Chính sách tài trợ thành văn là vài trang giấy ghi rõ công ty ưu tiên tài trợ cho lĩnh vực nào, không tài trợ cho những gì, ngân sách mỗi năm khoảng bao nhiêu, ai được quyết định, hồ sơ được xét theo quy trình nào và bên nhận phải báo cáo lại ra sao. Có nó, các quyết định nhất quán hơn, công bằng hơn, và việc nói không cũng nhẹ nhàng hơn nhiều.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Ở nhiều công ty nhỏ, tài trợ là chuyện của giám đốc, quyết theo cảm tính và theo người quen. Cách đó chạy được một thời gian, rồi tới lúc rối. Hôm nay mình bàn cách viết ra một chính sách gọn, vừa đủ dùng.
Vì sao công ty nhỏ cũng cần chính sách?
Khi không có chính sách, mỗi lời mời là một cuộc cân nhắc mới. Người quen giới thiệu thì khó từ chối, người lạ thì bị bỏ qua dù hoạt động tốt hơn. Cuối năm nhìn lại, các khoản tài trợ rời rạc, không ai nhớ đã cho những gì.
Không có chính sách cũng dễ sinh nghi ngờ trong nội bộ. Nhân viên thấy công ty tài trợ cho hoạt động của người quen sếp mà không hiểu vì sao, có thể sinh dị nghị.
Một chính sách thành văn giải quyết cả hai vấn đề. Nó là thước đo chung, ai đọc cũng hiểu công ty đang làm gì.
Không cần dài. Hai ba trang cho một công ty nhỏ là đủ. Quan trọng là viết ra và mọi người cùng biết.
Một lợi ích ít người nghĩ tới là sự liên tục. Khi người phụ trách nghỉ việc hay giám đốc đổi, chính sách vẫn ở lại, và các đối tác cộng đồng không phải bắt đầu lại từ đầu với một người mới chưa biết gì về lịch sử tài trợ của công ty.
Phần một: tài trợ cho gì, không tài trợ cho gì
Bắt đầu bằng một hai câu về mục đích: công ty tài trợ để làm gì. Ví dụ: công ty muốn góp phần cho giáo dục và thể thao của trẻ em ở các quận nơi công ty có cửa hàng.
Tiếp theo là các lĩnh vực ưu tiên, nên chọn ít, hai ba lĩnh vực là vừa. Kèm theo khu vực địa lý và đối tượng nếu có.
Phần quan trọng không kém là danh sách những gì không tài trợ. Ví dụ: không tài trợ cho hoạt động mang tính chính trị, không tài trợ cho cá nhân xin tiền riêng, không tài trợ cho sự kiện có rượu bia nếu đối tượng là học sinh, không tài trợ cho đơn vị không chịu báo cáo.
Danh sách không tài trợ giúp bạn từ chối mà không cần giải thích dài. Chỉ cần nói rằng theo chính sách của công ty, loại hoạt động này nằm ngoài phạm vi tài trợ năm nay. Người nghe hiểu ngay đây là nguyên tắc chung, không phải sự coi thường dành riêng cho họ, và hiếm khi phật ý.
Phần hai: ngân sách và người quyết định
Ghi rõ ngân sách tài trợ hằng năm được quyết định thế nào, ví dụ một khoản cố định hoặc một tỷ lệ nhỏ của lợi nhuận năm trước. Con số cụ thể có thể để trong kế hoạch hằng năm, chính sách chỉ cần nói cách xác định.
Ghi rõ ai được quyết định ở mức nào. Khoản nhỏ thì người phụ trách tự duyệt, khoản lớn hơn cần giám đốc, khoản rất lớn cần cả ban lãnh đạo. Phân cấp như vậy giúp việc nhỏ không phải chờ, việc lớn có nhiều người cùng xem.
Thêm một điều về xung đột lợi ích: người có quan hệ với đơn vị xin tài trợ không tham gia quyết định khoản đó. Câu này bảo vệ chính người quyết định khỏi những lời đàm tiếu.
Nếu công ty có nhiều chi nhánh, nói rõ ngân sách được chia thế nào và chi nhánh có quyền quyết định tới đâu.
Phần ba: quy trình xét và yêu cầu báo cáo
Quy trình đơn giản nhất gồm: nhận đề nghị qua một kênh duy nhất, người phụ trách xem đề nghị có nằm trong lĩnh vực ưu tiên không, xét theo vài tiêu chí, trả lời trong một thời gian cố định.
Ghi rõ những gì đơn vị xin tài trợ cần gửi: giới thiệu về đơn vị, mô tả hoạt động, ngân sách, quyền lợi đề xuất. Không cần nhiều, nhưng cần đủ để xét.
Phần báo cáo nói đơn vị nhận tài trợ phải gửi lại gì sau khi xong: hoạt động đã diễn ra thế nào, tiền dùng vào đâu, có ảnh minh hoạ. Đơn vị không báo cáo sẽ không được xét lần sau.
Đặt một thời điểm trong năm để nhìn lại toàn bộ các khoản tài trợ, rút kinh nghiệm và điều chỉnh chính sách nếu cần.
Đưa chính sách vào đời sống
Một chính sách nằm trong ngăn kéo thì vô dụng. Hãy chia sẻ với nhân viên, nhất là những người hay nhận lời mời tài trợ như quản lý cửa hàng. Họ cần biết trả lời thế nào.
Có thể đăng một bản tóm tắt ngắn để các đơn vị bên ngoài biết công ty ưu tiên gì trước khi gửi đề nghị. Điều này giảm hẳn số lời mời không phù hợp.
Giữ một bảng theo dõi các khoản đã tài trợ: đơn vị nào, bao nhiêu, cho việc gì, đã báo cáo chưa. Bảng này là trí nhớ của công ty, nhất là khi người phụ trách thay đổi.
Cuối cùng, hãy để chính sách đủ mềm cho những tình huống đặc biệt như thiên tai. Một câu kiểu ban lãnh đạo có thể quyết định khoản hỗ trợ khẩn cấp ngoài chính sách là đủ.
Câu hỏi thường gặp
Chính sách tài trợ có cần công khai không?
Không bắt buộc, nhưng công khai một bản tóm tắt giúp các đơn vị bên ngoài biết bạn ưu tiên gì và giảm lời mời không phù hợp.
Ai trong công ty nên phụ trách tài trợ?
Thường là người phụ trách truyền thông, nhân sự hoặc trợ lý giám đốc. Quan trọng là có một đầu mối rõ ràng và người đó hiểu chính sách.
Có nên cho nhân viên đề xuất hoạt động tài trợ không?
Nên. Nhân viên thường biết những hoạt động tốt trong cộng đồng. Đề xuất của họ vẫn được xét theo cùng tiêu chí như mọi đề nghị khác.
Chính sách nên được xem lại bao lâu một lần?
Khoảng mỗi năm một lần, thường vào lúc lập kế hoạch ngân sách. Khi công ty thay đổi lớn về quy mô hay khu vực hoạt động thì nên xem lại sớm hơn.
Tài trợ khẩn cấp khi có thiên tai có cần theo chính sách không?
Nên có một điều khoản riêng cho phép xử lý nhanh khi khẩn cấp, nhưng vẫn ghi chép và báo cáo đầy đủ như các khoản tài trợ khác.
