Một lá thư ngỏ xin tài trợ tốt chỉ cần một trang: gửi đúng tên người nhận, nói ngay ở đoạn đầu mình là ai và đề nghị điều gì, giải thích vì sao chính người nhận nên quan tâm, đề xuất một bước tiếp theo cụ thể như một cuộc gặp ngắn, rồi kết thúc gọn gàng. Phần chi tiết để dành cho hồ sơ đính kèm hoặc cuộc gặp sau.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Lá thư ngỏ là lần đầu tiên người ta nghe tên bạn. Nhiều lá thư dài hai ba trang, mở đầu bằng những câu chào hỏi trang trọng, tới đoạn thứ tư mới nói định xin gì. Người bận đọc tới đó thì đã bỏ. Hôm nay mình viết lại lá thư đó cho gọn.
Gửi đúng người, đúng tên
Thư gửi kính gửi ban giám đốc công ty hay kính gửi quý nhà tài trợ thường rơi vào một hộp thư chung và nằm đó. Hãy cố tìm tên người phụ trách tài trợ, truyền thông hay hoạt động cộng đồng.
Cách tìm có thể là hỏi người quen trong công ty, gọi điện cho lễ tân hỏi ai phụ trách mảng này, hoặc xem thông tin công khai của doanh nghiệp. Một cuộc gọi hai phút có thể quyết định lá thư được đọc hay không.
Với cửa hàng nhỏ, người nhận chính là chủ tiệm. Gửi thư qua tin nhắn hay đưa tận tay kèm vài lời nói thường hiệu quả hơn gửi thư điện tử.
Viết đúng tên, đúng chức danh, đúng cách xưng hô. Viết sai tên người nhận là cách nhanh nhất để lá thư bị coi là thư gửi hàng loạt.
Đoạn đầu: nói ngay mình là ai và muốn gì
Trong ba bốn câu đầu, người đọc phải biết: thư này từ ai, về việc gì, và người viết đang đề nghị gì. Ví dụ: em là trưởng ban tổ chức giải chạy gây quỹ xây thư viện cho một trường tiểu học ở huyện miền núi, diễn ra vào tháng mười hai. Em viết để mời công ty cân nhắc đồng hành với vai trò nhà tài trợ nước uống cho khoảng năm trăm người chạy.
Câu đề nghị càng cụ thể càng dễ trả lời. Đề nghị chung chung kiểu mong nhận được sự hỗ trợ của quý công ty làm người đọc không biết phải trả lời có hay không với cái gì.
Nếu có người giới thiệu, nhắc tên ngay ở đoạn đầu. Một câu như anh trưởng phòng kinh doanh bên mình đã gợi ý em liên hệ với chị làm lá thư khác hẳn một lá thư lạ.
Bỏ hết những câu chúc sức khoẻ dài dòng ở đầu thư. Một lời chào ngắn là đủ, phần còn lại dành cho nội dung.
Vì sao người nhận nên quan tâm?
Đoạn giữa trả lời câu hỏi người đọc đang tự hỏi: chuyện này liên quan gì tới mình. Hãy nối sự kiện hay dự án của bạn với điều họ quan tâm, bằng những chi tiết họ nhận ra ngay là đang nói về họ chứ không phải về một doanh nghiệp bất kỳ.
Có thể là khách hàng của họ: người tham dự chính là nhóm khách hàng họ muốn gặp. Có thể là giá trị họ theo đuổi: công ty đã từng hỗ trợ giáo dục ở vùng này. Có thể là gắn bó địa phương: cửa hàng đã ở khu phố này nhiều năm.
Thêm một hai chi tiết cho thấy dự án đáng tin: lần trước đã làm được gì, có ai đồng hành, kết quả ra sao. Ngắn thôi, chỉ để người đọc thấy bạn không phải người mới tập.
Nhắc tới một hai quyền lợi chính dành cho nhà tài trợ, chi tiết thì để trong hồ sơ đính kèm.
Kết thư bằng một bước tiếp theo cụ thể
Đừng kết thư bằng rất mong nhận được phản hồi sớm. Hãy đề xuất một việc cụ thể: em xin phép gọi điện cho chị vào đầu tuần sau để trao đổi mười lăm phút, hoặc nếu chị thuận tiện, em có thể ghé văn phòng vào một buổi chiều.
Một bước tiếp theo cụ thể giúp người đọc dễ trả lời, và cho bạn lý do chính đáng để liên lạc lại.
Ghi đầy đủ thông tin liên hệ: tên, vai trò, số điện thoại, địa chỉ thư điện tử. Nếu có tài liệu đính kèm, liệt kê ngắn gọn.
Cảm ơn người đọc đã dành thời gian, một câu là đủ. Rồi ký tên.
Những lỗi hay gặp và cách kiểm lại
Lỗi thứ nhất là quá dài. Nếu thư của bạn hơn một trang, hãy cắt. Hầu như luôn có những đoạn kể lịch sử hình thành nhóm hay mô tả sự kiện chi tiết có thể chuyển sang hồ sơ.
Lỗi thứ hai là giọng van nài. Bạn đang mời hợp tác, không phải xin thương hại. Những câu như rất mong quý công ty rủ lòng giúp đỡ làm giảm vị thế của bạn.
Lỗi thứ ba là gửi kèm tệp quá nặng hoặc quá nhiều tệp. Một tệp hồ sơ gọn là đủ. Đặt tên tệp rõ ràng để người nhận dễ tìm lại.
Trước khi gửi, đọc to lá thư một lần. Nhờ một người khác đọc và hỏi họ: đọc xong em có biết anh chị muốn gì không. Nếu họ trả lời được trong một câu, lá thư đã ổn.
Cuối cùng, kiểm lại tên người nhận, tên công ty và tệp đính kèm thêm một lần nữa. Gửi nhầm tên doanh nghiệp này cho doanh nghiệp khác là lỗi rất hay gặp khi người viết sửa từ một lá thư cũ, và gần như chắc chắn khiến lá thư bị bỏ qua.
Câu hỏi thường gặp
Thư ngỏ nên gửi qua email hay bản in?
Với doanh nghiệp, thư điện tử là phổ biến và tiện. Với cửa hàng nhỏ hoặc người lớn tuổi, bản in đưa tận tay kèm lời giới thiệu thường hiệu quả hơn.
Tiêu đề email xin tài trợ nên viết thế nào?
Ngắn và nói rõ nội dung, gồm tên sự kiện hoặc dự án và chữ mời tài trợ. Tránh tiêu đề chung chung dễ bị bỏ qua hoặc rơi vào thư rác.
Có nên đính kèm hồ sơ đầy đủ ngay trong thư đầu?
Có thể đính kèm một tệp hồ sơ gọn. Nhưng lá thư phải tự đứng được, để người đọc hiểu đề nghị mà không cần mở tệp.
Gửi thư rồi không thấy trả lời thì nên làm gì?
Sau khoảng một tuần, gọi điện hoặc gửi một lời nhắc ngắn, lịch sự. Nếu vẫn không có hồi âm sau một hai lần nhắc, nên chuyển sang người khác.
Có nên dùng mẫu thư xin tài trợ có sẵn?
Mẫu giúp bạn biết cấu trúc, nhưng nên viết lại hoàn toàn bằng thông tin của mình và cá nhân hoá cho từng người nhận. Thư theo mẫu y nguyên dễ bị nhận ra.
