Thực hiện đúng quyền lợi đã hứa với nhà tài trợ bắt đầu từ một danh sách ghi mọi cam kết với từng người, mỗi việc có một người phụ trách, mỗi việc làm xong có ảnh làm bằng chứng, và khi có điều gì không làm được thì chủ động báo ngay thay vì để nhà tài trợ tự phát hiện. Phần lớn các nhà tài trợ không quay lại vì những lời hứa nhỏ bị quên, chứ không phải vì sự kiện kém.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Lúc xin tài trợ, ai cũng hứa nhiệt tình. Tới ngày sự kiện, giữa trăm việc rối ren, những lời hứa đó dễ rơi rụng. Hôm nay mình bàn cách giữ chúng.
Vì sao lời hứa nhỏ lại quan trọng?
Với nhà tài trợ, quyền lợi là phần họ đổi lấy tiền của mình. Họ có thể đã báo với cấp trên rằng logo sẽ ở chỗ này, người đại diện sẽ phát biểu lúc kia. Nếu điều đó không xảy ra, họ là người phải giải thích.
Một logo bị in sai màu, một lời cảm ơn bị quên đọc, một bài đăng hứa có mà không có, mỗi thứ đều nhỏ, nhưng cộng lại thì nhà tài trợ cảm thấy không được tôn trọng.
Ngược lại, một nhóm làm đủ, làm đúng, kể cả những việc nhỏ nhất, sẽ để lại ấn tượng rất mạnh. Nhà tài trợ nhớ những nhóm như vậy và giới thiệu họ cho người khác.
Giữ lời hứa là thứ quảng cáo tốt nhất cho lần xin tài trợ sau.
Thêm nữa, giới làm tài trợ ở mỗi địa phương thường khá nhỏ. Người phụ trách ở doanh nghiệp này quen người ở doanh nghiệp kia, họ trò chuyện với nhau. Một nhóm hay quên lời hứa sẽ nhanh chóng có tiếng, và tiếng đó đi trước hồ sơ của bạn tới những nơi bạn chưa từng gõ cửa.
Một bảng theo dõi cho mọi cam kết
Ngay sau khi chốt nhà tài trợ, hãy lập một bảng: mỗi dòng là một quyền lợi đã hứa, ghi rõ nhà tài trợ nào, việc gì, khi nào, ở đâu, ai trong nhóm phụ trách, trạng thái đã làm hay chưa.
Lấy thông tin từ thoả thuận đã ký và từ những gì đã hứa miệng trong các cuộc gặp. Lời hứa miệng là chỗ hay bị sót nhất, nên hỏi lại mọi người trong nhóm xem ai đã hứa gì với ai.
Chia sẻ bảng cho cả ban tổ chức, cập nhật thường xuyên. Trước sự kiện vài ngày, rà lại từng dòng.
Trong ngày sự kiện, giao một người duy nhất cầm bảng này đi kiểm. Người đó không làm việc gì khác ngoài đảm bảo mọi quyền lợi đều được thực hiện.
Chi tiết hay bị sai
Logo là thứ hay sai nhất: dùng bản cũ, sai màu, bị kéo méo, quá nhỏ so với hứa. Hãy xin nhà tài trợ bản logo chuẩn và gửi bản in thử cho họ duyệt trước khi in hàng loạt.
Tên nhà tài trợ bị đọc sai, viết sai trên sân khấu. Hãy viết sẵn lời cảm ơn cho người dẫn chương trình, có cách đọc đúng, và kiểm tra lại với nhà tài trợ.
Thứ tự xuất hiện cũng nhạy cảm. Nhà tài trợ chính phải ở vị trí nổi bật hơn nhà tài trợ phụ, như đã hứa. Đổi thứ tự vào phút cuối mà không báo dễ gây phật lòng.
Quyền lợi trên mạng như bài đăng cảm ơn, gắn tên cũng hay bị quên sau sự kiện vì cả nhóm đã mệt. Hãy lên lịch đăng từ trước.
Một chỗ nữa hay bị bỏ sót là vé mời và chỗ ngồi. Nhà tài trợ được hứa vài vé mời, tới nơi không ai đón, không có ghế riêng, phải đứng lẫn trong đám đông. Hãy cử người đón tiếp, chuẩn bị chỗ ngồi có ghi tên và một chai nước. Những điều nhỏ đó nói lên rất nhiều.
Khi không thể làm đúng như đã hứa
Có lúc hoàn cảnh thay đổi: địa điểm đổi, mưa làm hỏng băng rôn, chương trình bị cắt ngắn và phần phát biểu của nhà tài trợ không còn. Điều quan trọng là báo ngay, trước khi họ tự thấy.
Khi báo, hãy nói rõ chuyện gì xảy ra, vì sao, và đề xuất cách bù. Ví dụ: phần phát biểu bị cắt do mưa, nhóm xin đề xuất đăng một bài giới thiệu riêng về nhà tài trợ và gửi ảnh sự kiện có hình đại diện của họ.
Đừng giấu và hy vọng họ không để ý. Nhà tài trợ thường có người dự sự kiện và chụp ảnh. Bị phát hiện sau sẽ tệ hơn nhiều so với chủ động thừa nhận.
Hầu hết nhà tài trợ hiểu chuyện bất khả kháng. Điều họ không chấp nhận là bị bỏ qua.
Báo cáo quyền lợi sau sự kiện
Sau sự kiện, gửi cho mỗi nhà tài trợ một báo cáo ngắn riêng về quyền lợi của họ: danh sách những gì đã hứa, những gì đã làm, kèm ảnh cho từng mục. Nếu có điều chưa làm được, ghi rõ và nói đã bù thế nào.
Kèm theo những con số thật nếu có: số người tham dự, số lượt quan tâm bài đăng, số phiếu ưu đãi đã phát. Không thổi phồng.
Gửi trong vòng một hai tuần. Gửi muộn hơn, nhà tài trợ đã chuyển sang việc khác và báo cáo mất đi giá trị.
Báo cáo quyền lợi này khác với báo cáo tài chính chung của sự kiện. Nó viết riêng cho từng người, và chính sự riêng tư đó làm nhà tài trợ cảm thấy được coi trọng.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi bản in thử logo cho nhà tài trợ duyệt không?
Rất nên, nhất là với nhà tài trợ lớn. Một lần duyệt trước giúp tránh sai màu, sai bản, sai kích thước và cho thấy bạn tôn trọng thương hiệu của họ.
Quên thực hiện một quyền lợi nhỏ thì xử lý thế nào?
Báo ngay khi phát hiện, xin lỗi và đề xuất cách bù hợp lý. Sự thẳng thắn thường được đánh giá cao hơn việc im lặng.
Ai nên chịu trách nhiệm theo dõi quyền lợi nhà tài trợ?
Nên có một người phụ trách chính nắm toàn bộ danh sách, kể cả khi từng việc do nhiều người làm. Trong ngày sự kiện, người này chỉ lo kiểm tra quyền lợi.
Báo cáo quyền lợi nên gồm những gì?
Danh sách quyền lợi đã hứa, tình trạng thực hiện, ảnh minh chứng và vài con số thật về sự kiện. Nếu có điều chưa làm được, ghi rõ cách đã bù.
Có nên tặng thêm quyền lợi ngoài thoả thuận không?
Có thể, như một lời cảm ơn, nhưng hãy cẩn thận để không bất công với các nhà tài trợ khác cùng mức. Một món quà nhỏ hoặc lời cảm ơn riêng thường là đủ.
