Xung đột lợi ích trong tài trợ và gây quỹ xảy ra khi người có quyền quyết định về tiền lại có quan hệ riêng với bên được hưởng lợi từ quyết định đó, như mua vật liệu của cửa hàng người nhà, xét học bổng có hồ sơ của cháu mình, chọn đơn vị thi công là bạn thân. Có xung đột lợi ích không có nghĩa là gian lận, nhưng phải khai ra, đứng ngoài quyết định đó và ghi lại rõ ràng.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Ở các làng quê, các nhóm nhỏ, ai cũng quen ai. Mua gạo thì người bán là chị họ, thuê xe thì tài xế là bạn học cũ. Không tránh được hết. Hôm nay mình bàn cách sống chung với những mối quan hệ đó mà vẫn giữ được sự trong sạch, và quan trọng hơn, giữ được niềm tin.
Xung đột lợi ích trông như thế nào?
Hãy hình dung một nhóm sửa trường cần mua xi măng. Trưởng nhóm có em trai mở cửa hàng vật liệu. Mua ở đó tiện, có khi còn rẻ hơn. Nhưng người ngoài nhìn vào sẽ hỏi: có phải tiền quỹ đang chảy vào túi người nhà không.
Hay một quỹ học bổng của làng, người trong hội đồng xét có cháu nộp hồ sơ. Em đó có thể hoàn toàn xứng đáng, nhưng nếu ông ngồi chấm, kết quả nào cũng sẽ bị nghi.
Hay một người gây quỹ nhận quà cá nhân từ nhà tài trợ, rồi sau đó đề xuất dự án của nhà tài trợ đó lên trước.
Điểm chung là có một lợi ích riêng, dù nhỏ, chen vào giữa quyết định đáng lẽ phải chỉ vì lợi ích chung.
Cũng có những xung đột ít lộ hơn, như người quyết định không được lợi gì bằng tiền nhưng được nể nang, được tiếng, hay tránh được một lần mất lòng với người quen. Những thứ đó cũng có thể kéo quyết định đi lệch, chỉ là khó thấy hơn.
Có xung đột lợi ích có phải là sai?
Không. Có xung đột lợi ích là chuyện bình thường, nhất là ở cộng đồng nhỏ. Điều sai là giấu nó, hoặc để nó ảnh hưởng tới quyết định mà không ai biết.
Có khi mua hàng của người nhà là lựa chọn tốt nhất thật: giá tốt, giao nhanh, chất lượng ổn. Nếu được khai rõ và có người khác cùng xác nhận đó là lựa chọn tốt, thì không có vấn đề.
Cái hại lớn nhất của xung đột lợi ích bị giấu là khi lộ ra, người ta không chỉ nghi một khoản đó, mà nghi luôn mọi thứ nhóm đã làm.
Vì vậy nguyên tắc vàng là: khai ra trước khi người khác phát hiện.
Người khai ra cũng không nên bị nhìn bằng con mắt nghi ngờ. Một nhóm lành mạnh là nhóm coi việc khai báo là chuyện bình thường, thậm chí là điều đáng khen, để không ai phải ngại khi nói ra.
Ba bước xử lý: khai, đứng ngoài, ghi lại
Bước một, khai ra. Người có quan hệ nói rõ với nhóm rằng cửa hàng này là của em trai mình, hoặc hồ sơ này là của cháu mình. Nói ngay khi vấn đề vừa được đặt lên bàn, đừng đợi tới lúc sắp chốt.
Bước hai, đứng ngoài. Người đó không tham gia quyết định liên quan. Người khác trong nhóm so sánh giá, xét hồ sơ, rồi quyết định.
Bước ba, ghi lại. Trong biên bản họp hoặc sổ quyết định, ghi rõ ai đã khai, ai đã đứng ngoài, quyết định được đưa ra thế nào. Dòng ghi này có thể không ai đọc, nhưng khi cần, nó bảo vệ tất cả.
Với khoản mua lớn, nên có ít nhất hai ba báo giá để so sánh, kể cả khi cuối cùng chọn người nhà. Báo giá là bằng chứng lựa chọn dựa trên lợi ích chung.
Ba bước này mất chưa tới mười phút trong một buổi họp, nhưng chúng biến một chuyện có thể thành tai tiếng thành một quyết định ai cũng đứng ra bảo vệ được.
Đưa vào quy chế của nhóm
Đừng đợi tới khi có chuyện mới bàn. Hãy viết vài dòng vào quy chế của nhóm: thành viên có quan hệ với bên liên quan phải khai báo và không tham gia quyết định đó.
Áp dụng cho mọi người, kể cả trưởng nhóm, kể cả người sáng lập. Quy tắc chỉ áp cho người dưới thì không ai tin.
Với quỹ học bổng, ghi rõ thành viên hội đồng có người thân nộp hồ sơ thì không chấm hồ sơ đó. Với dự án xây dựng, ghi rõ cách chọn nhà cung cấp.
Nhắc lại quy tắc này mỗi khi có người mới vào nhóm. Người mới thường không biết, và không biết thì dễ vô tình vi phạm.
Có thể in quy tắc ngắn này ra, kẹp ở trang đầu sổ biên bản họp. Mỗi lần mở sổ là một lần nhắc, nhẹ nhàng mà hiệu quả.
Quà tặng và những mối quan hệ với nhà tài trợ
Người làm gây quỹ thường được nhà tài trợ mời cơm, tặng quà dịp lễ Tết. Phần lớn là xã giao bình thường. Nhưng quà có giá trị lớn có thể làm người nhận khó giữ khách quan.
Nhiều tổ chức đặt mức: quà nhỏ mang tính xã giao thì nhận, quà có giá trị đáng kể thì từ chối hoặc khai báo và đưa về làm tài sản chung.
Ngược lại, nhóm cũng không nên tặng quà đắt tiền cho người phụ trách ở phía nhà tài trợ để mong được duyệt. Đó là đặt chính họ vào xung đột lợi ích.
Quan hệ tốt với nhà tài trợ dựa trên sự tin cậy và kết quả, không dựa trên quà.
Khi chưa chắc một món quà có nên nhận không, hãy tự hỏi: nếu chuyện này được kể công khai trước cả nhóm và những người ủng hộ, mình có thấy thoải mái không. Câu trả lời thường rất rõ.
Câu hỏi thường gặp
Mua hàng của người nhà bằng tiền quỹ có được không?
Có thể, nếu đã khai báo, người có quan hệ đứng ngoài quyết định, có báo giá so sánh và việc chọn mua được ghi lại. Minh bạch là điều kiện bắt buộc.
Thành viên hội đồng có cháu nộp hồ sơ học bổng thì sao?
Thành viên đó khai báo và không chấm hồ sơ của cháu mình. Hồ sơ vẫn được xét công bằng theo tiêu chí như mọi hồ sơ khác.
Nhận quà của nhà tài trợ có sai không?
Quà nhỏ mang tính xã giao thường không sao. Quà có giá trị đáng kể nên từ chối hoặc khai báo với nhóm để tránh ảnh hưởng tới sự khách quan.
Ai quyết định khi trưởng nhóm có xung đột lợi ích?
Các thành viên khác trong nhóm hoặc người được nhóm giao, theo quy chế đã thống nhất. Trưởng nhóm cũng phải đứng ngoài như mọi người.
Nhóm nhỏ có cần quy chế về xung đột lợi ích không?
Nên có, dù chỉ vài dòng. Quy tắc viết sẵn giúp xử lý tình huống nhẹ nhàng, không ai cảm thấy bị nghi ngờ riêng.
