Một thoả thuận tài trợ nên ghi rõ hai bên là ai, khoản tài trợ gồm những gì và chuyển vào lúc nào, tiền được dùng cho mục đích gì, nhà tài trợ nhận lại những quyền lợi nào, bên nhận phải báo cáo ra sao, ai quyết định nội dung, và điều gì xảy ra nếu một bên huỷ hoặc có thay đổi. Với khoản lớn hay tình huống phức tạp, hãy nhờ luật sư xem trước khi ký.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Nhiều nhóm ngại đưa văn bản cho nhà tài trợ ký vì sợ làm mất không khí tin tưởng. Mình nghĩ ngược lại: văn bản rõ ràng chính là thứ giữ cho niềm tin đó không bị sứt mẻ khi có chuyện. Tập này nói về nội dung, không thay cho lời khuyên pháp lý.
Vì sao cần văn bản, kể cả với khoản nhỏ?
Lời hứa miệng dễ bị hiểu khác nhau. Bên nhận nhớ là được tài trợ trọn gói nước uống, bên cho nhớ là chỉ hai trăm chai. Tới ngày sự kiện mới vỡ lẽ, và cả hai đều thấy mình đúng.
Văn bản không cần dày. Với khoản nhỏ, một biên bản ghi nhớ một trang là đủ. Với khoản lớn, cần một thoả thuận đầy đủ hơn, có khi theo mẫu của bên tài trợ.
Văn bản còn là chứng từ cho cả hai bên khi làm sổ sách, khi báo cáo với cấp trên hay với cơ quan quản lý. Nhà tài trợ là doanh nghiệp thường cần nó để hạch toán.
Đề nghị ký văn bản không phải là nghi ngờ. Bạn có thể nói nhẹ nhàng: để hai bên cùng rõ và tiện cho bên anh chị làm thủ tục nội bộ.
Các bên, khoản tài trợ và thời điểm chuyển
Phần đầu ghi thông tin hai bên: tên đơn vị, người đại diện, địa chỉ liên lạc. Nếu bên nhận là nhóm chưa có tư cách pháp nhân, cần ghi rõ ai đứng ra chịu trách nhiệm, hoặc có một đơn vị bảo trợ đứng tên.
Khoản tài trợ ghi cụ thể: bao nhiêu tiền, hoặc hiện vật gì, số lượng, quy cách, giá trị quy đổi. Không ghi chung chung kiểu hỗ trợ kinh phí tổ chức.
Thời điểm và cách chuyển: chuyển một lần hay nhiều đợt, mỗi đợt khi nào, điều kiện để chuyển đợt sau, chuyển vào tài khoản nào. Với hiện vật, ghi ngày giao, nơi giao, người nhận.
Chia nhiều đợt có lợi cho cả hai: nhà tài trợ yên tâm vì tiền đi theo tiến độ, bên nhận có tiền đúng lúc cần. Đợt đầu nên đủ để bắt đầu công việc.
Ghi luôn ai chịu những chi phí phát sinh khi chuyển, như phí ngân hàng hay tiền vận chuyển hiện vật. Những khoản nhỏ này không ghi thì dễ thành chuyện tị nạnh về sau.
Mục đích sử dụng và quyền lợi
Ghi rõ khoản tài trợ được dùng cho việc gì. Có thể dùng cho toàn bộ dự án, hoặc chỉ một hạng mục cụ thể. Ghi rõ có được linh hoạt chuyển giữa các hạng mục không, và nếu chuyển thì cần báo ai.
Quyền lợi của nhà tài trợ liệt kê từng mục: logo ở đâu, kích thước, bao nhiêu lần nhắc tên, vé mời, gian hàng, bài đăng. Càng cụ thể càng tránh hiểu lầm.
Nếu có độc quyền ngành hàng, ghi rõ phạm vi: những ngành nào, trong thời gian nào.
Nếu nhà tài trợ muốn giấu tên, ghi rõ điều đó, để không ai trong nhóm vô tình công khai.
Báo cáo, nội dung và sở hữu hình ảnh
Nghĩa vụ báo cáo: bên nhận gửi báo cáo gì, khi nào, gồm những phần nào, như báo cáo hoạt động, báo cáo tài chính, ảnh. Nếu nhà tài trợ muốn kiểm tra chứng từ, ghi rõ cách thức.
Quyền quyết định nội dung: nhà tài trợ được góp ý tới đâu, ai quyết định cuối cùng. Điều này tránh được nhiều tranh cãi về sau.
Hình ảnh và tư liệu: ai được dùng ảnh, video của sự kiện, dùng vào việc gì. Nếu có hình ảnh người hưởng lợi, nhất là trẻ em, ghi rõ việc sử dụng phải có sự đồng ý của họ.
Bảo mật thông tin nếu có, như số tiền tài trợ hay thông tin cá nhân người hưởng lợi.
Khi có thay đổi, huỷ bỏ hay tranh chấp
Đây là phần nhiều người bỏ qua vì không muốn nghĩ tới chuyện xấu. Nhưng chính phần này cứu bạn khi chuyện xấu xảy ra.
Ghi rõ nếu sự kiện bị hoãn hoặc huỷ vì lý do khách quan như thiên tai, dịch bệnh, thì xử lý tiền đã chuyển thế nào. Nếu nhà tài trợ rút lui, họ có phải trả phần chi phí đã phát sinh không. Nếu bên nhận không thực hiện đúng, nhà tài trợ có quyền gì.
Ghi cách hai bên giải quyết khi có bất đồng: trước hết thương lượng, sau đó mới tới các bước khác theo quy định pháp luật.
Mình không đưa ra mẫu điều khoản cụ thể vì mỗi trường hợp khác nhau và quy định có thể thay đổi. Với khoản tài trợ lớn, có điều kiện phức tạp hoặc liên quan tới nước ngoài, hãy nhờ luật sư hoặc người hiểu pháp lý xem trước khi ký.
Sau khi ký, mỗi bên giữ một bản, và bên nhận nên chia sẻ những điều khoản quan trọng cho người phụ trách trong nhóm. Văn bản nằm trong ngăn kéo của một người thì cũng như không có.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản ghi nhớ và hợp đồng tài trợ khác nhau thế nào?
Biên bản ghi nhớ thường ngắn gọn, ghi những điểm chính hai bên đã thống nhất. Hợp đồng chi tiết hơn và ràng buộc chặt hơn. Mức độ ràng buộc cụ thể nên hỏi người hiểu pháp lý.
Nhóm thiện nguyện không có con dấu có ký thoả thuận được không?
Có thể ký với tư cách cá nhân đại diện nhóm hoặc thông qua một đơn vị bảo trợ. Hãy trao đổi rõ với nhà tài trợ và hỏi người hiểu pháp lý về cách làm phù hợp.
Có nên dùng mẫu hợp đồng tài trợ trên mạng?
Có thể tham khảo cấu trúc, nhưng cần chỉnh cho đúng tình huống của bạn. Mẫu chung thường thiếu những điều khoản đặc thù như hiện vật, độc quyền hay hình ảnh.
Nhà tài trợ đưa mẫu hợp đồng của họ thì có nên ký ngay?
Hãy đọc kỹ, nhất là phần nghĩa vụ của bên nhận và phần huỷ bỏ. Nếu có điều khoản chưa hợp lý, đề nghị sửa trước khi ký; với khoản lớn, nhờ luật sư xem.
Thoả thuận tài trợ có cần công chứng không?
Thường không bắt buộc với thoả thuận tài trợ thông thường, nhưng tuỳ tính chất và giá trị. Hãy hỏi luật sư hoặc cơ quan có thẩm quyền nếu chưa chắc.
