Một nhóm thiện nguyện nhỏ không cần phần mềm kế toán phức tạp, chỉ cần ba thứ làm cho đều: một cuốn sổ thu chi ghi từng khoản theo ngày, một nơi lưu chứng từ được đánh số khớp với từng dòng trong sổ, và một buổi đối chiếu định kỳ giữa sổ với sao kê ngân hàng mà ít nhất hai người cùng xem. Làm đều ba việc đó là đủ để trả lời bất kỳ câu hỏi nào về tiền.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Nhiều nhóm thiện nguyện được lập ra bởi những người rất tốt bụng nhưng không ai thích con số. Sổ sách thường bị dồn tới cuối đợt, và lúc đó thì đã khó. Hôm nay mình bàn một cách làm đơn giản tới mức ai cũng giữ được.
Sổ thu chi: càng đơn giản càng tốt
Một cuốn sổ hay một bảng tính với vài cột là đủ: ngày, nội dung, số tiền thu, số tiền chi, số dư, số chứng từ, người ghi. Mỗi giao dịch một dòng.
Nội dung nên ghi rõ đủ để người khác đọc hiểu: mua bốn mươi bộ sách giáo khoa lớp ba ở hiệu sách huyện, thay vì chỉ ghi mua sách.
Ghi ngay trong ngày, đừng để dồn. Dồn một tuần là quên, dồn một tháng là không còn khớp được nữa.
Nếu nhóm làm nhiều đợt, mỗi đợt nên có một phần riêng hoặc một mã riêng trong sổ. Như vậy báo cáo từng đợt dễ dàng, và tiền của đợt này không lẫn sang đợt kia.
Dù dùng sổ giấy hay bảng tính, hãy giữ một bản sao ở nơi thứ hai. Sổ giấy có thể ướt, máy có thể hỏng, và mất sổ là mất luôn khả năng chứng minh.
Chứng từ: đánh số và lưu cho gọn
Mỗi khoản chi nên có một chứng từ: hoá đơn, biên nhận viết tay có chữ ký người bán, phiếu giao nhận, ảnh chụp tin nhắn xác nhận. Không có chứng từ thì ít nhất có ảnh chụp và một người làm chứng ký xác nhận.
Đánh số chứng từ theo thứ tự và ghi số đó vào sổ. Khi ai hỏi dòng này, bạn mở đúng tờ đó ra trong vài giây.
Lưu bản giấy trong một bìa hồ sơ, đồng thời chụp ảnh lưu vào một thư mục chung của nhóm. Đặt tên ảnh theo số chứng từ.
Với khoản thu, sao kê ngân hàng là chứng từ. Với tiền mặt góp trực tiếp, cần biên nhận hoặc biên bản có hai người cùng ký.
Một mẹo nhỏ là chụp ảnh chứng từ ngay tại chỗ, lúc vừa trả tiền, rồi gửi vào nhóm nhắn tin chung của ban điều hành. Biên nhận giấy hay bị nhàu, bị mất, bị ướt trong túi áo trên đường về, nhưng ảnh chụp ngay thì còn mãi và có cả thời gian chụp đi kèm.
Đối chiếu định kỳ với sao kê
Mỗi tuần hoặc mỗi tháng, tuỳ nhịp hoạt động, hãy in hoặc tải sao kê ngân hàng, đặt cạnh sổ, đánh dấu từng dòng khớp nhau.
Số dư trong sổ phải bằng số dư ngân hàng cộng tiền mặt đang giữ. Nếu lệch, tìm ra ngay: một khoản quên ghi, một khoản ghi nhầm số, một khoản phí ngân hàng chưa tính.
Buổi đối chiếu nên có hai người. Không phải vì nghi ngờ, mà vì hai đôi mắt bắt lỗi tốt hơn một, và vì người giữ sổ cần được bảo vệ khỏi những nghi ngờ vô cớ.
Ghi lại kết quả đối chiếu: ngày nào, ai xem, có lệch không, đã xử lý thế nào. Dòng ghi đó là bằng chứng nhóm đã làm việc nghiêm túc.
Nếu nhóm giữ tiền mặt, hãy đếm tiền mặt ngay trong buổi đối chiếu và ghi số đếm được. Tiền mặt nằm trong ngăn kéo lâu ngày mà không ai đếm là chỗ hay sinh hiểu lầm nhất.
Ghi cả hiện vật
Nhiều nhóm chỉ ghi tiền mà quên hiện vật: gạo, mì, sách, quần áo, thuốc. Nhưng hiện vật cũng là tài sản của đợt quyên góp, và người góp cũng muốn biết nó đi đâu.
Một sổ hiện vật đơn giản gồm: ngày nhận, người góp, món gì, số lượng, tình trạng, ngày phát, phát cho ai hoặc ở đâu, số lượng phát, người phát.
Khi phát, có danh sách người nhận ký hoặc có xác nhận của trưởng thôn, nhà trường. Ảnh chụp buổi phát cũng là chứng từ, nhưng nhớ tôn trọng người nhận khi chụp.
Hiện vật còn thừa sau đợt phát cũng phải ghi: còn bao nhiêu, cất ở đâu, dự định dùng thế nào.
Với đồ có hạn dùng như sữa, mì, thuốc, hãy ghi thêm hạn dùng và phát những món gần hết hạn trước. Đồ hết hạn nằm trong kho vừa là lãng phí lòng tốt của người góp, vừa có thể gây hại nếu lỡ phát ra mà không ai kiểm.
Khi chưa ai trong nhóm rành sổ sách
Đừng ngại nhờ. Một người làm kế toán, một thầy cô dạy kinh tế, một người quen làm ngân hàng thường sẵn lòng dành một buổi để giúp nhóm dựng mẫu sổ và chỉ cách ghi.
Chọn người giữ sổ là người cẩn thận, kiên nhẫn, có thời gian, không nhất thiết là người giỏi toán nhất. Và người giữ sổ không nên đồng thời là người duy nhất chi tiền.
Đào tạo thêm một người dự phòng. Khi người giữ sổ bận, ốm, hay rời nhóm, sổ sách không bị bỏ trống.
Coi sổ sách như một việc tử tế dành cho người ủng hộ, không phải gánh nặng hành chính. Mỗi dòng ghi đúng là một lời cảm ơn thầm lặng với người đã tin nhóm.
Câu hỏi thường gặp
Nhóm thiện nguyện nhỏ có cần kế toán chuyên nghiệp không?
Không nhất thiết, nhưng nên có một người cẩn thận giữ sổ và được hướng dẫn cách ghi. Khi quy mô lớn dần, nên nhờ hoặc thuê người có chuyên môn.
Mua hàng ở chợ quê không có hoá đơn thì sao?
Có thể dùng biên nhận viết tay có chữ ký người bán, ảnh chụp và một người làm chứng ký xác nhận. Ghi rõ lý do không có hoá đơn trong sổ.
Nên dùng sổ giấy hay bảng tính?
Cách nào nhóm duy trì được đều đặn là cách tốt. Bảng tính tiện tính toán và chia sẻ, sổ giấy hợp với người không quen máy tính. Nên có bản sao lưu dù dùng cách nào.
Bao lâu đối chiếu sổ với sao kê một lần?
Ít nhất mỗi tháng, và mỗi tuần khi đang có đợt quyên góp hoặc chi tiêu nhiều. Đối chiếu thường xuyên giúp phát hiện sai sót khi còn dễ sửa.
Sổ sách nên lưu bao lâu?
Nên lưu ít nhất vài năm sau khi kết thúc đợt, cả bản giấy lẫn bản chụp. Nếu có yêu cầu cụ thể từ cơ quan quản lý hay nhà tài trợ, làm theo yêu cầu đó.
