Khi kêu gọi quyên góp, nên có một tài khoản riêng chỉ dùng cho việc đó, tuyệt đối không lẫn với tiền cá nhân, và định kỳ công khai sao kê kèm bảng chi tiêu có chứng từ. Khi công khai, che bớt những thông tin riêng của người ủng hộ như số tài khoản đầy đủ. Đó là nền móng của mọi niềm tin, và quy định về vận động quyên góp cũng có những yêu cầu riêng mà bạn nên hỏi chính quyền địa phương.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Nhiều câu chuyện ồn ào về tiền từ thiện bắt đầu từ một việc rất nhỏ: tiền góp chảy vào tài khoản cá nhân, lẫn với lương, với tiền chợ. Người làm có thể hoàn toàn trong sạch mà vẫn không chứng minh được. Hôm nay mình bàn cách tránh từ đầu.
Vì sao phải tách tài khoản?
Khi tiền quyên góp nằm chung với tiền cá nhân, mọi giao dịch đều trở nên mập mờ. Một khoản rút ra là đi chợ hay đi mua vật liệu cho lớp học. Chính người giữ tiền cũng có khi không nhớ nổi.
Tài khoản riêng giúp mọi dòng tiền vào ra đều thuộc về đợt quyên góp. Sao kê của nó chính là cuốn sổ không ai sửa được.
Nó cũng bảo vệ người giữ tiền. Khi có ai nghi ngờ, bạn chỉ cần đưa sao kê. Không phải giải thích tiền nào của mình, tiền nào của quỹ.
Nếu nhóm làm nhiều đợt, có thể dùng một tài khoản chung cho nhóm nhưng ghi nội dung chuyển khoản theo từng đợt, và tuyệt đối không dùng cho việc riêng. Hãy hỏi chính quyền xã phường hoặc cơ quan có thẩm quyền về yêu cầu cụ thể với cách làm của bạn.
Ai giữ tài khoản và ai giám sát?
Tài khoản cần một người đứng tên, nhưng không nên chỉ một người biết. Ít nhất một người khác trong nhóm nên được xem sao kê thường xuyên.
Với nhóm có tổ chức hơn, có thể quy định mỗi khoản chi trên một mức nhất định cần hai người đồng ý. Điều này không phải vì nghi ngờ nhau, mà để bảo vệ nhau.
Nếu người đứng tên tài khoản nghỉ, đi xa, hay không may gặp chuyện, cần có kế hoạch chuyển giao. Tiền quỹ kẹt trong tài khoản của một người không liên lạc được là tình huống đã xảy ra với không ít nhóm.
Ghi rõ những điều này trong một quy chế ngắn của nhóm, để mọi người cùng biết.
Một thói quen nhỏ mà hữu ích là mỗi tháng nhóm ngồi lại mười lăm phút, mở sao kê ra cùng xem. Không cần nghi thức gì, chỉ cần mọi người cùng nhìn thấy những con số. Thói quen đó khiến sai sót được phát hiện sớm và không ai phải mang một mình gánh nặng giữ tiền chung.
Công khai sao kê: công khai gì và giấu gì?
Công khai sao kê là cho người ủng hộ thấy tiền đã vào bao nhiêu, từ những khoản nào, và đã ra cho việc gì. Thường làm vào các mốc như hết đợt quyên góp và sau khi chi xong.
Nhưng sao kê chứa thông tin riêng của người chuyển: tên, số tài khoản, có khi lời nhắn riêng. Hãy che bớt số tài khoản, và tôn trọng người muốn giấu tên. Mục đích là minh bạch dòng tiền, không phải phơi bày người cho.
Đi kèm sao kê nên có một bảng tóm tắt dễ đọc: tổng thu, tổng chi theo từng hạng mục, số dư. Không phải ai cũng đủ kiên nhẫn đọc vài trăm dòng sao kê.
Và kèm chứng từ cho các khoản chi lớn: hoá đơn, biên nhận, biên bản giao nhận, ảnh. Sao kê cho biết tiền đã đi, chứng từ cho biết tiền đã tới đâu.
Đối chiếu thu chi và ghi sổ
Đừng chỉ dựa vào sao kê ngân hàng. Hãy có một sổ ghi chép song song, ghi mỗi khoản chi với lý do, người chi, chứng từ kèm theo. Cuối mỗi tuần, đối chiếu sổ với sao kê.
Khoản thu bằng tiền mặt, như người dân góp trực tiếp tại buổi gặp mặt, cần được ghi ngay, có người thứ hai cùng đếm, và nộp vào tài khoản sớm nhất có thể. Tiền mặt là chỗ dễ thất thoát và dễ bị nghi ngờ nhất.
Khi có chênh lệch, tìm cho ra ngay, đừng để dồn. Một khoản chênh nhỏ để lâu sẽ thành một câu hỏi lớn.
Lưu toàn bộ sổ sách, sao kê và chứng từ trong một thư mục, cả bản giấy lẫn bản chụp. Giữ ít nhất vài năm sau khi kết thúc đợt.
Nếu nhóm không ai rành sổ sách, hãy nhờ một người làm kế toán quen giúp dựng mẫu sổ ngay từ đợt đầu. Một mẫu đơn giản gồm ngày, nội dung, thu, chi, số dư và chỗ ghi số chứng từ là đủ. Dùng mãi một mẫu thì đợt nào cũng dễ đối chiếu.
Chuyển nhầm, chuyển dư và những tình huống khó
Sẽ có người chuyển nhầm số tiền, nhầm tài khoản, hay chuyển rồi xin lại. Hãy có quy trình rõ: xác minh với người chuyển, hoàn lại phần nhầm, ghi chú vào sổ.
Có khi có những khoản chuyển với nội dung lạ, hoặc từ nguồn bạn thấy không phù hợp. Nếu nghi ngờ, hãy hỏi ý kiến cơ quan có thẩm quyền hay người hiểu pháp lý, đừng tự xử lý.
Khi có người đặt câu hỏi công khai về tiền, hãy trả lời bình tĩnh, bằng số liệu và chứng từ. Tránh tranh cãi cảm xúc trên mạng.
Minh bạch không phải là việc làm một lần cho có. Nó là thói quen, và thói quen đó chính là thứ cho phép bạn kêu gọi lần sau mà người ta vẫn tin.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc mở tài khoản riêng khi quyên góp không?
Quy định về vận động và tiếp nhận đóng góp tự nguyện có những yêu cầu về tài khoản và công khai. Hãy hỏi chính quyền xã phường hoặc cơ quan có thẩm quyền để biết yêu cầu áp dụng cho trường hợp của bạn.
Công khai sao kê có làm lộ thông tin người ủng hộ không?
Có thể, nếu công khai nguyên bản. Hãy che số tài khoản và thông tin riêng, tôn trọng người muốn giấu tên, chỉ giữ những gì cần để thấy dòng tiền.
Bao lâu nên công khai sao kê một lần?
Ít nhất khi kết thúc đợt nhận tiền và khi đã chi xong. Với đợt dài, nên công khai định kỳ ở giữa để người ủng hộ theo dõi được.
Tiền mặt góp trực tiếp xử lý thế nào?
Ghi ngay vào sổ, có người thứ hai cùng đếm và ký, rồi nộp vào tài khoản sớm nhất. Như vậy khoản tiền mặt cũng hiện lên trong sao kê.
Có nên dùng tài khoản cá nhân rồi chuyển sang tài khoản riêng sau?
Không nên, vì sẽ khó chứng minh dòng tiền. Hãy mở tài khoản riêng trước khi bắt đầu kêu gọi.
