Một sự kiện gây quỹ như giải chạy, đêm nhạc hay phiên chợ đồ cũ có hiệu quả khi chi phí tổ chức thấp so với số tiền thu về, khi có những người tham gia thật sự quan tâm tới mục đích, và khi nhóm coi đó là dịp kết nối cộng đồng chứ không chỉ để thu tiền. Nhiều sự kiện gây quỹ rất vui, rất đông, mà trừ chi phí xong thì còn lại chẳng bao nhiêu.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Sự kiện gây quỹ hấp dẫn vì nó vui, có không khí, có ảnh đẹp. Nhưng nó cũng ngốn công sức nhất trong mọi cách gây quỹ. Hôm nay mình giúp bạn tính xem có đáng không, và nếu làm thì làm sao cho có lời.
Phép tính đầu tiên: thu trừ chi
Trước khi chọn làm đêm nhạc hay giải chạy, hãy làm một phép tính sơ bộ. Chi phí gồm địa điểm, âm thanh, in ấn, áo, nước, bảo hiểm, giấy phép nếu cần. Thu gồm vé, tiền đăng ký, quyên góp tại chỗ, bán hàng.
Giả sử một đêm nhạc nhỏ bán được hai trăm vé, nhưng thuê địa điểm và âm thanh đã ngốn gần nửa số tiền vé. Số còn lại cho mục đích chính có thể ít hơn nhiều so với một đợt kêu gọi trực tuyến. Đây chỉ là ví dụ để thấy cách tính, con số thật tuỳ từng nơi.
Nếu phép tính cho thấy lời rất mỏng, hãy nghĩ cách giảm chi phí: xin tài trợ hiện vật cho địa điểm, âm thanh, nước uống. Mỗi khoản xin được là một khoản cộng thẳng vào tiền gây quỹ.
Và tính cả công sức của nhóm. Một sự kiện tốn ba tháng chuẩn bị của mười người có thể không đáng nếu thu về ít hơn một đợt kêu gọi đơn giản.
Mỗi loại sự kiện hợp với điều gì?
Giải chạy, đạp xe gây quỹ hợp với cộng đồng thích vận động, dễ thu phí đăng ký, dễ có nhà tài trợ thể thao. Nhưng đòi hỏi kỹ lưỡng về an toàn, đường đi, và thường cần làm việc với chính quyền.
Đêm nhạc hợp khi nhóm có quan hệ với người làm nhạc sẵn lòng biểu diễn miễn phí. Không khí ấm, nhưng chi phí âm thanh ánh sáng thường cao.
Phiên chợ đồ cũ hay bán đồ ăn gây quỹ là dạng ít tốn kém nhất: đồ do mọi người góp, địa điểm thường mượn được, ai cũng tham gia được. Tiền thu không lớn nhưng gần như là lãi ròng, lại gắn kết người tham gia.
Chọn loại sự kiện hợp với năng lực của nhóm, với người ủng hộ của bạn, và với mục đích. Một nhóm hỗ trợ người già có thể hợp với một buổi văn nghệ và bán đồ ăn quê hơn là một giải chạy.
Làm sao để người tham gia góp nhiều hơn tiền vé?
Người tới sự kiện gây quỹ thường sẵn lòng góp thêm nếu được nhắc đúng lúc. Một phần nói ngắn giữa chương trình về mục đích, kèm câu chuyện của người được giúp, có thể mang lại khoản quyên góp lớn hơn tiền vé.
Đặt hòm hoặc mã chuyển khoản rõ ràng, có người đứng cạnh giải thích. Tiền mặt thì cần hai người cùng đếm khi mở hòm, ghi biên bản.
Bán những món nhỏ gắn với mục đích, như đồ thủ công của người được giúp, sách cũ, bánh nhà làm, giúp người tham gia vừa góp vừa có thứ mang về.
Đừng ép. Không khí vui và lời mời nhẹ nhàng hiệu quả hơn những lời kêu gọi dồn dập làm người ta ngại quay lại lần sau.
An toàn và thủ tục không được bỏ qua
Sự kiện đông người kéo theo trách nhiệm an toàn. Giải chạy cần phân luồng, người hỗ trợ dọc đường, nước uống, người sơ cứu. Đêm nhạc cần lối thoát, kiểm soát số người, điện an toàn.
Nhiều sự kiện cần thông báo hoặc xin phép chính quyền địa phương, nhất là khi dùng đường công cộng, địa điểm công cộng hay tụ tập đông. Hỏi sớm để không bị dừng phút chót.
Việc bán vé, bán hàng có thể có những yêu cầu riêng. Nếu chưa chắc, hãy hỏi chính quyền hoặc người hiểu quy định ở địa phương.
Có bảo hiểm cho người tham gia nếu là hoạt động thể thao, và một kế hoạch khi thời tiết xấu. Những chi phí này nên tính vào ngay từ đầu.
Sau sự kiện: báo cáo và giữ người
Trong vòng một vài tuần, công khai kết quả: thu được bao nhiêu, chi bao nhiêu, còn lại bao nhiêu cho mục đích chính, và đã dùng vào việc gì. Người tham gia muốn biết buổi tối vui vẻ của họ đã giúp được gì.
Cảm ơn tình nguyện viên, nghệ sĩ, nhà tài trợ hiện vật, người tham gia. Gửi ảnh, kể chuyện.
Giữ liên lạc với những người tham gia nếu họ đồng ý, như mời họ vào nhóm người ủng hộ. Một người đã tới sự kiện của bạn là một người ủng hộ tiềm năng cho những đợt sau.
Và rút kinh nghiệm. Những gì hiệu quả, những gì tốn công mà không đáng, ghi lại cho lần sau. Sự kiện gây quỹ thường làm tốt hơn hẳn ở lần thứ hai, thứ ba.
Có nhóm biến sự kiện thành một nếp hằng năm, như phiên chợ đồ cũ mỗi dịp đầu hè. Người trong khu bắt đầu để dành đồ cho phiên chợ, và sự kiện tự có người chờ đợi. Đó là lúc công sức bỏ ra bắt đầu nhẹ dần.
Câu hỏi thường gặp
Sự kiện gây quỹ nào ít tốn kém nhất?
Phiên chợ đồ cũ, bán đồ ăn nhà làm hay buổi giao lưu nhỏ thường ít tốn kém vì đồ được góp và địa điểm có thể mượn. Tiền thu có thể không lớn nhưng gần như toàn bộ dành cho mục đích.
Tổ chức giải chạy gây quỹ cần xin phép không?
Thường cần làm việc với chính quyền địa phương khi dùng đường công cộng hoặc tụ tập đông người. Hãy hỏi sớm để kịp làm thủ tục và đảm bảo an toàn.
Có nên trả cát xê cho nghệ sĩ trong đêm nhạc gây quỹ?
Nhiều nghệ sĩ sẵn lòng diễn miễn phí hoặc nhận mức tượng trưng cho mục đích tốt. Nếu có trả, hãy ghi rõ trong báo cáo để người tham gia hiểu chi phí.
Tiền thu tại sự kiện quản lý thế nào?
Tiền mặt cần hai người cùng đếm, ghi biên bản và nộp vào tài khoản riêng sớm nhất. Khuyến khích chuyển khoản để có dấu vết rõ ràng.
Làm sao biết sự kiện gây quỹ có đáng làm không?
Ước tính thu trừ chi, cộng thêm công sức của nhóm, rồi so với các cách gây quỹ khác. Nếu lợi ích chính là kết nối cộng đồng, hãy ghi nhận cả điều đó chứ không chỉ nhìn tiền.
