Người nên viết thư giới thiệu học bổng cho bạn là người biết bạn rõ qua những việc cụ thể, như thầy cô dạy bạn lâu, người hướng dẫn bạn làm dự án, chủ nơi bạn làm thêm, chứ không nhất thiết là người có chức danh cao nhất mà bạn quen. Hãy nhờ sớm, đưa họ đủ thông tin để viết, và tôn trọng việc họ tự viết bằng lời của họ.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Thư giới thiệu là phần hồ sơ duy nhất bạn không tự viết, nên nhiều người thấy nó nằm ngoài tầm tay. Thật ra bạn làm được khá nhiều để lá thư đó tốt lên. Hôm nay mình nói về những việc ấy.
Vì sao thư giới thiệu lại quan trọng?
Mọi thứ khác trong hồ sơ đều do bạn kể về mình. Thư giới thiệu là lời của một người khác, đã quan sát bạn trong một khoảng thời gian. Người chấm dùng nó để kiểm xem câu chuyện của bạn có khớp với cách người khác nhìn bạn không.
Một lá thư tốt bổ sung những điều bạn khó tự nói mà không bị coi là khoe: bạn là người bạn học tìm tới khi cần giúp, bạn là người duy nhất trong lớp chịu ở lại dọn dẹp sau hội trại.
Ngược lại, một lá thư chung chung kiểu em là học sinh ngoan, học giỏi, chăm chỉ không nói được gì. Người chấm đọc hàng chục lá như vậy.
Nên câu hỏi chọn ai thực chất là: ai có thể kể về bạn bằng những chi tiết cụ thể mà chỉ người quan sát gần mới biết.
Chọn người viết: chức danh hay sự hiểu biết?
Nhiều gia đình cố nhờ một người có chức vụ cao, dù người đó chỉ gặp bạn vài lần. Lá thư khi đó thường ngắn, chung chung, và người chấm dễ nhận ra người viết không thật sự biết ứng viên.
Một giáo viên chủ nhiệm ba năm, một thầy hướng dẫn câu lạc bộ, một chị quản lý ở nơi bạn làm thêm có thể viết những lá thư sống động hơn nhiều, vì họ đã thấy bạn làm việc.
Hãy cân nhắc học bổng đang tìm gì. Học bổng học thuật cần người nói được về năng lực học tập. Học bổng cộng đồng cần người nói được về những việc bạn đã làm cho người khác. Chọn người viết phù hợp với điều đó.
Nếu cần hai thư, hãy chọn hai người nhìn thấy hai mặt khác nhau của bạn, thay vì hai thầy cô cùng dạy một môn và sẽ kể những điều giống nhau.
Còn một tiêu chí ít ai nghĩ tới là độ tin cậy về thời gian. Một người rất quý bạn nhưng nổi tiếng trễ hẹn có thể làm hỏng cả bộ hồ sơ chỉ vì gửi thư muộn một ngày. Hãy chọn người vừa hiểu bạn vừa giữ lời.
Nhờ thế nào cho lịch sự và đúng lúc?
Nhờ sớm, ít nhất vài tuần trước hạn nộp. Người viết thư thường bận, và một lá thư tốt cần thời gian suy nghĩ. Nhờ sát hạn là đặt họ vào thế khó, và lá thư sẽ vội.
Nếu được, hãy hỏi trực tiếp hoặc gọi điện trước, rồi mới gửi tin nhắn kèm thông tin. Hỏi theo cách để họ có thể từ chối dễ dàng, kiểu cô có thời gian và thấy phù hợp để viết thư giới thiệu cho em không. Một người miễn cưỡng nhận lời sẽ viết một lá thư nhạt.
Nói rõ học bổng gì, hạn khi nào, nộp bằng cách nào, có mẫu hay yêu cầu riêng không. Đừng để họ phải tự đi tìm những thông tin đó.
Nhắc nhẹ một lần trước hạn khoảng một tuần là bình thường. Nhắc liên tục mỗi ngày thì không.
Đưa cho người viết những gì?
Hãy chuẩn bị một trang tóm tắt về mình: học bổng đang xin và giá trị nó đề cao, những việc bạn đã làm mà người viết từng chứng kiến, kế hoạch học tập của bạn. Trang đó giúp người viết nhớ lại và chọn chi tiết.
Nhắc họ những kỷ niệm cụ thể. Ví dụ: em là người phụ trách nhóm làm dự án môn sinh năm lớp mười một, nhóm đã làm khảo sát nước giếng ở ba xóm. Một gợi nhớ như vậy giúp người viết có chất liệu.
Gửi kèm bài luận của bạn nếu đã có, để thư giới thiệu và bài luận bổ sung cho nhau thay vì lặp lại.
Nhưng đừng viết sẵn lá thư rồi nhờ họ ký. Nhiều học bổng coi đó là không trung thực, và một lá thư do chính ứng viên viết thường lộ rõ giọng văn. Bạn cung cấp tư liệu, người viết tự viết.
Sau khi thư đã gửi
Khi người viết báo đã gửi, hãy cảm ơn ngay. Một tin nhắn ngắn, chân thành là đủ.
Khi có kết quả, dù đỗ hay trượt, hãy báo lại cho họ. Rất nhiều người viết thư giới thiệu không bao giờ biết kết quả, và điều đó làm họ hụt hẫng. Một lời báo tin cho thấy bạn trân trọng công sức của họ.
Nếu được học bổng, hãy giữ liên lạc, kể cho họ nghe bạn học tập thế nào. Mối quan hệ đó có thể đi cùng bạn nhiều năm, và lần sau bạn cần một lá thư nữa, họ sẽ có thêm chuyện để viết.
Và khi tới lượt bạn được ai đó nhờ viết thư giới thiệu, bạn sẽ hiểu vì sao những điều nhỏ ấy lại quan trọng tới vậy.
Câu hỏi thường gặp
Có được đọc thư giới thiệu trước khi gửi không?
Nhiều học bổng yêu cầu thư được gửi kín và ứng viên không xem. Hãy tôn trọng quy định đó và không đề nghị người viết cho xem nếu học bổng yêu cầu bảo mật.
Người thân trong gia đình có viết thư giới thiệu được không?
Thường là không nên, vì người chấm khó tin vào sự khách quan. Hãy chọn người quan sát bạn trong học tập, công việc hoặc hoạt động cộng đồng.
Thư giới thiệu bằng tiếng nước ngoài thì người viết không giỏi ngoại ngữ phải làm sao?
Hãy hỏi học bổng có chấp nhận thư bằng tiếng Việt kèm bản dịch không. Nếu được, người viết viết tiếng Việt và bản dịch cần trung thực, đúng nội dung gốc.
Người viết từ chối thì có nên buồn không?
Không nên. Có thể họ quá bận hoặc thấy mình không biết bạn đủ rõ để viết thư tốt. Một lời từ chối thẳng thắn còn tốt hơn một lá thư nhạt.
Có nên tặng quà cho người viết thư giới thiệu?
Một lời cảm ơn chân thành và việc báo kết quả là đủ. Quà có giá trị có thể khiến người viết khó xử và làm lá thư mất đi tính khách quan.
