Khi phải chi tiêu ở vùng sâu, ở chợ phiên hay chợ quê nơi người bán không xuất hoá đơn, nhóm vẫn có thể có chứng từ đáng tin bằng cách kết hợp biên nhận viết tay có chữ ký người bán, ảnh chụp lúc mua và lúc giao, xác nhận của người làm chứng hoặc trưởng thôn, trưởng bản, và một dòng ghi rõ lý do trong sổ. Điều quan trọng là nói trước với nhà tài trợ để thống nhất cách làm.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Đây là chuyện của những người làm thiện nguyện thật sự ở thực địa: mua gạo ở chợ phiên, thuê xe máy chở hàng qua đèo, trả công người dân dựng lại mái nhà. Không ai ở đó có hoá đơn. Hôm nay mình bàn cách minh bạch trong hoàn cảnh ấy.
Vì sao hoá đơn không phải lúc nào cũng có?
Ở nhiều vùng nông thôn, miền núi, người bán là hộ nhỏ, bà con mang hàng ra chợ phiên, thợ làm công nhật. Họ không có hoá đơn, và đòi hoá đơn là làm khó họ.
Mua ở những nơi đó lại thường có lý do chính đáng: giá rẻ hơn, không tốn vận chuyển từ thành phố lên, tiền đi vào túi người dân địa phương, và hàng hợp với nhu cầu thật của bà con.
Vậy nên bỏ những nơi đó chỉ để có hoá đơn là đi ngược lại lợi ích của dự án. Cách đúng là tìm cách khác để chứng minh khoản chi.
Điều cần làm trước là trao đổi với nhà tài trợ. Nhiều nhà tài trợ quen làm việc ở vùng sâu và có sẵn quy định chấp nhận chứng từ thay thế. Biết trước thì nhóm chuẩn bị đúng.
Ghi chính sách này vào ngay trong hồ sơ hoặc thoả thuận tài trợ là tốt nhất. Một câu như các khoản mua tại chợ địa phương sẽ dùng biên nhận viết tay có xác nhận của thôn bản đủ để tránh tranh cãi về sau.
Biên nhận viết tay: viết thế nào cho đủ?
Một biên nhận viết tay tốt có: ngày, nơi mua, tên người bán, món hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký hoặc điểm chỉ của người bán, chữ ký của người mua trong nhóm.
Mang sẵn một xấp mẫu biên nhận in trước với các ô trống, người bán chỉ cần ký. Điều này nhanh hơn và đỡ ngại cho cả hai bên.
Với người bán không biết chữ hoặc không đọc được tiếng phổ thông, hãy nhờ một người địa phương đọc lại nội dung cho họ nghe trước khi ký hay điểm chỉ. Tôn trọng họ cũng là bảo vệ tính đúng của chứng từ.
Với khoản trả công lao động, biên nhận ghi rõ việc làm, số ngày, mức công, kèm chữ ký người nhận. Nếu trả cho nhiều người, làm một bảng danh sách có từng người ký.
Viết bằng bút bi, không dùng bút chì, và không tẩy xoá. Nếu viết sai, gạch một nét, ghi lại bên cạnh, hai bên cùng ký vào chỗ sửa. Biên nhận tẩy xoá nham nhở dễ bị nghi ngờ dù nội dung hoàn toàn thật.
Ảnh chụp và người làm chứng
Ảnh chụp là chứng từ bổ sung rất mạnh: ảnh hàng hoá lúc mua, ảnh lúc chất lên xe, ảnh lúc giao tới nơi. Bật chức năng ghi thời gian và vị trí trên điện thoại nếu có.
Chụp cả biên nhận đặt cạnh hàng hoá. Một tấm ảnh như vậy nói được rất nhiều.
Người làm chứng có thể là một thành viên khác trong nhóm, giáo viên ở điểm trường, cán bộ thôn bản. Họ ký xác nhận vào biên nhận hoặc vào một biên bản chung.
Với những đợt mua lớn, như gạo cho cả bản, nên có biên bản giao nhận có xác nhận của trưởng thôn, trưởng bản hay đại diện nhà trường. Đó là chứng từ có sức nặng nhất trong hoàn cảnh không có hoá đơn.
Khi chụp người dân nhận hàng, nhớ xin phép và tránh những góc chụp làm họ thấy mình bị phô ra. Ảnh chứng từ không cần gương mặt cận cảnh, chỉ cần thấy rõ hàng đã tới nơi.
Ghi sổ và giải thích
Trong sổ thu chi, mỗi khoản như vậy ghi rõ loại chứng từ thay thế đang dùng, ví dụ biên nhận viết tay số mười hai kèm ảnh và xác nhận của trưởng bản.
Trong báo cáo, có một đoạn ngắn giải thích vì sao một số khoản không có hoá đơn và nhóm đã dùng cách nào để chứng minh. Người đọc hiểu được hoàn cảnh sẽ không nghi ngờ.
Giữ giá mua hợp lý, gần với giá chung ở địa phương. Nếu một khoản cao bất thường, ghi chú lý do, như phải mua gấp sau lũ khi hàng khan.
Tách rõ khoản nào có hoá đơn, khoản nào dùng chứng từ thay thế. Nếu phần lớn chi tiêu đều không có hoá đơn trong khi có thể mua ở nơi có, nhà tài trợ sẽ hỏi.
Khi có thể, so giá ở hai ba sạp trước khi mua lô lớn và ghi lại giá đã hỏi. Một dòng ghi chú như vậy cho thấy nhóm đã cân nhắc, và trả lời luôn câu hỏi vì sao chọn người bán này.
Những điều cần tránh
Tránh tự viết biên nhận rồi tự ký thay người bán. Dù số tiền đúng, đó là chứng từ giả, và nếu bị phát hiện sẽ làm hỏng toàn bộ uy tín.
Tránh gom nhiều khoản nhỏ thành một biên nhận lớn không rõ ràng. Mỗi lần mua một biên nhận.
Tránh để một người vừa mua, vừa ký biên nhận, vừa giữ tiền, vừa ghi sổ mà không ai kiểm. Chia việc ra giúp bảo vệ chính người đó.
Tránh trì hoãn. Biên nhận lấy ngay tại chỗ, không hẹn về xin sau. Ở vùng sâu, rời chợ rồi là rất khó quay lại tìm đúng người bán.
Và tránh xem chứng từ thay thế là kẽ hở để làm lỏng tay. Chính vì không có hoá đơn, nhóm càng phải chặt chẽ hơn. Sự cẩn thận ở những chỗ khó kiểm nhất mới là thước đo thật của minh bạch.
Câu hỏi thường gặp
Nhà tài trợ có chấp nhận biên nhận viết tay không?
Nhiều nhà tài trợ chấp nhận trong hoàn cảnh không thể có hoá đơn, nhất là khi có ảnh và xác nhận của người làm chứng. Hãy hỏi và thống nhất trước khi chi.
Người bán không biết chữ thì ký thế nào?
Có thể điểm chỉ, với một người địa phương đọc lại nội dung cho họ nghe và ký làm chứng. Ghi rõ điều này trên biên nhận.
Có cần xác nhận của chính quyền thôn bản không?
Với khoản lớn hoặc đợt phát hàng cho cả cộng đồng, xác nhận của thôn bản, nhà trường hay đơn vị địa phương làm chứng từ đáng tin hơn nhiều. Khoản nhỏ thì người làm chứng trong nhóm là đủ.
Thuê xe chở hàng không có hoá đơn thì ghi thế nào?
Làm biên nhận ghi rõ quãng đường, ngày đi, số tiền, kèm chữ ký người chở và ảnh xe chở hàng. Ghi vào sổ cùng lý do.
Ảnh chụp có thay được biên nhận không?
Ảnh là chứng từ bổ sung tốt nhưng không nên thay hoàn toàn biên nhận. Kết hợp cả hai, cộng với người làm chứng, là cách chắc chắn nhất.
