúp không thường được hưởng ứng hơn mọi lá thư chung.
Tài trợ hiện vật là đường tắt. Bạn thiếu tiền âm thanh, hãy hỏi thẳng các đơn vị cho thuê xem ai sẵn sàng tài trợ một phần đổi lấy ghi nhận. Bạn thiếu tiền in, hãy hỏi tiệm in quen.
Nếu sự kiện có bán vé hoặc có người tham dự sẵn lòng góp, một đợt kêu gọi ủng hộ nhỏ cũng là lựa chọn, miễn là bạn nói rõ tiền dùng vào đâu và báo cáo lại sau đó.
Ứng xử với nhà tài trợ đã rút lui
Dù bực mình, đừng nói nặng, đừng lên mạng kể lể. Lý do rút lui có thể là thay đổi trong công ty mà chính người liên lạc với bạn cũng không quyết được. Giữ thể diện cho họ là giữ cánh cửa cho những năm sau.
Hãy hỏi nhẹ nhàng xem họ có thể hỗ trợ ở mức thấp hơn không, hay hỗ trợ bằng hiện vật, hay giới thiệu một đơn vị khác. Đôi khi họ áy náy và sẵn sàng giúp theo cách khác.
Nếu đã có thoả thuận bằng văn bản, xem lại các điều khoản. Có thể đã có quy định về việc huỷ, về khoản đã chi trước cho họ. Bàn bạc trên cơ sở đó, và nếu số tiền đáng kể, hỏi ý kiến người hiểu pháp lý trước khi đòi hỏi gì.
Cuối cùng, gỡ mọi dấu vết của họ khỏi tài liệu quảng bá còn đang chạy. Để logo của người đã rút lui trên băng rôn vừa không công bằng với nhà tài trợ khác, vừa làm người tham dự hiểu lầm.
Phòng trước để lần sau đỡ chới với
Bài học lớn nhất là không để một nhà tài trợ chiếm quá phần lớn ngân sách. Nếu một người rút mà cả sự kiện sụp, cấu trúc nguồn tiền đã quá mong manh từ đầu.
Hãy có thoả thuận bằng văn bản sớm, ghi rõ khoản tài trợ, thời hạn chuyển tiền và điều gì xảy ra nếu một bên huỷ. Nhiều nhóm ngại đề nghị ký vì sợ người ta phật ý, nhưng văn bản bảo vệ cả hai phía.
Đặt mốc chuyển tiền trước khi bạn phải chi những khoản lớn. Nhận một phần tiền sớm cũng là cách kiểm tra cam kết: ai chần chừ chuyển phần đầu thường là người dễ rút lui về sau.
Và luôn có một ngân sách phương án hai, bản thu gọn của sự kiện mà nhóm đã thống nhất trước. Khi tin xấu tới, bạn không phải bàn lại từ đầu, chỉ cần chuyển sang bản đã có sẵn.
Câu hỏi thường gặp
Có nên đòi bồi thường khi nhà tài trợ rút lui?
Chỉ nên tính tới khi đã có thoả thuận bằng văn bản quy định rõ việc này và thiệt hại là đáng kể. Trước khi làm, hãy hỏi ý kiến luật sư hoặc người hiểu pháp lý, và cân nhắc giá trị của mối quan hệ lâu dài.
Có nên báo cho người tham dự biết sự kiện bị thu nhỏ?
Nếu thay đổi ảnh hưởng tới những gì đã hứa với họ, nên báo sớm và trung thực. Người tham dự thường thông cảm hơn bạn nghĩ, nhưng sẽ không thông cảm nếu bị bất ngờ vào ngày diễn ra.
Một nhà tài trợ chiếm bao nhiêu phần ngân sách là quá nhiều?
Không có ngưỡng chung, nhưng nếu một người rút mà sự kiện không thể diễn ra thì đó là dấu hiệu quá phụ thuộc. Nên cố gắng để không ai chiếm phần lớn ngân sách.
Hoãn sự kiện có phải là lựa chọn tốt?
Đôi khi là lựa chọn đúng, nhất là khi thiếu hụt ảnh hưởng tới an toàn hoặc chất lượng cốt lõi. Nhưng hoãn cũng có chi phí riêng như đặt cọc, lịch của khách mời và niềm tin của người tham dự, nên cần cân nhắc kỹ.
Làm sao biết một nhà tài trợ có nguy cơ rút lui?
Những dấu hiệu thường gặp là chần chừ ký văn bản, chậm chuyển phần tiền đầu, thay người liên lạc liên tục hoặc trả lời ngày càng mơ hồ. Gặp các dấu hiệu này, hãy chuẩn bị phương án dự phòng sớm.
