Một khoản tài trợ có được tính vào chi phí khi doanh nghiệp quyết toán thuế hay không phụ thuộc vào bản chất của khoản chi, đối tượng nhận và hồ sơ chứng từ đi kèm, theo quy định thuế đang có hiệu lực. Vì quy định có điều kiện cụ thể và có thể thay đổi, việc nên làm là hỏi kế toán những câu thật cụ thể trước khi chi, để chuẩn bị đúng giấy tờ ngay từ đầu.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Mình không phải kế toán, và tập này không thay thế lời khuyên của kế toán hay cơ quan thuế. Mình chỉ muốn giúp bạn biết nên hỏi gì, vì nhiều doanh nghiệp tài trợ xong, tới lúc quyết toán mới phát hiện thiếu giấy tờ thì đã muộn.
Tài trợ, quảng cáo hay ủng hộ: tên gọi không quyết định
Trong đời thường, người ta gọi chung là tài trợ. Nhưng về sổ sách, một khoản chi có thể mang bản chất khác nhau. Nếu doanh nghiệp bỏ tiền và nhận lại quyền lợi quảng bá rõ ràng như in logo, đặt gian hàng, được giới thiệu sản phẩm, khoản chi đó có thể gần với chi phí quảng cáo, tiếp thị.
Nếu doanh nghiệp cho mà không đòi quyền lợi thương mại nào, như ủng hộ đồng bào vùng lũ, xây lớp học cho trường vùng khó, đó là khoản ủng hộ, từ thiện.
Hai loại này thường được xử lý khác nhau về thuế và cần chứng từ khác nhau. Câu hỏi đầu tiên với kế toán là: khoản này nên được ghi nhận như loại chi nào.
Đừng tự đặt tên cho khoản chi để có lợi về thuế. Bản chất thật được thể hiện qua thoả thuận và những gì thực sự diễn ra, và cơ quan thuế xem xét bản chất đó.
Đối tượng nhận có quan trọng không?
Với các khoản ủng hộ, từ thiện, quy định thuế thường đặt điều kiện về lĩnh vực và đối tượng nhận để khoản chi được tính vào chi phí, như giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai, hỗ trợ người khó khăn, và thường yêu cầu khoản chi đi qua những đơn vị có chức năng tiếp nhận theo quy định.
Điều đó có nghĩa là cùng một số tiền, đưa thẳng cho một nhóm tự phát có thể được xử lý khác so với đưa qua một đơn vị có tư cách tiếp nhận hợp pháp. Mình không nêu chi tiết vì điều kiện cụ thể nằm ở văn bản đang hiệu lực và kế toán của bạn cần tra.
Câu hỏi thứ hai với kế toán là: với đối tượng nhận này, lĩnh vực này, khoản chi có đáp ứng điều kiện không, và nếu không thì doanh nghiệp vẫn chi được nhưng cần hiểu là không được tính vào chi phí.
Biết trước giúp bạn chọn cách tài trợ phù hợp, hoặc ít nhất là không bất ngờ khi quyết toán.
Hồ sơ chứng từ: chuẩn bị ngay từ lúc chi
Phần lớn rắc rối về thuế trong tài trợ đến từ chứng từ thiếu hoặc không đúng. Câu hỏi thứ ba với kế toán là: khoản này cần những giấy tờ gì.
Thường gặp là thoả thuận hoặc hợp đồng tài trợ, giấy xác nhận đã nhận tài trợ của bên nhận, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, và với khoản quảng cáo có thể cần hoá đơn từ bên cung cấp dịch vụ. Danh sách cụ thể tuỳ loại khoản chi và quy định hiện hành.
Chuyển khoản thay vì đưa tiền mặt là thói quen tốt, vì nó để lại dấu vết rõ ràng. Ghi nội dung chuyển khoản cụ thể.
Hãy chuẩn bị giấy tờ ngay lúc chi, không đợi tới cuối năm. Lúc đó bên nhận có thể đã giải tán, người phụ trách đã đi, rất khó xin lại chữ ký.
Tài trợ hiện vật và tài trợ bằng sản phẩm của mình
Khi doanh nghiệp tài trợ bằng hàng hoá, kể cả sản phẩm tự làm ra, việc ghi nhận phức tạp hơn tiền. Có thể liên quan tới việc xuất hàng khỏi kho, giá trị ghi nhận, và các nghĩa vụ thuế khác ngoài thuế thu nhập doanh nghiệp.
Câu hỏi thứ tư với kế toán là: tài trợ bằng hàng thì phải làm thủ tục xuất kho thế nào, giá trị ghi theo giá nào, có phát sinh nghĩa vụ thuế gì khác không.
Đừng mặc định tặng hàng thì đơn giản hơn tặng tiền. Có khi ngược lại.
Ghi lại đầy đủ số lượng, quy cách, giá trị và có biên bản giao nhận ký hai bên. Biên bản này vừa phục vụ thuế vừa phục vụ báo cáo minh bạch.
Thói quen tốt để không rối vào cuối năm
Giữ một thư mục riêng cho mọi khoản tài trợ trong năm, mỗi khoản một bộ giấy tờ đầy đủ. Cuối năm kế toán chỉ cần mở ra là có.
Thống nhất với bên nhận ngay từ đầu những giấy tờ họ cần cung cấp. Một đơn vị nhận tài trợ chuyên nghiệp sẽ hiểu, một nhóm mới có thể cần bạn hướng dẫn.
Mời kế toán tham gia từ khâu lập ngân sách tài trợ, không phải gọi họ vào khi đã chi xong. Một cuộc trao đổi mười lăm phút trước có thể tiết kiệm cả tuần sửa sổ sách.
Và nhớ rằng quyết định tài trợ không nên chỉ dựa vào chuyện thuế. Có những khoản đáng cho dù không được tính vào chi phí. Thuế là điều cần hiểu rõ, không phải lý do duy nhất để cho.
Câu hỏi thường gặp
Khoản tài trợ nào thường được tính vào chi phí hợp lý?
Tuỳ quy định thuế hiện hành, thường có điều kiện về lĩnh vực, đối tượng nhận và hồ sơ chứng từ. Hãy hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế với từng khoản cụ thể trước khi chi.
Tài trợ cho nhóm thiện nguyện tự phát có được trừ thuế không?
Có thể không đáp ứng điều kiện nếu bên nhận không thuộc đối tượng tiếp nhận theo quy định. Doanh nghiệp vẫn có thể chi, nhưng nên hỏi kế toán để hiểu cách ghi nhận.
Có cần hợp đồng tài trợ không?
Nên có thoả thuận hoặc hợp đồng ghi rõ số tiền, mục đích, quyền lợi nếu có. Đây vừa là căn cứ cho sổ sách vừa bảo vệ cả hai bên khi có tranh chấp.
Đưa tiền mặt cho bên nhận tài trợ có được không?
Về thực tế có thể làm, nhưng chuyển khoản để lại chứng từ rõ ràng hơn và thường được khuyến khích. Hãy hỏi kế toán về yêu cầu cụ thể với khoản chi của bạn.
Hộ kinh doanh cá thể tài trợ có cần lưu ý thuế không?
Cách tính thuế của hộ kinh doanh khác với doanh nghiệp, nên ảnh hưởng của khoản tài trợ cũng khác. Hãy hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc người làm sổ sách cho hộ của bạn.
