Người ủng hộ đều đặn mỗi tháng là nguồn quý nhất mà nhiều nhóm thiện nguyện chưa khai thác: mỗi người góp ít, nhưng cộng lại thành một dòng tiền ổn định, ít ràng buộc và dự đoán được, giúp nhóm lên kế hoạch cho cả năm thay vì sống từ đợt kêu gọi này sang đợt kêu gọi khác. Người góp cũng thấy nhẹ nhàng hơn so với một lần bỏ ra khoản lớn.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Hôm nay mình nói về những người ít được chú ý nhất trong chuyện tài trợ: người ủng hộ nhỏ, âm thầm, tháng nào cũng chuyển một khoản vừa bằng vài ly cà phê. Họ không đứng trên sân khấu, nhưng nhiều nhóm sống được là nhờ họ.
Vì sao dòng tiền đều quan trọng hơn khoản lớn?
Một nhóm dạy học buổi tối cho trẻ em lao động nhập cư cần trả tiền điện, tiền thuê phòng, tiền văn phòng phẩm mỗi tháng. Những chi phí này không đợi tới khi có nhà tài trợ lớn.
Nếu chỉ sống bằng các đợt kêu gọi, tháng nào có đợt thì dư, tháng nào không có thì thiếu. Nhóm luôn phải dồn sức vào kêu gọi thay vì vào việc chính.
Dòng tiền đều đặn từ người ủng hộ nhỏ giải quyết chuyện đó. Giả sử năm mươi người, mỗi người góp một khoản nhỏ mỗi tháng, nhóm biết trước mình có bao nhiêu và lên kế hoạch được.
Khoản này thường cũng là tiền không ràng buộc, nghĩa là nhóm được dùng cho những gì cần nhất, kể cả chi phí vận hành mà nhà tài trợ lớn ngại chi.
Thêm một điều ít ai để ý: khi có một nhóm người ủng hộ đều đặn, nhóm có vị thế tốt hơn khi nói chuyện với nhà tài trợ lớn. Không phụ thuộc vào họ, nhóm dễ giữ được mục đích của mình hơn.
Mời ai trở thành người ủng hộ đều đặn?
Người dễ nhận lời nhất là những ai đã từng ủng hộ một lần. Họ đã tin bạn, chỉ cần một lời mời cụ thể. Sau mỗi đợt kêu gọi, hãy gửi lời cảm ơn kèm lời mời nhẹ nhàng: nếu muốn đồng hành lâu dài, bạn có thể góp một khoản nhỏ mỗi tháng.
Người quen của thành viên nhóm, cựu tình nguyện viên, phụ huynh của các em từng được giúp cũng là những người có gắn bó sẵn.
Lời mời nên nói rõ khoản nhỏ hằng tháng giúp được gì. Ví dụ một khoản ngang hai ly cà phê mỗi tháng đủ trả tiền vở bút cho một em trong một tháng. Cụ thể như vậy, người ta dễ hình dung.
Đừng mời quá nhiều, quá dồn dập. Một lời mời rõ ràng, một lần nhắc, là đủ. Ép người ta cam kết thường dẫn tới những cam kết bỏ dở.
Một thời điểm tốt để mời là ngay sau khi người ta vừa nhận được báo cáo kết quả của một đợt quyên góp. Lúc đó họ vừa thấy tận mắt khoản góp của mình đã làm được gì, và lời mời đồng hành lâu dài nghe tự nhiên như một bước tiếp theo.
Làm cho việc góp đều trở nên dễ dàng
Người ta hay quên. Hãy giúp họ nhớ mà không làm phiền: gợi ý họ cài đặt lệnh chuyển tiền định kỳ trong ứng dụng ngân hàng của mình nếu có, với nội dung chuyển khoản cố định để nhóm dễ nhận ra.
Gửi một lời nhắc nhẹ vào một ngày cố định mỗi tháng cho những ai muốn được nhắc, kèm một tin nhỏ về hoạt động trong tháng.
Ghi chép cẩn thận ai đã góp, góp bao nhiêu, tháng nào. Một bảng đơn giản là đủ. Nó giúp bạn cảm ơn đúng người và nhận ra khi ai đó ngừng góp.
Đừng đặt mức tối thiểu cao. Cho phép người ta góp bất kỳ khoản nào họ thấy thoải mái. Một khoản rất nhỏ nhưng đều vẫn quý.
Báo cáo cho người ủng hộ nhỏ
Người ủng hộ nhỏ không cần báo cáo dài. Họ cần cảm thấy mình là một phần của câu chuyện. Một tin ngắn mỗi tháng hoặc mỗi quý, vài tấm ảnh, một câu chuyện nhỏ về một em học sinh, là đủ.
Mỗi năm một lần, gửi bảng tổng kết: cả năm nhóm nhận được bao nhiêu từ người ủng hộ đều đặn, đã dùng vào những việc gì. Nhiều người sẽ ngạc nhiên khi thấy những khoản nhỏ của họ cộng lại thành nhiều thứ như thế.
Có thể mời họ tới những dịp đặc biệt như buổi tổng kết năm học, buổi văn nghệ của các em. Được gặp tận mặt người được giúp là điều giữ người ủng hộ lâu nhất.
Tôn trọng người muốn giấu tên. Có người góp đều mà không muốn ai biết, hãy cảm ơn họ riêng.
Khi người ủng hộ muốn dừng
Người ta dừng vì nhiều lý do: khó khăn tài chính, chuyển sang ủng hộ nơi khác, hay đơn giản là quên. Hãy tôn trọng.
Nếu ai đó báo dừng, cảm ơn họ vì thời gian đã đồng hành, và nói rằng cánh cửa luôn mở nếu họ muốn quay lại. Không hỏi vặn, không làm họ thấy có lỗi.
Nếu thấy ai đó ngừng góp mà không báo, có thể gửi một lời hỏi thăm nhẹ nhàng một lần, rồi thôi. Đừng nhắc liên tục.
Theo dõi tỷ lệ người ở lại sau mỗi năm cũng giúp nhóm hiểu mình đang chăm sóc người ủng hộ tốt hay chưa. Nếu nhiều người rời đi cùng lúc, có lẽ cần xem lại cách báo cáo, cách cảm ơn.
Câu hỏi thường gặp
Người ủng hộ định kỳ nên góp bao nhiêu mỗi tháng?
Không nên đặt mức cố định. Hãy để người ủng hộ tự chọn khoản thoải mái với họ; khoản nhỏ mà đều đặn có giá trị lâu dài hơn khoản lớn chỉ một lần.
Có cần ký cam kết với người ủng hộ định kỳ không?
Thường không cần. Đây là sự ủng hộ tự nguyện, người góp có thể dừng bất cứ lúc nào. Điều quan trọng là nhóm ghi chép và báo cáo minh bạch.
Làm sao nhận ra khoản chuyển của người ủng hộ định kỳ?
Gợi ý họ dùng một nội dung chuyển khoản cố định, và nhóm ghi lại trong bảng theo dõi. Như vậy việc cảm ơn và báo cáo sẽ chính xác hơn.
Tiền từ người ủng hộ định kỳ có được dùng cho chi phí vận hành không?
Có, nếu nhóm đã nói rõ từ đầu rằng tiền này dùng cho hoạt động chung, kể cả vận hành. Hãy công khai cách dùng trong báo cáo năm.
Bao nhiêu người ủng hộ định kỳ là đủ?
Tuỳ chi phí thường xuyên của nhóm. Một mục tiêu hợp lý là đủ để trang trải các chi phí cố định hằng tháng, để các đợt kêu gọi khác dành cho việc mới.
