Người làm gây quỹ dành phần lớn thời gian mỗi ngày không phải để ngồi xin tiền, mà để tìm hiểu nhà tài trợ, giữ liên lạc với những người đã cho, viết hồ sơ và báo cáo, làm việc với đội thực hiện chương trình để hiểu thật kỹ việc mình đang kêu gọi, và ghi chép cẩn thận để không người ủng hộ nào bị bỏ quên. Đó là một nghề của quan hệ và sự bền bỉ hơn là của tài ăn nói.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Nhiều người nghe tới nghề gây quỹ thì hình dung một người hoạt ngôn đi gõ cửa khắp nơi. Hôm nay mình kể một ngày làm việc thật của nghề này, cho những ai đang tò mò hoặc đang nghĩ tới chuyện theo nó.
Buổi sáng: tìm hiểu và chuẩn bị
Một phần lớn công việc là tìm hiểu. Doanh nghiệp nào trong khu vực đang quan tâm tới giáo dục, quỹ nào vừa mở đợt nhận hồ sơ, nhà tài trợ cũ năm nay có thay đổi gì không.
Người làm gây quỹ đọc tin tức, đọc báo cáo của các doanh nghiệp, theo dõi thông báo của các chương trình tài trợ, ghi lại những gì có thể liên quan tới tổ chức của mình.
Họ cũng chuẩn bị cho những cuộc gặp trong tuần: đọc lại lịch sử quan hệ với từng nhà tài trợ, chuẩn bị tài liệu, nghĩ trước những câu hỏi có thể gặp.
Việc này âm thầm, không ai thấy, nhưng nó quyết định chất lượng của mọi cuộc gặp sau đó.
Một người làm nghề lâu năm thường có thói quen dành một khoảng cố định mỗi tuần chỉ để đọc và ghi chép, không gặp ai, không gửi gì. Khoảng lặng đó là lúc họ nhìn ra những cơ hội mà người chỉ chạy theo việc gấp sẽ bỏ lỡ.
Giữ liên lạc: phần việc lớn nhất
Phần lớn tiền tài trợ đến từ những người đã từng cho. Vì vậy người làm gây quỹ dành nhiều thời gian chăm sóc họ: gửi lời cảm ơn, gửi cập nhật, mời tới thăm dự án, chúc mừng dịp lễ.
Mỗi nhà tài trợ, mỗi người ủng hộ lớn có một lịch liên lạc riêng. Người làm gây quỹ giữ một bảng theo dõi: lần gần nhất liên lạc khi nào, đã nói gì, lần tới cần làm gì.
Gọi điện, gặp cà phê, trả lời thư, sắp xếp chuyến thăm. Những việc nhỏ đó lặp lại mỗi ngày.
Mục tiêu không phải là xin thêm mỗi lần liên lạc, mà là để khi cần xin, người kia đã biết, đã tin, và đã thấy mình là một phần của câu chuyện.
Điều này cũng có nghĩa là người làm gây quỹ phải nhớ rất nhiều chi tiết nhỏ: ai thích được gọi điện hơn nhắn tin, ai có con sắp thi, ai không muốn tên mình xuất hiện công khai. Những chi tiết đó ghi trong sổ, không chỉ trong đầu.
Viết, viết và viết
Người làm gây quỹ viết rất nhiều: hồ sơ xin tài trợ, thư ngỏ, báo cáo, thư cảm ơn, bài kêu gọi, bản tin cho người ủng hộ.
Mỗi loại văn bản có giọng riêng. Hồ sơ cho quỹ cần chặt chẽ, có số liệu. Thư cho người ủng hộ cá nhân cần ấm áp, có câu chuyện. Báo cáo cần trung thực, rõ ràng.
Họ thường phải viết dưới áp lực thời hạn, có khi nhiều hồ sơ cùng lúc. Kỹ năng sắp xếp thời gian quan trọng không kém kỹ năng viết.
Một người viết tốt trong nghề này không phải người viết hoa mỹ nhất, mà là người viết cho người đọc hiểu nhanh và tin.
Họ cũng hay phải viết lại. Một hồ sơ có thể qua năm sáu bản trước khi gửi, với góp ý của đội chương trình, của kế toán, của lãnh đạo. Chịu được việc sửa đi sửa lại là một phẩm chất cần có.
Làm việc với đội chương trình và kế toán
Người làm gây quỹ không thể kêu gọi cho điều mình không hiểu. Họ phải làm việc sát với những người trực tiếp thực hiện dự án để biết dự án đang chạy ra sao, có câu chuyện gì, gặp khó ở đâu.
Họ cũng làm việc với kế toán để báo cáo tài chính chính xác, để biết tiền đã dùng thế nào, còn bao nhiêu.
Đôi khi có căng thẳng: người gây quỹ muốn hứa nhiều với nhà tài trợ, đội chương trình biết thực tế chỉ làm được ít hơn. Người làm gây quỹ giỏi là người lắng nghe đội chương trình và không hứa quá những gì họ làm được.
Họ là cầu nối giữa hai thế giới: người cho và người làm. Giữ cho cả hai bên hiểu nhau là một phần quan trọng của nghề.
Một thói quen tốt là đi thực địa đều đặn, ngồi vào lớp học, đứng ở công trình, nói chuyện với người hưởng lợi. Những gì tận mắt thấy luôn kể hay hơn những gì nghe lại.
Kỹ năng và con đường vào nghề
Nghề gây quỹ cần một tổ hợp kỹ năng: viết rõ ràng, nói chuyện tự tin mà không ép, tổ chức công việc chặt chẽ, hiểu con số cơ bản, và quan trọng nhất là sự kiên nhẫn trước những lời từ chối.
Ở Việt Nam, người làm gây quỹ thường đi lên từ nhiều ngả: tình nguyện viên lâu năm, người làm truyền thông, người làm tiếp thị, người làm dự án chuyển sang. Ít ai được đào tạo bài bản ngay từ đầu.
Cách học tốt nhất là làm: bắt đầu từ việc giúp một nhóm nhỏ viết hồ sơ, tổ chức một đợt quyên góp, chăm sóc vài người ủng hộ. Rồi học thêm qua sách, khoá học, và quan trọng là học từ người đi trước.
Nghề này có thể mệt và áp lực, nhưng cũng có những khoảnh khắc rất đẹp: khi một khoản tài trợ về, một dự án được cứu, một em học sinh được đi học tiếp nhờ những cuộc gọi bạn đã kiên nhẫn thực hiện.
Có lẽ phẩm chất quý nhất của người làm gây quỹ là tin vào điều mình đang kêu gọi. Người ta cảm nhận được niềm tin đó, và nó thuyết phục hơn mọi kỹ năng.
Câu hỏi thường gặp
Nghề gây quỹ có cần bằng cấp chuyên ngành không?
Không có con đường bằng cấp duy nhất. Nhiều người đi lên từ truyền thông, tiếp thị, quản lý dự án hay hoạt động tình nguyện. Kỹ năng và kinh nghiệm thực tế thường quan trọng hơn.
Người hướng nội có làm gây quỹ được không?
Được. Nghề này cần lắng nghe, viết tốt, chăm sóc quan hệ bền bỉ, những thứ người hướng nội thường làm rất giỏi. Không phải lúc nào cũng cần hoạt ngôn.
Làm gây quỹ có áp lực chỉ tiêu không?
Thường có, vì tổ chức cần nguồn tiền để hoạt động. Một tổ chức tốt sẽ đặt chỉ tiêu hợp lý và đánh giá cả chất lượng quan hệ chứ không chỉ số tiền.
Bắt đầu học nghề gây quỹ từ đâu?
Bắt đầu bằng việc giúp một nhóm nhỏ viết hồ sơ, tổ chức một đợt quyên góp, chăm sóc người ủng hộ. Kết hợp đọc thêm tài liệu và học hỏi từ người làm lâu năm.
Người làm gây quỹ có cần hiểu kế toán không?
Cần hiểu những điều cơ bản về ngân sách, thu chi và báo cáo tài chính để làm việc với kế toán và trả lời câu hỏi của nhà tài trợ. Không cần làm kế toán chuyên nghiệp.
