Một báo cáo cho nhà tài trợ nên trả lời bốn câu: nhóm đã làm được những gì so với kế hoạch, thay đổi nào đã xảy ra với người hưởng lợi, tiền đã được dùng ra sao kèm chứng từ, và nhóm đã học được gì, kể cả từ những việc chưa thành. Một báo cáo chỉ toàn tin vui thường khiến người đọc tin ít hơn, không phải nhiều hơn.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Báo cáo là phần nhiều nhóm thấy nặng nề nhất, vì nó tới đúng lúc dự án vừa xong và ai cũng mệt. Nhưng với nhà tài trợ, báo cáo là thứ duy nhất họ cầm trên tay để biết tiền của mình đã đi đâu. Hôm nay mình bàn cách viết cho rõ, cho thật, mà không quá sức.
So với kế hoạch: đã làm được gì?
Phần đầu báo cáo đặt kế hoạch ban đầu cạnh những gì thực tế đã làm. Ví dụ dự kiến tổ chức mười buổi tập huấn, thực tế tổ chức chín buổi, một buổi hoãn vì lũ.
Một bảng đơn giản với các cột hoạt động, kế hoạch, thực tế, ghi chú giúp người đọc thấy ngay toàn cảnh.
Mỗi chỗ lệch nên có giải thích ngắn. Không cần biện hộ dài dòng, chỉ cần nói lý do và đã xử lý thế nào.
Nếu có hoạt động thêm ngoài kế hoạch, cũng ghi vào và nói vì sao làm. Nhà tài trợ thích thấy nhóm linh hoạt với thực tế, miễn là có lý do và vẫn đúng mục đích.
Phần này nên ngắn và dễ quét mắt. Người đọc báo cáo ở phía nhà tài trợ thường phải tóm tắt lại cho cấp trên trong vài dòng, nên bạn càng giúp họ nhìn ra bức tranh chung nhanh, họ càng dễ bảo vệ dự án của bạn trong những cuộc họp bạn không có mặt.
Kết quả và thay đổi, không chỉ đếm hoạt động
Sau phần hoạt động là phần quan trọng hơn: điều gì đã khác đi. Chín buổi tập huấn là hoạt động. Bao nhiêu người đã áp dụng được điều học vào việc của họ là kết quả.
Dùng lại các chỉ số đã đặt trong hồ sơ ban đầu. Đo được bao nhiêu thì báo bấy nhiêu, so với mục tiêu.
Kèm câu chuyện của một vài người hưởng lợi, kể ngắn và cụ thể, có sự đồng ý của họ. Con số cho thấy quy mô, câu chuyện cho thấy ý nghĩa.
Nếu chưa đo được kết quả vì thay đổi cần thời gian, hãy nói thẳng và nói khi nào nhóm sẽ đo, cách đo thế nào.
Đừng nhận hết công về mình. Nếu kết quả có phần nhờ chính quyền, nhà trường hay một chương trình khác cùng lúc, hãy ghi nhận. Sự công bằng đó làm báo cáo đáng tin hơn chứ không làm dự án nhỏ đi.
Báo cáo tài chính rõ ràng
Phần tài chính đặt ngân sách được duyệt cạnh số thực chi theo từng dòng. Ghi chênh lệch và giải thích những chỗ chênh đáng kể.
Kèm danh sách chứng từ, và gửi bản chụp chứng từ nếu nhà tài trợ yêu cầu. Đánh số khớp với từng dòng chi.
Nếu còn số dư, ghi rõ số dư bao nhiêu và đề xuất cách xử lý, hoặc hỏi ý nhà tài trợ. Đừng tự ý tiêu số dư cho việc khác.
Nếu chi vượt ngân sách và nhóm phải bù từ nguồn khác, cũng ghi rõ. Điều đó cho thấy chi phí thật của dự án, giúp lần sau dự toán chính xác hơn.
Nếu có nhiều nguồn tài trợ cho cùng dự án, hãy cho thấy rõ khoản nào do nhà tài trợ này chi, khoản nào do nguồn khác. Một khoản chi không được báo cáo trùng cho hai nhà tài trợ, và việc tách bạch rõ ràng chính là cách chứng minh điều đó.
Khó khăn và bài học: viết thật
Mọi dự án đều có khó khăn. Viết về chúng một cách thật thà: điều gì không diễn ra như dự kiến, vì sao, nhóm đã làm gì.
Bài học là phần nhiều nhà tài trợ đọc kỹ nhất, vì nó cho họ biết nhóm có trưởng thành qua dự án không. Một bài học cụ thể như lần sau sẽ khảo sát lịch mùa vụ trước khi lên lịch tập huấn có giá trị hơn những câu chung chung.
Đừng đổ lỗi cho người khác, kể cả khi đúng là lỗi của họ. Hãy nói sự việc và cách nhóm đã thích ứng.
Báo cáo những việc chưa thành không làm nhóm mất điểm. Giấu chúng đi rồi để nhà tài trợ tự phát hiện mới làm mất điểm.
Có thể kết thúc phần này bằng một hai đề xuất cho giai đoạn sau, nếu có. Đề xuất mọc ra từ chính bài học vừa viết sẽ thuyết phục hơn bất kỳ hồ sơ mới nào.
Hình thức, hình ảnh và thời hạn
Dùng đúng mẫu báo cáo nếu nhà tài trợ có. Nếu không, một cấu trúc gọn gồm tóm tắt, hoạt động, kết quả, tài chính, khó khăn và bài học, phụ lục là đủ.
Ảnh nên thật, có chú thích ngắn: ở đâu, khi nào, hoạt động gì. Tôn trọng người trong ảnh, nhất là trẻ em và người yếu thế. Không cần quá nhiều ảnh, vài chục tấm chọn lọc tốt hơn vài trăm tấm giống nhau.
Gửi đúng hạn. Nếu chậm, báo trước và hẹn ngày cụ thể. Báo cáo trễ không lời giải thích là một trong những lý do phổ biến khiến nhà tài trợ không quay lại.
Sau khi gửi, sẵn sàng trả lời câu hỏi. Một cuộc gọi ngắn để giải thích thêm thường được nhà tài trợ đánh giá cao.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo cho nhà tài trợ nên dài bao nhiêu?
Theo mẫu và yêu cầu của nhà tài trợ. Nếu không có yêu cầu, vài trang phần chính kèm phụ lục chứng từ và ảnh thường là vừa đủ.
Có nên báo cáo những hoạt động không đạt?
Nên, kèm lý do và cách nhóm đã xử lý. Báo cáo trung thực giúp nhà tài trợ tin tưởng hơn và hiểu thực tế dự án.
Báo cáo giữa kỳ khác cuối kỳ thế nào?
Báo cáo giữa kỳ tập trung vào tiến độ, khó khăn và điều chỉnh. Báo cáo cuối kỳ tổng kết kết quả, tài chính đầy đủ và bài học cho cả dự án.
Có cần gửi bản gốc chứng từ cho nhà tài trợ không?
Tuỳ yêu cầu của nhà tài trợ. Thường bản chụp là đủ, bản gốc nhóm giữ lại và sẵn sàng cung cấp khi được yêu cầu kiểm tra.
Báo cáo trễ hạn thì nên làm gì?
Báo trước cho nhà tài trợ, giải thích lý do và hẹn ngày gửi cụ thể. Giữ đúng ngày đã hẹn để không làm mất thêm lòng tin.
