Một nhà tài trợ một lần trở thành đối tác nhiều năm khi lời hứa với họ được giữ, kết quả được báo lại một cách thật thà, họ được mời tham gia sâu hơn việc chuyển tiền, và được hỏi về mục tiêu của chính họ để hai bên cùng thiết kế lần sau. Quan hệ lâu dài không xây bằng những lần xin, mà bằng những lần không xin gì cả.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Có những nhóm năm nào cũng phải đi tìm nhà tài trợ mới từ đầu. Có những nhóm có vài đối tác đồng hành năm năm, mười năm. Khác biệt không nằm ở may mắn. Hôm nay mình kể những thói quen tạo ra khác biệt ấy.
Năm đầu: làm tốt những gì đã hứa
Mọi quan hệ dài hạn bắt đầu từ một năm đầu làm đúng. Thực hiện đủ quyền lợi, báo cáo đúng hạn, dùng tiền đúng mục đích, báo ngay khi có vấn đề.
Nghe đơn giản, nhưng đây là nơi nhiều nhóm rơi. Sau khi nhận tiền, sự chú ý chuyển sang công việc, và nhà tài trợ bị quên cho tới khi cần xin lần nữa.
Hãy coi nhà tài trợ như một thành viên đặc biệt của dự án, được cập nhật tiến độ đều đặn. Họ không cần biết mọi chi tiết, nhưng cần biết mọi chuyện đang ổn hay đang gặp khó.
Một năm đầu suôn sẻ là tấm vé cho cuộc trò chuyện về năm thứ hai, và cuộc trò chuyện đó dễ hơn rất nhiều so với lần gõ cửa đầu tiên.
Báo kết quả thật, kể cả khi không như mong đợi
Nhà tài trợ lâu năm thường là những người được nghe sự thật. Khi dự án thành công, kể rõ thành công ở đâu. Khi có phần không đạt, nói thẳng và nói nhóm đã học được gì.
Một báo cáo toàn tin tốt khiến người đọc nghi ngờ. Một báo cáo thật thà, có cả khó khăn và cách vượt qua, khiến họ tin nhóm hiểu việc mình làm.
Hãy kể chuyện bên cạnh con số. Một em học sinh đã đỗ vào trường chuyên của tỉnh, một bà cụ lần đầu tự đọc được tin nhắn của con. Những câu chuyện đó là thứ nhà tài trợ mang về kể cho đồng nghiệp.
Nếu có thể, mời họ gặp trực tiếp người hưởng lợi. Không gì thuyết phục bằng tận mắt thấy.
Mời tham gia sâu hơn tiền
Những nhà tài trợ gắn bó lâu nhất thường là những người không chỉ cho tiền. Nhân viên của họ tới làm tình nguyện, chuyên gia của họ góp kiến thức, lãnh đạo của họ ngồi trong ban cố vấn.
Hãy nghĩ xem doanh nghiệp đó có gì ngoài tiền. Một công ty kế toán có thể giúp nhóm làm sổ sách. Một công ty xây dựng có thể giúp tư vấn kỹ thuật cho lớp học. Một tiệm ăn có thể tổ chức buổi nấu ăn cùng các em.
Hoạt động tình nguyện của nhân viên doanh nghiệp cần được chuẩn bị kỹ: việc có ý nghĩa, an toàn, không làm phiền người hưởng lợi. Một buổi trồng cây vô tổ chức có thể làm cả hai bên mệt mỏi.
Khi người của nhà tài trợ đã tận tay làm, dự án trở thành một phần câu chuyện của họ. Họ sẽ là người bảo vệ khoản tài trợ khi ngân sách bị xem xét lại.
Cũng nên nhớ rằng mời tham gia là mời, không phải đòi. Có doanh nghiệp chỉ muốn cho tiền và để nhóm tự làm, và đó cũng là một cách đồng hành đáng quý.
Cùng thiết kế lần sau
Thay vì gửi hồ sơ năm sau như gửi cho một người lạ, hãy mời nhà tài trợ ngồi lại trước khi lên kế hoạch. Hỏi họ năm tới công ty đang hướng tới điều gì, điều gì trong dự án năm nay họ thích nhất.
Từ cuộc trò chuyện đó, có thể thiết kế một phiên bản mới của dự án hợp với cả hai bên. Nhà tài trợ cảm thấy mình là người cùng làm, không phải người được xin.
Cẩn thận để việc cùng thiết kế không biến thành nhà tài trợ quyết định tất cả. Mục đích và người hưởng lợi vẫn là kim chỉ nam.
Những dự án được cùng thiết kế thường có khoản tài trợ ổn định hơn, vì nó đã nằm sẵn trong kế hoạch của doanh nghiệp.
Giữ quan hệ cả khi không xin gì
Liên lạc với nhà tài trợ chỉ khi cần tiền là cách nhanh nhất để họ thấy mình chỉ là một cái ví. Hãy giữ những liên lạc không có mục đích xin.
Gửi lời chúc vào dịp lễ Tết, chúc mừng khi doanh nghiệp của họ có tin vui, gửi một tấm ảnh dự án kèm vài dòng giữa năm. Mời họ tới những dịp vui của dự án như buổi tổng kết, lễ tốt nghiệp của học viên.
Khi người phụ trách ở doanh nghiệp đổi việc, hãy cảm ơn họ và xin được giới thiệu người mới. Quan hệ với doanh nghiệp thường đi qua con người cụ thể, và mỗi lần đổi người là một lần cần xây lại.
Có những năm nhà tài trợ không thể tiếp tục vì khó khăn riêng. Hãy hiểu và giữ liên lạc. Khi họ khoẻ lại, họ sẽ nhớ ai đã ở bên mình lúc khó.
Câu hỏi thường gặp
Bao lâu nên liên lạc với nhà tài trợ một lần?
Không có tần suất cố định, nhưng một nhịp hợp lý là cập nhật vài tháng một lần trong lúc dự án chạy và giữ liên lạc nhẹ nhàng vào các dịp lễ Tết. Tránh chỉ liên lạc khi cần xin.
Nhà tài trợ đổi người phụ trách thì làm gì?
Cảm ơn người cũ, xin được giới thiệu người mới và chủ động gặp người mới để kể lại lịch sử hợp tác. Đừng mặc định người mới đã biết về dự án.
Có nên mời nhân viên nhà tài trợ làm tình nguyện?
Nên, nếu có hoạt động phù hợp, an toàn và thật sự có ích. Hoạt động tình nguyện được chuẩn bị tốt giúp gắn kết doanh nghiệp với dự án rất nhiều.
Nhà tài trợ lâu năm muốn giảm khoản tài trợ thì sao?
Hãy cảm ơn sự đồng hành, hỏi lý do và cùng tìm cách tiếp tục ở mức phù hợp hoặc bằng hình thức khác. Đồng thời tìm thêm nguồn để bù phần thiếu.
Có nên ký thoả thuận tài trợ nhiều năm?
Nếu cả hai bên sẵn sàng, thoả thuận nhiều năm giúp dự án ổn định. Nên có điều khoản xem lại hằng năm để điều chỉnh khi hoàn cảnh thay đổi.
