Nên, và nên xin một cách công khai. Lương người điều phối, tiền thuê chỗ làm việc, công kế toán, điện thoại, đi lại là những thứ giữ cho dự án chạy được; giấu chúng đi để hồ sơ trông có vẻ toàn bộ tiền đều tới tay người nhận chỉ làm dự án yếu đi và khiến báo cáo khó trung thực.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Đây là chủ đề nhạy cảm, vì nhiều người cho tiền muốn từng đồng đi thẳng tới người khó khăn. Mình hiểu mong muốn đó, nhưng muốn nói thật về cái giá của việc cố tỏ ra không tốn chi phí quản lý.
Chi phí quản lý gồm những gì?
Chi phí quản lý, hay còn gọi là chi phí gián tiếp, là những khoản không gắn trực tiếp với một hoạt động cụ thể nhưng cần để cả tổ chức vận hành. Lương người điều phối, kế toán, tiền thuê chỗ làm, điện nước, mạng, phần mềm sổ sách, đi lại để kiểm tra dự án.
Với một nhóm thiện nguyện rất nhỏ, những khoản này có thể do thành viên tự gánh: dùng điện thoại riêng, nhà riêng làm chỗ họp, xe riêng để đi. Nhưng khi dự án lớn dần, tự gánh không còn bền.
Có những khoản nằm ở ranh giới, như lương của người trực tiếp dạy lớp hay trực tiếp phát quà. Nhiều nhà tài trợ coi đó là chi phí hoạt động chứ không phải quản lý. Hãy đọc kỹ cách họ phân loại.
Hiểu rõ từng loại giúp bạn trình bày đúng chỗ trong bảng ngân sách, thay vì nhét lẫn lộn rồi bị hỏi lại.
Cái giá của việc tỏ ra không tốn chi phí quản lý
Khi người cho đòi mọi đồng phải tới tay người nhận, các tổ chức buộc phải chọn: hoặc nói dối trong báo cáo, hoặc vắt kiệt người làm. Cả hai đều có hại.
Vắt kiệt người làm nghĩa là người điều phối làm không lương hoặc lương rất thấp, kế toán là một tình nguyện viên làm buổi tối. Một thời gian sau họ kiệt sức hoặc đi làm việc khác. Kinh nghiệm của họ đi theo họ, dự án quay về điểm xuất phát.
Thiếu kế toán tử tế cũng là nguồn gốc của nhiều chuyện lùm xùm về tiền từ thiện. Không phải ai cũng có ý gian, nhiều khi chỉ là không có người đủ thời gian và kỹ năng để ghi chép cẩn thận.
Nên một tổ chức dám nói thẳng rằng mình cần khoản này để quản lý tiền của người cho cho đàng hoàng, thường là tổ chức đáng tin hơn, không phải kém hơn.
Nói chuyện với nhà tài trợ về khoản này thế nào?
Đầu tiên, đọc quy định của nhà tài trợ. Có nơi cho phép một phần chi phí quản lý, có nơi chỉ tài trợ hoạt động trực tiếp, có nơi có quỹ riêng hỗ trợ năng lực tổ chức. Đừng xin thứ họ đã nói rõ là không tài trợ.
Nếu họ cho phép, hãy ghi rõ từng khoản, không gộp thành một dòng mập mờ. Nói lương người điều phối bán thời gian trong bao nhiêu tháng, vì sao cần, người đó làm những gì. Người đọc thấy cụ thể thì dễ chấp nhận.
Gắn chi phí quản lý với kết quả mà người cho quan tâm. Ví dụ: có kế toán thì báo cáo tài chính đúng hạn, có người điều phối thì có người đi kiểm tra từng điểm trường. Đó là những thứ nhà tài trợ muốn, chỉ là họ ít nghĩ tới việc phải có người làm.
Nếu một nhà tài trợ không chi cho quản lý, hãy tìm nguồn khác cho phần đó, như hội phí, đóng góp không ràng buộc từ cá nhân, hoặc thu nhập từ hoạt động riêng. Đừng giấu chi phí quản lý vào các dòng hoạt động.
Tỷ lệ chi phí quản lý thấp có phải lúc nào cũng tốt?
Nhiều người đánh giá một tổ chức bằng một câu hỏi duy nhất: bao nhiêu phần trăm tiền dùng cho quản lý. Câu hỏi đó có lý, vì một tổ chức tiêu phần lớn tiền cho bộ máy rõ ràng là đáng ngờ.
Nhưng tỷ lệ thấp không chắc là tốt. Một nhóm dồn hết tiền vào phát quà mà không có ai theo dõi xem quà có tới đúng người, có dùng được không, thì tỷ lệ quản lý rất thấp mà hiệu quả cũng thấp.
Câu hỏi tốt hơn là: tổ chức này dùng chi phí quản lý vào việc gì, và nhờ đó kết quả có tốt hơn không. Một khoản đầu tư vào sổ sách, vào đào tạo, vào việc đi theo dõi có thể làm mỗi đồng còn lại có giá trị hơn.
Với người cho, hãy hỏi câu đó thay vì chỉ nhìn một con số. Với người xin, hãy chuẩn bị sẵn câu trả lời.
Nhóm nhỏ nên bắt đầu từ đâu?
Nếu nhóm bạn đang hoàn toàn tự nguyện, chưa ai nhận lương, hãy bắt đầu bằng việc ghi lại những gì các thành viên đang tự gánh: tiền xăng, tiền điện thoại, số giờ làm mỗi tuần. Chỉ ghi thôi, chưa cần xin.
Bảng ghi đó cho bạn thấy chi phí thật của việc vận hành. Khi trình bày với nhà tài trợ, bạn có số liệu cụ thể chứ không chỉ một cảm giác là mệt quá.
Bước tiếp theo thường là xin cho một vị trí quan trọng nhất, hay là người giữ sổ sách hoặc người điều phối, dù chỉ bán thời gian. Một người được trả công đàng hoàng có thể giữ cho cả nhóm tình nguyện viên làm việc có nề nếp.
Minh bạch là chìa khoá. Công khai trong báo cáo ai nhận lương, bao nhiêu, làm việc gì. Người ủng hộ thường chấp nhận chi phí quản lý hợp lý khi họ được biết, nhưng sẽ phản ứng mạnh nếu tự phát hiện ra.
Câu hỏi thường gặp
Nhóm thiện nguyện có được trả lương cho người điều phối không?
Về nguyên tắc là có thể, miễn là minh bạch và phù hợp với quy định áp dụng cho hình thức tổ chức của nhóm. Hãy hỏi cơ quan có thẩm quyền hoặc kế toán về cách làm đúng cho trường hợp của bạn.
Người ủng hộ cá nhân có phản đối chi phí quản lý không?
Một số người có, nhất là khi họ không được giải thích. Khi được biết rõ khoản đó dùng để làm gì và giúp kết quả ra sao, nhiều người ủng hộ sẵn sàng chấp nhận.
Chi phí quản lý nên được ghi thế nào trong báo cáo?
Ghi thành dòng riêng, liệt kê từng loại như lương, thuê chỗ, kế toán, đi lại kiểm tra. Đừng phân bổ ngầm vào các hoạt động vì người đọc sẽ không biết thực tế tiền đã đi đâu.
Quỹ không ràng buộc là gì?
Đó là khoản tài trợ mà tổ chức được tự quyết định cách dùng, không gắn với một hoạt động cụ thể. Loại tiền này rất quý vì có thể dùng cho quản lý, dự phòng hoặc thử nghiệm điều mới.
Có nên trả lương cho tình nguyện viên lâu năm không?
Khi một tình nguyện viên gánh phần việc lớn và đều đặn, chuyển họ thành người được trả công thường giúp cả họ lẫn dự án bền hơn. Điều quan trọng là thống nhất rõ vai trò và minh bạch với cả nhóm.
