Một chiến dịch gây quỹ dùng tình nguyện viên hiệu quả khi mỗi người được giao một việc rõ ràng và vừa sức, được hướng dẫn trước những gì được nói và không được nói với người cho, không ai phải tự cầm tiền một mình, và công sức của họ được ghi nhận đàng hoàng. Tình nguyện viên làm không lương, nhưng không có nghĩa là có thể quản lý họ một cách tuỳ tiện.
Chào bạn, đây là Nhà Tài Trợ. Phần lớn các chiến dịch gây quỹ ở mình chạy bằng sức của tình nguyện viên: sinh viên, người đi làm dành buổi tối, các cô chú về hưu. Họ là sức mạnh lớn nhất, và cũng là nơi dễ phát sinh rắc rối nhất nếu tổ chức không khéo. Hôm nay mình bàn cách làm.
Tuyển đúng người cho đúng việc
Không phải ai nhiệt tình cũng hợp mọi việc. Có người giỏi nói chuyện, hợp đứng quầy và mời gọi. Có người cẩn thận, hợp giữ sổ và đếm tiền. Có người khéo tay, hợp làm đồ trang trí. Hỏi thế mạnh và thời gian của từng người ngay khi họ đăng ký.
Nói rõ từ đầu việc cần làm, thời gian, địa điểm, những gì tình nguyện viên phải tự lo và những gì nhóm hỗ trợ. Tránh để người ta tới nơi mới biết việc nặng hơn tưởng tượng.
Với những việc liên quan tới tiền hay tiếp xúc với trẻ em, người già, nên chọn người đã quen biết, đã làm cùng trước đó, hoặc có người bảo lãnh.
Đừng nhận quá nhiều người so với việc. Tình nguyện viên tới mà không có việc làm sẽ thấy bị lãng phí thời gian và lần sau không quay lại.
Ghi lại thông tin liên lạc và thế mạnh của từng người vào một danh sách chung. Danh sách đó là tài sản quý cho những chiến dịch sau.
Hướng dẫn trước: được nói gì, không được nói gì
Tình nguyện viên là gương mặt của nhóm trước người cho. Họ cần biết rõ chiến dịch gây quỹ cho việc gì, cần bao nhiêu, tiền dùng thế nào, báo cáo ở đâu.
Một buổi hướng dẫn ngắn trước chiến dịch, kèm một tờ thông tin để mang theo, giúp mọi người trả lời nhất quán.
Cũng cần nói rõ những điều không được làm: không hứa hẹn ngoài những gì nhóm đã cam kết, không ép người cho, không kể chuyện quá đà, không đăng ảnh người hưởng lợi khi chưa được phép, không tự ý nhận lời làm việc ngoài phân công.
Dặn tình nguyện viên khi gặp câu hỏi không biết trả lời thì nói thật là để em hỏi lại, và chuyển cho người phụ trách. Một câu trả lời sai lan đi còn tệ hơn một câu chưa trả lời.
Nên có một người trực trong suốt chiến dịch để tình nguyện viên gọi khi gặp tình huống khó. Biết là có người đứng sau, tình nguyện viên tự tin hơn nhiều.
Quy tắc về tiền: không ai cầm tiền một mình
Đây là nguyên tắc quan trọng nhất. Tiền mặt quyên góp tại chỗ luôn có ít nhất hai người cùng giữ, cùng đếm, cùng ký biên bản. Không phải vì nghi ngờ tình nguyện viên, mà để bảo vệ họ khỏi mọi nghi ngờ về sau.
Hòm quyên góp nên được niêm phong và chỉ mở khi có hai ba người cùng có mặt. Đếm xong ghi biên bản, nộp vào tài khoản sớm nhất.
Khuyến khích người cho chuyển khoản trực tiếp vào tài khoản của nhóm thay vì đưa tiền mặt cho tình nguyện viên.
Tình nguyện viên không được dùng tài khoản cá nhân để nhận tiền hộ nhóm, dù chỉ tạm thời. Đó là cách nhanh nhất để tiền lẫn lộn và gây hiểu lầm.
Phổ biến những quy tắc này cho mọi người từ buổi hướng dẫn, nói rõ lý do. Khi hiểu đây là để bảo vệ mình, tình nguyện viên sẽ tuân thủ một cách tự nguyện.
Chăm sóc tình nguyện viên
Tình nguyện viên cho đi thời gian và sức lực của mình. Hãy lo cho họ những điều cơ bản: nước uống, bữa ăn nếu làm cả ngày, chỗ nghỉ, an toàn khi đi lại, nhất là về khuya.
Đừng để một vài người gánh quá nhiều việc. Người nhiệt tình nhất thường bị giao nhiều nhất, và cũng là người dễ kiệt sức nhất.
Với chiến dịch dài, chia ca hợp lý, cho mọi người nghỉ. Một tình nguyện viên mệt mỏi dễ cáu gắt với người cho, dễ sai sót với tiền.
Lắng nghe góp ý của tình nguyện viên sau mỗi đợt. Họ ở tuyến đầu, họ thấy những điều ban tổ chức không thấy.
Nếu chiến dịch có rủi ro như đi vùng lũ hay đứng đường đông xe, cân nhắc mua bảo hiểm cho tình nguyện viên và có người phụ trách an toàn riêng.
Ghi nhận để họ quay lại
Sau chiến dịch, hãy cảm ơn từng người, càng cụ thể càng tốt: nhờ có bạn đứng quầy cả buổi chiều mà nhóm đã nói chuyện được với rất nhiều người.
Chia sẻ kết quả với tình nguyện viên trước hoặc cùng lúc với công chúng. Họ là một phần của thành công, họ xứng đáng được biết đầu tiên.
Có thể làm giấy chứng nhận tình nguyện, rất có ích với sinh viên khi xin việc hay xin học bổng. Ghi đúng thời gian và công việc họ đã làm.
Một buổi gặp mặt nhỏ sau chiến dịch, ăn uống đơn giản, kể chuyện, giúp gắn kết. Nhiều tình nguyện viên quay lại không vì chiến dịch mà vì những con người họ gặp.
Và mời những người làm tốt nhận vai trò lớn hơn ở lần sau. Một tình nguyện viên được tin tưởng hôm nay có thể là người dẫn dắt nhóm ngày mai.
Câu hỏi thường gặp
Tình nguyện viên có được giữ tiền quyên góp không?
Không nên để một người giữ tiền một mình. Tiền mặt cần ít nhất hai người cùng giữ, cùng đếm, ghi biên bản và nộp vào tài khoản của nhóm sớm nhất.
Có nên hỗ trợ chi phí cho tình nguyện viên không?
Nên hỗ trợ những chi phí cơ bản như ăn uống, đi lại khi làm việc cho chiến dịch. Ghi rõ khoản này trong sổ sách để minh bạch.
Tình nguyện viên làm sai thì xử lý thế nào?
Nói chuyện riêng, nhẹ nhàng, tìm hiểu nguyên nhân và hướng dẫn lại. Nếu sai phạm nghiêm trọng liên quan tới tiền hay an toàn người khác, cần xử lý theo quy định của nhóm.
Làm sao giữ chân tình nguyện viên lâu dài?
Giao việc rõ ràng, vừa sức, chăm sóc chu đáo, ghi nhận cụ thể và cho họ cơ hội nhận vai trò lớn hơn. Lắng nghe góp ý của họ cũng giúp họ thấy mình được tôn trọng.
Có nên cấp giấy chứng nhận tình nguyện không?
Nên, nếu tình nguyện viên cần. Ghi đúng thời gian và công việc thực tế; giấy chứng nhận trung thực có giá trị hơn giấy ghi quá lên.
