Với một hội trại, ngày hội đọc sách hay giải bóng của trường, nhà tài trợ dễ gật đầu nhất thường là các cửa hàng ngay quanh khu: tiệm photo, quán ăn sáng, tiệm văn phòng phẩm, tiệm trà sữa. Cách xin hiệu quả là đi gặp tận nơi, xin một khoản nhỏ và cụ thể, nói rõ học sinh chính là khách quen của họ, rồi giữ đúng lời hứa ghi nhận.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Tập này dành cho các bạn học sinh, sinh viên và thầy cô phụ trách phong trào. Số tiền không lớn, nhưng đây là nơi rất nhiều người học được bài học đầu tiên về việc ngồi đối diện một người và đề nghị họ cùng góp sức.
Vì sao cửa hàng quanh trường lại là nhà tài trợ tốt?
Lý do đơn giản là quyền lợi của họ rất rõ. Học sinh trong trường ăn sáng ở quán đó, photo tài liệu ở tiệm đó, mua bút ở hiệu sách đó. Khi tiệm xuất hiện trong ngày hội, họ được nhớ tới bởi chính những người sẽ quay lại mua hàng ngày mai.
Người quyết định cũng ở ngay đó. Bạn không phải đi qua phòng ban, không phải đợi xét duyệt. Chủ tiệm nghe xong, nghĩ một chút, và có khi trả lời luôn trong buổi.
Thêm nữa, nhiều chủ tiệm là người trong khu, con cháu họ có khi cũng học ở trường. Họ có tình cảm sẵn với nơi đó, và một lời mời lịch sự chạm được vào tình cảm ấy.
Tất nhiên, khoản tài trợ thường nhỏ, vài trăm nghìn tới một hai triệu, hoặc bằng hàng. Nhưng gom mười tiệm lại là đủ cho nhiều hoạt động của một câu lạc bộ.
Đi gặp chủ tiệm thế nào cho đúng?
Chọn giờ vắng khách. Đừng tới quán ăn sáng lúc bảy giờ hay tiệm photo lúc gần giờ thi. Giữa buổi sáng hoặc đầu giờ chiều thường là lúc chủ tiệm có thể dừng tay vài phút.
Đi hai người là vừa, một người nói chính, một người ghi chép. Mặc gọn gàng, mang theo một tờ giới thiệu ngắn có tên sự kiện, ngày, số người dự kiến, các mức ủng hộ và số điện thoại liên lạc của thầy cô phụ trách.
Mở lời bằng việc giới thiệu mình và nói luôn lý do tới: em là học sinh lớp mười một, đang cùng các bạn tổ chức ngày hội đọc sách, em muốn mời cô cùng đồng hành. Nói ngắn, rõ, rồi để chủ tiệm hỏi.
Nếu họ bận hoặc chưa quyết, xin để lại tờ giới thiệu và hẹn quay lại. Đừng nài ép, đừng nói kiểu tiệm bên cạnh đã cho rồi. Áp lực ở đây phản tác dụng rất nhanh.
Xin bao nhiêu và đổi lại điều gì?
Với cửa hàng nhỏ, hãy chia sẵn hai ba mức đơn giản. Giả sử mức thứ nhất là một phần quà hoặc vài trăm nghìn, mức thứ hai khoảng một triệu, mức thứ ba là hiện vật lớn hơn như in toàn bộ tài liệu. Con số tuỳ trường và tuỳ khu, đây chỉ là ví dụ để hình dung.
Quyền lợi nên vừa sức và có ích cho tiệm: tên tiệm trên tờ chương trình, được nhắc tên lúc khai mạc, được đặt một tấm phiếu giảm giá vào túi quà của người tham dự. Phiếu giảm giá là quyền lợi các tiệm nhỏ rất thích, vì nó kéo khách tới cửa.
Đừng hứa những thứ bạn không làm nổi, như đăng bài quảng cáo trên trang của trường nếu bạn không có quyền quản lý trang đó. Hỏi thầy cô trước khi hứa.
Có tiệm sẽ nói chỉ góp chút thôi, không cần ghi tên. Hãy vẫn ghi nhận, ít nhất là trong lời cảm ơn riêng. Người cho âm thầm vẫn đáng được biết là mình đã giúp.
Vai trò của thầy cô và nhà trường
Học sinh đi xin tài trợ nên có sự đồng ý và theo dõi của thầy cô phụ trách. Lý do không chỉ là kỷ luật. Tiền và hàng cần người lớn chịu trách nhiệm giữ, ghi chép, và nhà trường có thể có quy định riêng về việc nhận tài trợ.
Hãy hỏi thầy cô từ đầu: trường có cho phép không, có loại doanh nghiệp nào không nên nhận, ai ký giấy xác nhận, tiền nộp vào đâu. Ví dụ nhiều trường sẽ không nhận tài trợ từ hàng bán thuốc lá hay đồ uống có cồn cho sự kiện của học sinh, và đó là một nguyên tắc đúng.
Có thầy cô đi cùng một vài buổi đầu cũng giúp chủ tiệm yên tâm hơn. Họ biết đây là hoạt động thật của trường, không phải một nhóm nhỏ tự đi xin.
Nhưng hãy để học sinh tự nói. Người lớn chỉ đứng sau. Đó là cách các em học được nhiều nhất.
Sau sự kiện: cảm ơn để năm sau còn gặp lại
Trong vòng một tuần sau sự kiện, hãy quay lại từng tiệm. Mang theo một tấm thiệp viết tay của cả nhóm và vài tấm ảnh in ra, trong đó có hình tên tiệm hoặc hàng của tiệm trong ngày hội.
Kể ngắn gọn sự kiện đã diễn ra thế nào, bao nhiêu bạn tham gia, tiền tài trợ đã dùng vào việc gì. Chủ tiệm có thể không hỏi, nhưng ai cũng muốn biết đồng tiền của mình đi đâu.
Rồi hỏi một câu đơn giản: năm sau bên em làm tiếp, cô có muốn đồng hành nữa không. Ghi lại câu trả lời và chuyển cho khoá sau, kèm tên và số điện thoại chủ tiệm.
Một câu lạc bộ có danh sách tiệm quen được giữ qua nhiều khoá sẽ thấy việc xin tài trợ nhẹ dần qua từng năm. Còn câu lạc bộ không giữ, năm nào cũng phải bắt đầu lại từ số không.
Câu hỏi thường gặp
Học sinh có được tự đi xin tài trợ không?
Nên có sự đồng ý và theo dõi của thầy cô phụ trách hoặc nhà trường. Tiền và hàng tài trợ cần người lớn chịu trách nhiệm giữ và ghi chép, đồng thời trường có thể có quy định riêng.
Chủ tiệm từ chối thì nên nói gì?
Hãy cảm ơn vì đã dành thời gian nghe, và chúc tiệm buôn bán tốt. Một lời từ chối lịch sự hôm nay có thể là cái gật đầu năm sau nếu bạn để lại ấn tượng tốt.
Có nên nhận tài trợ từ quán bán đồ uống có cồn cho sự kiện học sinh không?
Không nên. Sự kiện của học sinh nên tránh các nhà tài trợ có sản phẩm không phù hợp lứa tuổi. Hãy hỏi thầy cô về danh sách loại hình nên tránh trước khi đi xin.
Phiếu giảm giá có phải quyền lợi tốt cho cửa hàng nhỏ?
Thường là có, vì nó đưa khách tới tận cửa và tiệm đo được hiệu quả. Hãy thống nhất mức giảm và thời hạn với chủ tiệm trước khi in.
Tiền tài trợ nhỏ có cần ghi sổ không?
Có, dù chỉ vài trăm nghìn. Ghi tên người cho, số tiền hoặc hàng, ngày nhận và đã dùng vào việc gì. Sổ sách rõ ràng giúp nhóm giữ uy tín qua nhiều khoá.
